Empiezo la serie de artículos sobre mis recomendaciones de software con tres aplicaciones —en orden aleatorio— para Windows.
Disclaimer
Antes de leer este artículo, por favor lee El mejor gestor de tareas es…. Las recomendaciones en este texto solo son para la gente que todavía no tiene ninguna aplicación para gestionar sus tareas y que ha trabajado al menos 6 meses con listas en papel para aprender una metodología de productividad.
Aunque existen muchas aplicaciones para gestionar tareas en Windows, yo habitualmente recomiendo una de estas tres. No quiere decir que las demás aplicaciones no funcionen bien, solo he encontrado que estas tres aplicaciones se adaptan mejor a los requerimientos de mis clientes. Recuerda que cada persona trabaja de forma diferente y puede tener diferentes necesidades.
Outlook
Microsoft Outlook es la herramienta usada en la mayoría de las empresas. Su beneficio es la integración del e-mail con el calendario, el gestor de tareas y las notas. Para convertir un mensaje en una tarea o una cita solo hay que arrastarlo a la carpeta de tareas o al calendario.
Otro de sus puntos fuertes es la posibilidad de definir vistas para ver solo la información que necesitas. Esta opción es útil para esconder, por ejemplo, las tareas de la lista En espera. Además, mediante las vistas es posible ordenar y agrupar las tareas por categoría o fecha.
Task coach
Task Coach es una aplicación gratuita disponible también para OS X y Linux. Para mi, su punto fuerte es la versión portable, que puedes instalar en una memoria USB o en tu cuenta de Dropbox. Los usuarios de Thunderbird pueden arrastrar correos al Task Coach para convertirlos en tareas.
Wunderlist
Wunderlist es la aplicación más sencilla de esta lista de recomendaciones. Tiene una interfaz preciosa y todas las funcionalidades necesarias para gestionar tu trabajo (pero nada más). Wunderlist es una de las mejores opciones si quieres sincronizar tus tareas en varios dispositivos.
Estas tres aplicaciones son mis recomendaciones habituales para Windows. ¿Qué aplicación de Windows usáis vosotros?
Lista de recomendaciones
Además de las aplicaciones para Windows, he publicado otras recomendaciones:
Interesante herramienta Wunderlist, comenzaré a probarla.
Las tareas de Outlook las conozco, la he empleado pero nunca termino de acostumbrarme y pasado un tiempo dejo de usarlas.
Veremos que tal con wunderlist.
El gran problema de Outlook es que hay que personalizar la aplicación para realmente poder que aprovechar sus posibilidades.
Outlook es mi correo en el trabajo y trato de aprovechar al máximo sus funcionalidades.
Task Coach lo he probado, pero un día me dio un fallo y perdí todo lo ingresado.
EssentialPim es muy interesante, tienes tareas, notas, etc. (utilizo la versión Free) y me sirve de complemento al Outlook, la verdad es que lo utilizo mucho
¿Porque usas EssentialPIM a lado de Outlook si Outlook ya ofrece todo lo que necesitas?
Yo uso Evernote, no es esta su función principal pero para mi tener un solo software para varias cosas creo que es mejor a tener varios especializados aunque pierdes potencia.
En todo caso probaré wunderlist
Evernote es una buena opción para gestionar tus tareas, especialmente, como indicas, porque tienes tus tareas en el mismo sitio que el material de referencia.
Yo utilizo Outlook. El problema es que tengo un iphone y me gustaría enlazar todas las tareas. Lo hago, por prescripción tuya, a través de toodledo pero las tareas que voy incluyendo en outlook no se enlazan con el toodledo aunque viceversa sí. Es así ó es que lo tengo mal configurado. ¿Que tengo que hacer? Gracias por tu ayuda
Si usas la herramienta de Chromatic Dragon para sincronizar las tareas, puedes consultar la información en su web para solucionar este problema:
http://www.chromadrake.com/ChromaticDragon/software/ToodledoSyncFaq.aspx#faq_nooutlooktasks
Yo uso Doit.im para la gestión de tareas. De todos los que he probado es el único que contempla, tal y como yo entiendo que es funcional, todos los aspectos del GTD. Es multiplataforma y gratuito. Me permite sincronizar las tareas en el ipad, el iphone y el pc (que es lo que quería). La aplicación de ipad no me gusta estéticamente peo cumple con su cometido. La del ordenador no me acaba así que lo que hago es crear un acceso directo a la aplicación a través de chrome; de forma que actúa como un programa independiente.
También uso Evernote como almacen/archivo de contenidos.
Para gestión de correos, calendarios y contactos uso Gmail. Acceso siempre a la última versión de mis datos en todo momento. Formateo el iphone y dispongo de toda mi lista de contactos, mis citas y mis correos al instante. La misma facilidad de acceso en cualquier dispositivo.
