Cuando en un curso explico cómo me organizo usando el calendario y las listas de tareas, casi siempre me preguntan cuanto tiempo cuesta mantener todo este sistema. Calculo que necesito cada día alrededor de una hora para planificar proyectos y para procesar mis bandejas de entrada. Observa que dentro de esta hora ya he completado muchas acciones de 2 minutos. La reacción habitual de los alumnos es “No tengo tanto tiempo para mantener este sistema”.
Eres libre
Obviamente, nadie te obliga a invertir tiempo en la organización personal. Si quieres, puedes simplemente seguir tu intuición para decidir qué hacer en cada momento. Eres libre de contestar primero los correos más sencillos y dejar los mensajes más difíciles para otro día. Eres libre de dar toda tu atención a las interrupciones. Eres libre de pasarte el día apagando fuegos. Tu eliges qué hacer…
Puedes mejorar
Lo que he escrito anteriormente es básicamente como gran parte de los profesionales trabajan y sabemos que eso no funciona. Hay una razón por la cuál cada vez existen más blogs sobre la productividad personal: la gente está buscando soluciones porque ya no puede más. Sabemos que si no nos organizamos, olvidaremos cosas, perderemos demasiado tiempo en cosas poco importantes y no avanzaremos. La única manera para mejorar es invertir un poco de tiempo para planificar el trabajo.
Una buena inversión
Como he dicho, invierto una hora al día en la planificación, pero es una inversión que recupero rápidamente.
Mi organización me permite elegir en cualquier momento la mejor tarea para hacer: la tarea que más me ayuda a lograr mis objetivos a largo plazo. Mi planificación me ayuda a decir no a todas las tareas que no me convienen. Mi sistema de productividad personal hace que, después de haberlo planificado todo, tengo mi mente libre para tener más creatividad y así mejorando la calidad de mi trabajo. Gracias a una pequeña inversión de tiempo, siempre estoy preparado para tareas imprevistas.
Organiza el trabajo
Hay tres tipos de trabajo:
- Trabajo predefinido: las tareas que están en tu calendario y listas de tareas;
- Trabajo no-planificado: atender a tus compañeros, apagar fuegos;
- Definir y organizar tu trabajo: procesar tus bandejas de entrada para convertir ideas, mensajes y otras cosas en citas y tareas.
Si inviertes un poco de tiempo en nº 3, puedes hacer el trabajo de tipo 1 con más eficacia y dar las cosas de tipo 2 la atención que necesitan. ¿No crees que vale la pena invertir una hora para esto?
Jeroen:
Es muy comprensible que la gente no quiera invertir una hora en organizarse. En un día de ocho horas laborales (los que tienen la suerte de poder acotarlas a ese tiempo) representa nada menos que un 12,5% del tiempo util en la empresa.
Lamentablemente cuando la escala de trabajo y la variedad del mismo empiezan a ser muy grandes, no queda más remedio que invertir algo de tiempo en la organización, porque si no, por necesidad las 8 horas no alcanzarán jamás y veremos nuestro tiempo personal también fuera de control porque no podremos disponerlo.
No se si una hora todos los días, pero algo definitivamente hay que invertir si uno quiere ganar control sobre la vida personal.
Saludos
JC
http://comomeorganizo.blogspot.com
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Actitud – Cerrar los Temas Pendientes
La hora es para planificar todo el día, no solo el día laboral. Por tanto, es una inversión de 'solo' 6,25% de las horas en que estás despierto.
Además, aunque no reservas un tiempo específico para planificar, seguramente ya estás planificando, pero dividido de manera poca eficaz sobre todo el día.
Una hora diaria es una bestialidad, ¿en qué inviertes exactamente esa hora? Recopilar y procesar en GTD es algo casi instintivo y si utilizas una herramienta digital ni te cuento.
Es muy posible que mis tareas sean mucho más simples y mi número de proyectos mucho más limitado pero una hora me parece adecuado para la revisión semanal, no para todos los días...
Mas o menos:
- 5 minutos para revisar mi calendario
- 10 minutos para revisar todas las tareas pendientes y elegir las Tareas Más Importantes del día
- 3x15 minutos para procesar mi correo (y contestar mensajes rápidos).
No creo que es mucho tiempo…
“No tengo tanto tiempo para mantener este sistema”. Por eso precisamente tienes que invertir esa hora (o lo que sea), para tenerlo.
recuerdo un anuncio de Kodak que señalaba un papelera y decía que ese era el verdadero "calculador del coste". Es probable que una hora de para organizar tareas pero también habría que considerar cuanto se lleva la falta de planificación, con las repeticiones, interrupciones...Si la tarea sale bien a la primera no hay que trabajar dos o mas veces.