Ordenar la lista de Próximas Acciones

Una lista de Próximas Acciones (nota: no hablo de una lista de tareas ‘normal’1) enorme no te hace feliz. Al contrario, una lista sin fin te hace insensible.

Una lista con docenas o cientos de cosas que todavía debes hacer te desalienta tanto que prefieres no mirarla e ignorarla. Por ese presento esta semana unos consejos para mantener la lista de Acciones organizado.

Mantén la lista corto

Mira críticamente a tu listado de Próximas Acciones. ¿Hay acciones de que ya sabes que no vas a hacerlas en la próxima semana? Esas acciones probablemente deberían estar en la lista de Algún Día/Quizás. No tiene sentido de verlas cada vez que consultas la lista y solo te distraiga porque no vas a hacerlas ahora.

Y si tu sistema realmente es un desastre, incluso puede ser que la lista contiene acciones que pertenezcan en la lista de En Espera. O la lista de Proyectos. O en otro sitio.

Lo que debes hacer es limpiar la lista profundamente. Y luego puedes continuar hacerlo durante la Revisión Semanal: cada semana verificas si no hay tareas en la lista que no vas a hacer durante la semana que viene.

Categorizar la lista

Una otra manera de mantener la lista manejable es dividirlo en categorías. Si asignas cada acción a una categoría es muy fácil ver o esconder solo algunas partes de tu lista.

David Allen te aconsejo dividir la lista de Próximas Acciones en categorías basadas en contexto, es decir el sitio dónde debes estar para poder completar la acción. De este modo solo ves las acciones de tu contexto actual: Oficina, Casa, Llamadas, Ordenador, Internet, En la cuidad, etc.

Las acciones de la categoría Llamadas puedes hacer en todos los sitios donde tienes un teléfono (móvil) disponible, y si no tienes un teléfono cerca, no cal mirar a esta lista. Tampoco tiene sentido preocuparte por la limpieza del garaje si estás sentado en el metro.

Además de contexto, también puedes definir categorías basadas en otros criterios. Por ejemplo cuanto energía necesitas para hacerlo (S, M, L, XL), o el tipo de trabajo (administración, escribir, limpieza, …). Esa última división puede ayudarte para hacer diferentes tipos de trabajo durante el día y para dar atención a las tareas importantes en lugar de las tareas urgentes.

Solo con una lista de Próximas Acciones limpio y al día evitas que la lista te desaliente.

  1. Listado de Tareas: Una lista de Próximas Acciones NO es una lista de tareas o ‘to-do’. Una lista de Próximas Acciones es mucho mejor pensada y mucho más simplificada. Muchas veces, la lista de tareas es una colección de muchas cosas: cosas para hacer, planes para desarrollar, metas, … ↩︎

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.