La parte positiva de estas aplicaciones es que permiten un acceso a la información muy fácil. Aunque te sientes delante de un ordenador nuevo (o ajeno) puedes trabajar con ellas con total normalidad desde el minuto 0 y eso, para mi, es una gran ventaja.
Yo no tengo esta posibilidad (nunca trabajo desde un ordenador ajena), pero veo el beneficio para ti.
Yo he usado muchas, quizás ninguna me ha dado lo que necesito, que es sincronización con Iphone, Ipad, windows y mac. En el trabajo uso Outlook (hasta ayer) que sincronizaba con Pocket Informant para Iphone usando el programa de la misma compañía (Webis) que sólo cuesta unos 5€. Sincronizan muy bien, esa es la verdad. El problema es cuando llegaba a casa y quería utilizar los datos sincronizados del Iphone con el mac o con el portátil con windows. He probado Things, Omnifocus, Toodledo, Doit .im, Flow, Wunderlist, y unas cuantas más. De todas la que más me gustó por su simplicidad es Things, pero no sincroniza en la nube. De Omnifocus no me gusta que no tiene la función de ordenar las listas de un contexto determinado o de un vencimiento concreto de forma manual, si bien sincroniza vía web sin problemas. Ahora mismo, y de momento me sirve, uso Toodledo sincronizado con la aplicación para Iphone 2Do y las notas las sincronizo entre Toodledo y la aplicación de Iphone Notebook, de esta forma sí que puedo trabajar indistintamente en mi mac, mi portátil con windows 7 y el de mi trabajo, así como con el Iphone y el Ipad.
Gracias por el feedback
Utilizo EssentialPim porque me da la posibilidad de guardar notas, imagenes, etc en forma ordenada.
Quizás sea porque no he llegado a dominar el Outlook pero no he encontrado la forma de guardar notas, imagenes, etc (fuera de esas notitas amarillas tipo post-it), repito, quizás se deba a ignorancia mía en la utilización del outlook.
Yo tampoco suelo usar ordenadores ajenos para trabajar pero mi planteamiento pasa por encontrar una solución que me permita acceder a toda mi información totalmente actualizada en cualquier situación ya que hay situaciones que uno no puede prever y te afectan igualmente. La cantidad de escenarios en los que puede ser necesario es considerable: Por cuestiones técnicas tengo que formatear mi ordenador, voy a algún sitio y no llevo mi portátil, ipad, macbook o lo que sea y surge la necesidad de realizar alguna consulta o gestión. Acudo a casa de un amigo o conocido y, después de explicarle las bondades de una gestión de la productividad personal, le muestro la solución que uso para manejar la información. Hace poco le robaron el móvil a mi mujer, al conseguirle un móvil nuevo tenía todos sus datos, tareas y compromisos actualizados en cuestión de segundos.
Uso Outlook. En realidad al ser la herramienta corporativa de Correo Electronico, y encima disponer de un Blackberry el meter todo en este sistema tiene ventajas de integración que simplifican en serio las cosas. No es una herramienta sencilla de manejar en una cantidad de aspectos, pero si uno aprende algunos trucos es realmente poderosa
Saludos
JC
http://comomeorganizo.blogspot.com
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Hábitos – Acostúmbrese a Mantener el Foco en lo que Hace
Gracias Jeroen, he podido por fin enlazar perfectamente el outlook con el toodledo. Gracias de verdad.
Yo tampoco suelo usar ordenadores ajenos para trabajar pero mi planteamiento pasa por encontrar una solución que me permita acceder a toda mi información totalmente actualizada en cualquier situación ya que hay situaciones que uno no puede prever y te afectan igualmente. La cantidad de escenarios en los que puede ser necesario es considerable: Por cuestiones técnicas tengo que formatear mi ordenador, voy a algún sitio y no llevo mi portátil, ipad, macbook o lo que sea y surge la necesidad de realizar alguna consulta o gestión. Acudo a casa de un amigo o conocido y, después de explicarle las bondades de una gestión de la productividad personal, le muestro la solución que uso para manejar la información. Hace poco le robaron el móvil a mi mujer, al conseguirle un móvil nuevo tenía todos sus datos, tareas y compromisos actualizados en cuestión de segundos.
Jeroen: Yo no uso Outlook porque dejaría todo mi sistema en la empresa cada vez que salgo de la oficina y realmente quiero llevarlo a todas partes
Saludos
Feliz 2012
Yo uso Outlook. En mi blog pongo como configurar las categorías de las tareas para poder trabajar GTD. también he utilizado Catch y EverNote.. lamentablemente EvereNote no trae alertas, ni tareas repetitivas, sino lo utilizaría 100% mezclo OneNote con Outlook por ahora..