Los principios de productividad

¿Sabías que David Allen publica un boletín informativo en español? Se llama Los Principios de Productividad. Aunque el boletín sale con poco frecuencia, vale mucho la pena leerlo. Cada boletín contiene la opinion de David relacionada a un principio de productividad, además de consejos prácticos, frases para pensar y información sobre los servicios y productos de David Allen.

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Con permiso de David Allen publico un fragmento del último bolitín:

PRINCIPIO DE PRODUCTIVIDAD #78

La dirección es más productiva que la disciplina.


COMENTARIO

La disciplina no es trabajo arduo. En realidad no es trabajo, ya que el trabajo requiere de tiempo y esfuerzo. Un cambio en la dirección de su enfoque es instantáneo y no requiere ningún gasto de energía. Aún así, sigue siendo la llave maestra de una experiencia positiva en la vida y en la creación de resultados. "Motivación" y "disciplina" a menudo son aclamados como factores críticos, pero ambos requieren de ellos mismos para poderse crear. Usted tiene que estar motivado para motivarse a sí mismo y debe ser disciplinado para poder disciplinarse a sí mismo, lo cual es una paradoja. Un comportamiento que parece motivado y disciplinado siempre se origina de la decisión de sencillamente concentrarse más en una cosa que en otra.


CITAS

Si no cambiamos de rumbo, es muy probable que lleguemos al destino original.
-Proverbio chino

Qué maravilloso es que nadie tenga que esperar ni un solo momento para empezar a mejorar el mundo.
Anne Frank


PARA REFLEXIONAR

Comportamientos críticos en momentos difíciles

A menudo escucho a personas que se han permitido desviarse del rumbo establecido por GTD (Getting Things Done) que dicen que la razón fue que "las cosas se complicaron" y ya no pudieron "seguir el camino". Generalmente lo admiten avergonzados diciendo: "Sé que debería haberlo hecho y sé que hubiera evitado que las cosas se complicaran tanto, pero..."

Es en los momentos difíciles cuando GTD se luce. Pero, justificadamente, es igual de probable alejarse de la disciplina y el método en esas condiciones. En los momentos en que más necesita planear es cuando menos piensa que puede permitirse hacerlo y cuando en verdad le vendría bien una buena "revisión semanal" es a menudo cuando menos ganas siente de hacerla.

Una depresión económica le puede traer momentos difíciles. El momento más indicado para afinar y perfeccionar sus habilidades para tomar de nuevo el control y la perspectiva es cuando ha perdido dicho control y habilidades. Si siente que su situación financiera está fallando debido a que el valor de sus fondos de retiro se ha desplomado, o si enfrenta el riesgo de perder su empleo, el sentido de pérdida de control puede ser dramático. Si las estrategias de su compañía se han basado en suposiciones de un mercado de crecimiento constante y ese mercado repentinamente empieza a fallar, el enfoque organizacional puede perderse y confundirse fácilmente.

En estos casos, los procesos de GTD para tomar el control y aclarar el enfoque pueden proporcionar herramientas críticas para mantener su barco a flote y con el rumbo correcto. Es un momento perfecto para capturar, clarificar, organizar y reflexionar, así como para decidir qué es verdaderamente importante, lo que usted desea que suceda y lo que necesita mantener. En otras palabras, lo que en realidad necesita hacer ahora y después.

Estos son algunos puntos de GTD que pueden ser especialmente útiles en una situación difícil:

Capturar. Obtenga los datos. Reconozca lo que es verdadero. (Tenemos ___ en el banco. Nuestros gastos son ___). Me siento inseguro y preocupado. No hay prisiones para deudores). Y empiece a limpiar. Aquí es donde es muy importante identificar y lograr comprender todos los cabos sueltos que captan su atención.

Clarificar. Identifique los resultados y los proyectos en los que ahora necesita concentrarse, y por supuesto, qué acciones debe tomar. (Vuelva a hacer el presupuesto personal; hable con su pareja para realizar el inventario de bienes). Procese todo aquello que capte su atención. Y aproveche al máximo la regla de los dos minutos. Ser un ejecutivo instantáneo es la mejor cura para superar la depresión anímica.

Organizar. Tenga sus listas y sistemas actualizados y completos. Su mente necesita la libertad que le permitirá concentrarse y dirigir sus pensamientos.

Reflexionar. Quizá tenga que hacer revisiones semanales todos los días. Debe mantener su consciencia situacional vital y presente para poder confiar en sus respuestas intuitivas, las cuales necesitará frecuentemente. Participe de manera regular en la administración del bosque (en lugar de abrazar los árboles) de manera que pueda ver el humo desde lejos.

Participar. No deje de moverse. Escoja una acción y llévela a cabo. No se preocupe demasiado por establecer prioridades. Es mucho más fácil controlar un barco que tiene impulso propio que uno que está a merced de la corriente. Es más fácil conocer sus prioridades llevando a cabo una acción que no es tan importante que estresándose por establecer prioridades.

Aquí es donde tener el control se convierte en ganar perspectiva y entran en juego los horizontes de enfoque. Obviamente puede ser necesario recalibrar los objetivos, los planes y las descripciones de puestos. Pero además dése permiso de reconocer y aprovechar las conversaciones profundas consigo mismo y con otras personas clave de su vida que sin duda saldrán a la superficie en este mar de aguas turbulentas. Durante al menos un año después del 11 de septiembre, todas las personas que conozco y todas las organizaciones con las que trataba vivieron con una consciencia aumentada de cuestionamiento existencial (¿Por qué estamos aquí en realidad? ¿Qué es realmente importante para mí/nosotros? ¿Qué estamos tratando de lograr? ¿Vale la pena realmente?)

No estoy sugiriendo que en tiempos difíciles GTD hace que las cosas sean divertidas o cómodas o fáciles. Lo importante es llevar a cabo sus actividades de manera consciente y dirigida, en lugar de reactiva y restringida. No soy promotor de una filosofía de pensamiento positivo tipo Pollyanna. Fingir que la vida es color de rosa cuando en su experiencia no es así es engañoso y contra-productivo. GTD es más bien un método de dirección positiva. Ciertamente ser capaz de mantener una visión positiva en medio de las situaciones cotidianas desafiantes y a menudo desordenadas es una maravillosa habilidad de la vida que se debe afinar. Pero puede ser necesario que sea prudente y que tenga criterio para decidir cuándo luchar y cuándo no. Aunque probablemente la tormenta en la que se encuentra lo hará más fuerte y sabio, en estos momentos quizá usted la deteste. Su decisión es cómo vivir la situación: como una víctima o como un capitán/comandante. En otras palabras: la vida no es justa y ¿cuál es la siguiente acción?

Copyright 2009, The David Allen Company. Todos los derechos reservados.

Si te interese leer más ediciones anteriores del boletín informativo, en el web de GanarOpciones hay unos cuantos Principios de Productividad.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.