Las 5 fases

1. Recopilar

  • Recopila todo lo que tiene su atención en ‘cubos’ externos sin fugas (tus bandejas de entrada, correo electrónico, blocs de notas, mensajes en voz, etcétera). Sácalos de tu memoria a corto plazo.
  • Mantenga lo menos bandejas de entrada posible, y tantos como necesitas.
    Vacíalas frecuentemente pasando por las fases de procesar y organizar (vea más abajo)

2. Procesar

  • Procesa las cosas que has recopilado (y toma decisiones)
  • Si no hay que actuar, bórralo, guárdalo para más tarde u archívalo para referencia.
  • Si hay que actuar, decide la Próxima Acción y hazlo (si puedes en menos de dos minutos), delega la tarea (y apuntalo en la lista de espera para su seguimiento) o aplázalo (ponlo en la lista o carpeta de tareas). Si una sola acción no cierre la actividad, entonces identifica el compromiso como "proyecto" y apuntalo en la lista de proyectos.

##3. Organizar

  • Agrupa los resultados de la fase 2 en categorías adecuadamente recuperables y revisables. Los cuatro categorías claves son:
    • Proyectos (proyectos que tiene el compromiso de terminar)
    • Calendario (accione para hacer en un día u hora específico)
    • Próximas Acciones (acciones para hacer lo antes posible)
    • En espera (proyectos y acciones hechos por otros que quieres seguir)
  • Añade sub-categorías de estas listas si las hace más fácil de usar (Llamadas, Compras, A Casa, Al Ordenador, etcétera)
  • Añade listas de metas a largo plazo y valores que te influyen
  • Añade listas útiles diversas si necesario (descripción de trabajo, eventos para seguir, diagrama de la organización, …)
  • Mantenga un sistema de material de referencia genérico para archivar información y material que no requieren ninguna acción, pero debe ser accesible.
  • Mantenga un sistema para disparar acciones más tarde (lista de algún día/quizás, calendario, ‘tickler’).
  • Mantenga material de soporte de proyectos si necesario (puedes guardarlo en el sistema de referencia o un una área de pendientes.

4. Revisar

  • Examina el calendario y las listas de acciones diariamente (o siempre cuando puedes hacer una de las tareas)
  • Planifica un Repaso Semanal para limpiar, actualizar, gestionar y mejorar tus sistemas.
  • Revisa las metas valores y visiones tantas veces que es necesario para mantener la lista de proyectos completo y actualizado.

5. Hacer

  • Elige las acciones para hacer basado en lo que puedes hacer (contexto), el tiempo disponible, tu energía y finalmente tus prioridades.
  • Permanezca flexible manteniendo un sistema de recordatorios de acciones para toda tu vida, que es siempre accesible para revisar, confiando en su intuición para hacer las decisiones adecuadas.
  • Asegúrate de hacer las mejores elecciones por centrarte con consistencia en las prioridades (“¿Qué valor obtengo si hago X en lugar de Y?”). Frecuentemente revisa tus compromisos en los diferentes niveles de vida y trabajo:
    • Pista de despegue — acciones actuales (diariamente)
    • 10.000 pies — proyectos actuales (semanalmente)
    • 20.000 pies — responsabilidades actuales (mensualmente)
    • 30.000 pies — metas para los próximos 1-2 años (trimestral)
    • 40.000 pies — metas para los próximos 3-5 años (anual)
    • 50.000 pies — carera, fin, estilo de vida (anual+)

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.