Cuando GTD no es la solución

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Getting Things Done es, con diferencia, mi metodología de productividad preferida. GTD está basado en observar la práctica de muchos profesionales, estas observaciones han sido traducidas a unos principios básicos. Es el método más completo que conozco, con un conjunto de hábitos fundamentales para todos los trabajadores del conocimiento. Hay muy pocos problemas en el campo de la productividad personal —o la gestión del tiempo, según algunos— que no quedan resueltos implementando el método de David Allen.

No obstante, a algunas personas que contratan mi servicio de consultoría tengo que explicar que su problema principal no tiene solución. Les ayudo igualmente con la implementación de nuevos hábitos productivos, porque creo que puede incrementar su productividad. ¿Cuál es este problema que no tiene solución?

Tengo demasiadas cosas por hacer

Si la suma de todo el trabajo que tienes pendiente sobrepasa las dieciséis horas por día, es imposible que puedas finalizarlo todo. Esto es uno de los problemas de productividad más comunes: tener más trabajo que horas disponibles.

Este problema es el resultado de otro problema: la falta de capacidad de decir “no”. Muchas veces esta causado porque sobre-estimamos nuestra capacidad de hacer cosas o simplemente porque no tenemos ningún inventario completo de todo el trabajo pendiente.

La única solución es descartar proyectos y tareas para reducir el volumen de trabajo. No sirve mejorar tu organización ni cambiar la manera de gestionar tus listas de tareas. Cuando organizas un montón de trabajo, no cambiará su volumen, sino sólo el orden de las cosas pendientes.

Mientras no aceptes que hay que dejar de hacer algunas cosas, nunca tendrás el sentido de ser productivo.

Cuando GTD es la solución

Cuando estás preparado para descartar proyectos y acciones, no hay nada mejor que Getting Things Done.

Gracias a GTD tendrás un inventario completo de todo el trabajo pendiente. La revisión semanal es el momento idóneo para evaluar la carga de trabajo y aparcar proyectos en la lista Algún día/Quizás si de antemano ya sabes que no avanzaran en las próximas dos semanas. Usando los seis niveles de perspectiva puedes crear tus propios criterios para descartar trabajo.

GTD no disminuye el volumen de tareas pendientes, pero puede ayudarte a decidir qué es necesario hacer y qué cosas puedes descartar o aparcar.

11 comentarios en “Cuando GTD no es la solución”

  1. Muy buen artículo Jeroen. Es un poco desalentador al principio oír eso porque puede dar la sensación de que “entonces GTD no es lo que busco” pero al contrario, se necesita reflexión y calma para llegar a la conclusión de que cierto volumen, simplemente hay que eliminarlo, posponerlo o lo que sea, pero que no podemos esperar hacer 17h en 2h (a menos que no sean 17h horas reales de trabajo).

    Yo creo que el principio no es exclusivo de GTD pero es sin duda un punto fundamental para hacerlo funcionar.

    Un saludo

    1. Efectivamente, es un problema genérico que ningún método de productividad personal puede solucionar.

  2. Buen artículo Jeroen, gracias de nuevo! En ocasiones me pregunto si GTD sirve para todo el mundo, hay quien lo encuentra muy complicado y prefiere algo más simple. Para esas personas, ¿qué otros métodos puede haber?

    Un saludo

    1. Yo creo que GTD es el mejor método para todo el mundo (al menos para los trabajadores del conocimiento), pero no todos tienen un problema tan grande con su productividad personal que justifica la inversión inicial de tiempo.

      Habitualmente intento primero convencerles que GTD es el método que da más resultados a largo plazo y si insisten en algo más sencillo les explico cómo funcione Final Version. Si algún día deciden de usar GTD, pueden usar sus conocimientos de Final Versión para seleccionar la mejor tarea cuando están baja de energía.

  3. Totalmente de acuerdo Jeroen. Aquí es donde personalmente le hago mi crítica más fuerte a GTD. Desde mi punto de vista no pone el énfasis suficiente en el manejo de prioridades, lo cual es una de las características de cualquier persona exitosa en cualquier ámbito. Cuando tienes claras tus prioridades, sabrás rápidamente qué cosas pueden quedar aparcadas a un costado, y eventualmente dejarlas sin hacer. Lo que si aporta GTD es un sistema “consistente” en el cual poder dejar asentado porqué haces lo que haces y porqué no harás aquello que decides postergar. Ciertamente eso ya provoca un cambio en el nivel de stress.

    Un gran abrazo y que tengas un gran 2013!

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Hora de Ejecutar

  4. Emilio Esteban

    Emilio Esteban
    el 9 de Febrero 2013


    Has dado en una gran diana, Jeroen. Ultimamente me había dado cuenta precisamente de esto. Después de haber adoptado GTD hace un año (con muy buenos resultados), me encuentro nuevamente con que las 24 horas del día no son suficientes.
    Creo que lo que ocurre es que los “generadores de actividad” (clientes, colaboradores, tu jefe..) se dan cuenta de que tus plazos se acortan, tu disponibilidad aumenta y por tanto tu carga…sube.

    1. Has encontrado la paradoja de la productividad personal: http://canasto.es/2008/08/paradoja-productividad/

  5. Muy a menudo el problema no es tener mucho trabajo, si no echarse a la espalda actividades y tareas no necesarias. En ello influye el sídrome de Wendy, es decir, el querer complacer a todo el mundo. Hasta hace un año, estaba involucrado en política. Por querer complacer a todo el mundo, hacía favores a gente que ni siquiera me lo pedía, o me prestaba voluntario a cualquier idea que surgiese. Con el tiempo aprendí que mi tiempo es lo único que tengo y del cual he ser mi propio dueño. Sin ello, no eres libre.

    Desde que deje la política activa, también aprendí qué hacer en el trabajo y en la vida personal. Porque más importante que decidir qué hacer, es decidir qué no hacer, qué no te aporta y qué no es imprescindible.

    Muy buen artículo, Jeroen

    1. Me han gustado tus reflexiones.

  6. Personalmente he visto como personas excelentes en su profesión, incluso empresas, eran destruidos bajo el peso de esta paradoja: son muy buenos, así que les piden muchas cosas. Como consideran que son los únicos que puede cumplir la tarea con eficiencia, nunca delegan. Como no delegan, se ven desbordados. Como se ven desbordados, buscan ayuda de un experto en productividad. Y como la raíz de sus problemas es su filosofía de vida, no la gestión de sus tareas, es demasiado tarde para ayudarles.

    Comparto tu opinión al 100% Jeroen. Como siempre, estupendo artículo maestro.

  7. Hola Jeroen!

    Yo creo que SÍ tiene solución. Se llama “delegar”, y en estos casos es la única forma de hacer estas tareas. Ya sea delegar en una máquina o en otras personas, “delegar” es la manera de llevar a término proyectos que un sólo recurso (8h diarias pongámosle) no puede hacer.

    Delegar es un arte y generalmente requiere de:

    2. Seleccionar a personas competentes
    3. Dar instrucciones precisas
    4. Realizar seguimiento de tareas delegadas

    Y generalmente, además:

    5. Dinero

    Saludos!

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