Cómo definir tu propio flujo de trabajo

Personal GTD Workflow

¿Te has fijado alguna vez, con detenimiento, en lo que significan las palabras Productividad Personal? Sobre todo, en el segundo término de esta frase que tan a menudo usamos y se escucha a nuestro alrededor. 

Muchos nos hemos interesando por este sistema de trabajo, hemos leído libros, artículos de blogs, hemos investigado en Internet, hemos cogido una libreta y un calendario para organizarnos, pero no siempre nos han funcionado esos métodos tan geniales que por ahí se comentan. ¿Sabes por qué? sencillamente porque no hemos adaptado la teoría al entorno real donde queremos aplicarlo, seguramente, no lo hemos hecho personal.

Uno de los pasos más importantes del método GTD es la revisión semanal. No sólo para revisar tu calendario, lista de prioridades y proyectos, sino aquello que más valor aporta en esta fase: la mejora de tu sistema de productividad. 

¿Cuál es el origen de tus peticiones?

Todo lo que hacemos en cada momento, tiene un origen y viene de algún lugar. ¿Te has parado a pensar cuántas fuentes de información tienes a tu alrededor? Pues éste es el primer paso. Durante dos semanas anota el origen de cada petición, seguramente esté muy relacionado con el número de medios de comunicación que usas en tu entorno. No importa de cuántos lugares venga, lo realmente valioso es que seas consciente de ello y cuando decidas analizar tus proyectos, revises cada una de estas fuentes. 

Enviar toda petición a un único INBOX te ayudará a tener centralizado lo que debes analizar y planificar en tus siguientes fases GTD.

Toda petición tiene fácil respuesta: ¿si o no?

Es así de simple, las cosas se hacen o no se hacen. Para tener una rápida respuesta a cada caso, recuerda que todo aquello que hagamos debe siempre aportarnos un valor añadido, acercarnos a conseguir nuestras metas, debe tener un impacto y no pasar desapercibido.

El tiempo es oro, inviértelo en algo que te de beneficios a ti o a quien te rodea.

¿Quién y cuándo?

  1. Encargarnos nosotros mismos, si la petición cumple la regla de los 2 minutos.
  2. Encargarnos nosotros mismos pero en otro momento. Podemos fijar éste en un calendario si tenemos claro cuando ponernos con ello, o bien añadir la acción en nuestra lista de tareas priorizada donde corresponda y esperar que llegue su momento. En este punto debemos tener en cuenta que la petición puede esperar.
  3. Delegarlo a otra persona. Esta elección es la más adecuada cuando la petición es verdaderamente importante y urgente, y nosotros no podemos hacerlo. Debemos elegir a alguien que puede encargarse de llevarla a cabo.

Seguramente, dentro de unos meses, este diagrama que se presenta tenga otra forma, una caja más o menos, sencillamente porque nuestro entorno cambia y nosotros debemos adaptarnos a él constantemente.

Todo sistema que estés llevando a cabo debe ser revisado periódicamente, para garantizar la mejora continua.

Vanesa Tejada

Apasionada de la gestión de proyectos, liderazgo de personas, gestión visual de la información y productividad personal.

Desde hace varios años trabajo como responsable de proyectos IT. Estar rodeada de personas, proyectos, nuevos retos, te lleva a tener ganas de mejorar tu día a día, y es así como empecé a profundizar en el mundo de la productividad personal, con la finalidad de sacar el mejor partido a mi tiempo. Además intento fomentar estos conocimientos y prácticas a las personas que me rodean para que como yo, cada día se sientan orgullosos del valor que han aportado a su trabajo.

3 comentarios en “Cómo definir tu propio flujo de trabajo”

  1. Eliana

    Eliana
    el 28 de Agosto 2013


    Me gustaría tener un Sistema para poder organizar mi tiempo en mi trabajo.

  2. Benjamin

    Benjamin
    el 21 de Mayo 2014


    Posiblemente sea básico lo que mencionas en tu entrada, pero una vez en practica resulta útil y preciso.
    creo que me habría ahorrado dolores de cabeza haberlo leído antes.

    Gracias por el aporte

    1. Ha sido un placer Benjamin. También parecía básico compartir esto en un artículo, pero está claro que no hace falta pensar cosas complejas para generar valor en otras personas.

      Saludos,
      Vanesa

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