El ROI de GTD

Laberinto

Cuando en un curso explico cómo me organizo usando el calendario y las listas de tareas, casi siempre me preguntan cuanto tiempo cuesta mantener todo este sistema. Calculo que necesito cada día alrededor de una hora para planificar proyectos y para procesar mis bandejas de entrada. Observa que dentro de esta hora ya he completado muchas acciones de 2 minutos. La reacción habitual de los alumnos es “No tengo tanto tiempo para mantener este sistema”.

Eres libre

Obviamente, nadie te obliga a invertir tiempo en la organización personal. Si quieres, puedes simplemente seguir tu intuición para decidir qué hacer en cada momento. Eres libre de contestar primero los correos más sencillos y dejar los mensajes más difíciles para otro día. Eres libre de dar toda tu atención a las interrupciones. Eres libre de pasarte el día apagando fuegos. Tu eliges qué hacer…

Puedes mejorar

Lo que he escrito anteriormente es básicamente como gran parte de los profesionales trabajan y sabemos que eso no funciona. Hay una razón por la cuál cada vez existen más blogs sobre la productividad personal: la gente está buscando soluciones porque ya no puede más. Sabemos que si no nos organizamos, olvidaremos cosas, perderemos demasiado tiempo en cosas poco importantes y no avanzaremos. La única manera para mejorar es invertir un poco de tiempo para planificar el trabajo.

Una buena inversión

Como he dicho, invierto una hora al día en la planificación, pero es una inversión que recupero rápidamente.

Mi organización me permite elegir en cualquier momento la mejor tarea para hacer: la tarea que más me ayuda a lograr mis objetivos a largo plazo. Mi planificación me ayuda a decir no a todas las tareas que no me convienen. Mi sistema de productividad personal hace que, después de haberlo planificado todo, tengo mi mente libre para tener más creatividad y así mejorando la calidad de mi trabajo. Gracias a una pequeña inversión de tiempo, siempre estoy preparado para tareas imprevistas.

Organiza el trabajo

Hay tres tipos de trabajo:

  1. Trabajo predefinido: las tareas que están en tu calendario y listas de tareas;
  2. Trabajo no-planificado: atender a tus compañeros, apagar fuegos;
  3. Definir y organizar tu trabajo: procesar tus bandejas de entrada para convertir ideas, mensajes y otras cosas en citas y tareas.

Si inviertes un poco de tiempo en nº 3, puedes hacer el trabajo de tipo 1 con más eficacia y dar las cosas de tipo 2 la atención que necesitan. ¿No crees que vale la pena invertir una hora para esto?

7 comentarios en “El ROI de GTD”

  1. Jeroen:

    Es muy comprensible que la gente no quiera invertir una hora en organizarse. En un día de ocho horas laborales (los que tienen la suerte de poder acotarlas a ese tiempo) representa nada menos que un 12,5% del tiempo util en la empresa.

    Lamentablemente cuando la escala de trabajo y la variedad del mismo empiezan a ser muy grandes, no queda más remedio que invertir algo de tiempo en la organización, porque si no, por necesidad las 8 horas no alcanzarán jamás y veremos nuestro tiempo personal también fuera de control porque no podremos disponerlo.

    No se si una hora todos los días, pero algo definitivamente hay que invertir si uno quiere ganar control sobre la vida personal.

    Saludos


    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Actitud – Cerrar los Temas Pendientes

    1. La hora es para planificar todo el día, no solo el día laboral. Por tanto, es una inversión de ‘solo’ 6,25% de las horas en que estás despierto.

      Además, aunque no reservas un tiempo específico para planificar, seguramente ya estás planificando, pero dividido de manera poca eficaz sobre todo el día.

  2. Ideeme

    Ideeme
    el 20 de Febrero 2012


    Una hora diaria es una bestialidad, ¿en qué inviertes exactamente esa hora? Recopilar y procesar en GTD es algo casi instintivo y si utilizas una herramienta digital ni te cuento.

    Es muy posible que mis tareas sean mucho más simples y mi número de proyectos mucho más limitado pero una hora me parece adecuado para la revisión semanal, no para todos los días…

    1. Mas o menos:

      - 5 minutos para revisar mi calendario
      - 10 minutos para revisar todas las tareas pendientes y elegir las Tareas Más Importantes del día
      - 3x15 minutos para procesar mi correo (y contestar mensajes rápidos).

      No creo que es mucho tiempo…

  3. “No tengo tanto tiempo para mantener este sistema”. Por eso precisamente tienes que invertir esa hora (o lo que sea), para tenerlo.

  4. recuerdo un anuncio de Kodak que señalaba un papelera y decía que ese era el verdadero “calculador del coste”. Es probable que una hora de para organizar tareas pero también habría que considerar cuanto se lleva la falta de planificación, con las repeticiones, interrupciones…Si la tarea sale bien a la primera no hay que trabajar dos o mas veces.

  5. La planificación previa siempre ahorra tiempo en ejecución de las tareas psteriores, pero logicamente no todo el mundo necesita una hora diaria a la planificación. Hay quien se levanta de la cama y tiene una rutina diaria invariable y los hay que necesitan esa hora o más para asegurar que todo su programa de trabajo funcione correctamente.
    La mejora en eficacia productiva es esencial para que una empresa sobreviva, si eso es así, en un mundo tan competitivo como el nuestro, si no optimizas al máximo tu tiempo…lo tienes complicado para ser eficiente y poder disponer de tiempo libre para otras cosas que no sean solo el trabajo.

    Os dejo un enlace de una herramienta que sirve para organizar los procesos productivos de una empresa, el enlace lo tenéis aquí. Es lo que se denomina un sistema de gestión documental e integra los flujos de trabajo de cualquier proceso complejo. Echad un vistazo al vídeo que pone “Control de procesos”, yo nunca me imaginé que se pudiera sistematizar tanto la gestión documental y ahorrar tiempo en tareas repetitivas.

    ¿Sabéis si alguna de las herramientas de las que se habla en CANASTO dispone de funciones similares pero para aplicarlas a la administración personal?

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