5 razones para convocar una reunión

Reuniones son muy caras. Cuando convocas una reunión de dos horas con ocho asistentes, inviertes en total 16 horas laborables, que puede tener un valor entre 600 y 1200 euros. Son 16 horas no dedicadas a la atención a los clientes o al desarrollo de productos.

Cuando convocas una reunión, asegúrate que sólo invitas los asistentes que realmente son necesarios y que todos los asistentes conocen la razón de la reunión (¿por qué hay reunión?) y están de acuerdos con la necesidad de convocar una reunión.

Hay cinco razones para convocar una reunión:

  1. Dar información
    Aunque puedes difundir información fácilmente vía e-mail o el intranet, a veces es mejor hacerlo en persona. Si hay cambios importantes en la estructura de la empresa, es mejor explicar estos cambios en persona a los empleados.
  2. Obtener información
    Otra razón para convocar una reunión puede ser escuchar a las opiniones de los asistentes o por ejemplo para saber qué está pasando en los diferentes departamentos de la empresa.
  3. Desarrollar opciones
    Una buena lluvia de ideas va mejor si lo hacer con otras personas. Las ideas de una persona pueden ser la inspiración para más ideas de otra persona. También es posible que necesitas la visión de varios expertos para poder tener el imagen completo de la solución.
  4. Tomar decisiones
    Si hay que tomar una decisión importante que requiere el consenso de varias personas, es claro que también puedes necesitar una reunión.
  5. Contacto humano
    Aunque hoy en día puedes hacer muchas cosas a distancia por internet o teléfono, a veces es mejor reunir en persona, para poder conocer mejor a la otra gente.

Muchas veces tendrás varias de esas razones para convocar una reunión, incluso a veces tienes las cinco razones untas para convocar una reunión: Hoy voy a compartir información con vosotros y también obtendré información de vosotros. Después exploramos algunos posibles soluciones a nuestro problema y decidimos las aciones para hacer. Entre medio podemos conocernos un poco más…

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.