El mejor gestor de tareas es…

Tareas

Hay un montón de software para ayudarte a gestionar tus tareas. Casi cada semana descubro una nueva aplicación y habitualmente publico una breve reseña en la categoría Software explicando las posibilidades y limitaciones de cada solución.

Algunos de mis lectores creen que el hecho que yo publique una reseña en El Canasto implica que recomiendo el uso de esta aplicación. No es así.

Mi recomendación

Si alguien me pregunta por el mejor gestor de tareas, siempre le contesto lo mismo:

El mejor gestor de tareas es la solución que ya estás usando

Gestionamos nuestras tareas en una lista agrupadas por contexto. Una aplicación para gestionar tareas solo debe cumplir dos requerimientos:

  1. Facilitar la creación y finalización de tareas
  2. La posibilidad de crear varias listas para los contextos

Ahora, mira la herramienta que usas actualmente. ¿Cumple estos dos requerimientos? Entonces ya tienes un buen gestor de tareas.

El coste de cambiar

En los últimos 20 años sólo he usado dos aplicaciones para gestionar mis tareas: Microsoft Outlook cuando trabajaba en Windows y OmniFocus en los dispositivos de Apple. Solo he utilizado estas dos.

Obviamente he investigado un montón de soluciones para los artículos en El Canasto, pero nunca he cambiado de herramienta, simplemente porque el cambio requiere demasiado trabajo.

No solo hay que pasar todas las tareas del sistema antiguo al nuevo —cosa que probablemente hay que hacer manualmente—, también debes personalizar y aprender la nueva solución.

Mi sistema de productividad es transparente, es decir, casi nunca pienso en él. Si tengo una idea nueva, mis dedos automáticamente aprietan las teclas Ctrl+Espacio para abrir la pantalla de captura. Además, una vez capturada la idea, mi mente está tranquila, porque la experiencia de varios años usando este sistema ha creado una confianza enorme.

Si cambiara de aplicación, necesitaría muchos meses para volver a crear esta confianza y para aprender a usar el software con fluidez. Este es el verdadero coste de cambiar de gestor de tareas.

Empezar desde cero

A veces un cliente todavía no tiene ninguna herramienta para gestionar sus tareas. Este cliente probablemente está empezando a aprender los principios de la productividad personal. En este caso, mi recomendación mencionada anteriormente no le sirve, pero tengo una alternativa:

Si empiezas a aprender GTD, el mejor gestor de tareas es una hoja de papel

Lo primero que mucha gente hace al empezar con GTD es buscar el software perfecto. Esto no solo te cuesta mucho tiempo, sino que también limita tu manera de pensar a solo la funcionalidad ofrecida por la herramienta elegida.

Siempre aconsejo trabajar con listas simples en papel durante al menos seis meses. Sólo cuando estás cómodo con el método y cuando has desarrollado tus hábitos productivos, sabes cuáles son tus requerimientos para tu gestor de tareas. Además, ser capaz de trabajar en papel también es muy útil en el momento que la tecnología falla.

Quieres que el gestor de tareas se adapta a tu manera de funcionar y no al revés.

¿Cuál es el mejor software para mi?

Después de haber trabajado en papel durante seis meses, tienes suficiente experiencia para elegir el mejor gestor de tareas. Esta elección tienes que hacerla tu, porque solo tu sabes cuál es tu forma de trabajar.

Para ayudarte a seleccionar entre los cientos de posibilidades que hay en el mercado, publicaré en las próximas semanas mis recomendaciones para Windows, OS X, linux, la nube, iOS y Android.

Pero recuerda: estas recomendaciones sólo son para la gente que todavía no tenían ningún gestor de tareas y que han usado una hoja de papel durante al menos seis meses. Mi recomendación para el resto de los lectores es: El mejor gestor de tareas es la solución que ya estás usando.

Lista de recomendaciones

Después de la publicación de este artículo, he publicado varios artículos con mis recomendaciones:

33 comentarios en “El mejor gestor de tareas es...”

  1. Razón tienes, yo me he quedado con mi propia wiki en tiddlywiki tras probar muchísimas cosas. Al final uno se da cuenta de que si bien los principios de GTD son los mismos, las necesidades específicas de c/ uno cambian mucho. Si volviera a ser procurador de los tribunales todo estaría en mi móvil, pero mi vida es mucho más sedentaria hoy en día y me sería absurdo trabajar en una pantalla tan pequeña.

  2. Buenos días, Jeroen.

    Cuando empecé con el tema de la productividad personal escogí varias aplicaciones de software para probar. Aún no tenía ningún sistema interiorizado. Pensaba que el software era el fin, y cuando de repente se me ocurrió que no era así, me di cuenta que el software es la herramienta. Y como cualquier herramienta, para obtener el máximo de ella había que tener un método o un sistema.

    Empecé pues con un sistema, y luego la herramienta que pensé emplear es la mas simple (ya tendría tiempo de complicarme): el papel. De ahí, una vez interioricé el sistema y lo adapté a mis circunstancias, busqué una herramienta que fuera afín a mi forma de gestionar. Como me había “educado” con tu blog, la herramienta que escogí es Omnifocus.

    Por cierto, Jeroen, ¿qué te parece la opción que ofrece Omnifocus para compartir con otros dispositivos? Tengo un iPad y un iPhone y me interesa mucho esta opción por temas de movilidad.

    Un saludo y gracias, Jeroen.

  3. Hola, Jeroen!!
    Yo también adhiero al método tradicional de papel y lápiz como lo más sencillo, práctico y fiable.
    Desde que asistí al curso Emprender en la Nube tomé el compromiso de implementar las tácticas que nos enseñaste, porque de nada sirve conocer los principios de la productividad sin aplicarlos en el día a día.
    Tengo que perfeccionar la organización de las listas, porque aún no controlo, pero déjame decirte que lo de la libretita me está funcionando de maravilla y con la Ley de los 2 minutos es increíble la cantidad de cosas que me estoy quitando de en medio, sin dilación!!!
    Estoy encantada y te lo agradezco! Muchos saludos,

    Graciela

  4. Yo utilizo KanbasPad que es gratis totalmente y puedes compartir y hacer públicas tareas con otros miembros (elifgiendo a quien).

    De Action Method hablan mucho pero no lo veo tan útil, será que no tengo la versión de pago

    Y al que quizás me paso pagando es a www.wrike.com que tiene muchas prestaciones y es muy barato por lo que ofrece.

    Saludo!
    Laura

  5. Tengo mis serios problemas para adaptarme al método. Aún me cuesta adquirir los hábitos necesarios.
    Eso me lleva a que me resulten muy difícil llevar adelante cualquier herramienta informática.

    Mi problema básico recae en los proyectos: me cuesta controlar las acciones que siguen. Sucede que siguiendo la filosofía de GTD tengo una cantidad excesiva de proyectos.

    Por eso intenté usar Thinking Rock, ya que permite incorporar las tareas a un proyecto en el orden en que se deben realizar. Al completar la primera, la siguiente automáticamente entra entre las ASAP o en la fecha que corresponda. Pero es muy feo (estéticamente hablando) y no me engancha

    Saludos y gracias por los consejos que puedan llegar a darme

    1. Tengo dos consejos para ti:

      1. Un hábito clave para ser productivo es preguntarte “Cuál es la Próxima Acción” después de completar cada tarea. De este modo, no es necesario entrar todas las acciones de cada proyecto, sólo pones la Próxima Acción en tu lista. Una lista de tareas más sencilla es más atractiva.

      2. Aunque muchas aplicaciones permiten agrupar tareas por proyecto, esta función no es muy importante. Habitualmente solo consulto mi lista de proyectos durante la Revisión Semanal.

      1. Gustavo

        Gustavo
        el 5 de Abril 2013


        ¡Qué lento estoy para responder!

        En principio soy de los que les cuesta generar los hábitos necesarios para trabajar GTD en papel (cosa que me parece muy importante aunque se trabaje electrónicamente). Así que necesito que la aplicación sea lo más automática posible.

        En este contexto entiendo el concepto de GTD para los proyecto y el de Próxima Tareas

        Pero la mayoría de las veces cuando inicio un proyecto suelen venir a mi cabeza muchas tareas que se tienen que hacer y quiero quitarlas de la mente a todas de una vez. Y encima hay algunas de ellas que son sí o sí continuación unas de otras. Muchas de ellas para hacer en menos de 2 minutos y es preferible hacerlas apenas se termina la anterior.
        Hay veces que en medio de un proceso (espero la respuesta de un tercero) surge que tengo que cuando reciba la respuesta tengo que incorporar un paso importante pero tan simple que seguro se me va a olvidar.
        Algo similar sucede con los checklist que no se resuelven en una sola acción.
        Así es que la revisión semanal de los proyecto hace que los tiempos se me estiren, que cada tarea tenga que escribirla con el dato del proyecto al que pertenece, resaltarla para no olvidarme que va a continuación de la anterior, etc.

        Thinking Rock permite incorporar bajo un proyecto todas las tareas y ordenarlas de manera tal que automáticamente pasen a la próxima acción la siguiente a la que se completó recién. Además no necesito marcar que cada acción pertenece a un proyecto, lo hace automáticamente.
        Me parece que son funciones muy interesantes que no he visto en ningún otra aplicación.

        El problema es que no veo que se actualice mucho y la versión gratuita no tiene versión web ni sincronización. Por ahora me decanté por Evernote, pero requiere muchos hábitos que me cuestan aprender :-(

        Abrazo

        1. El problema al automatizar la selección de la próxima acción de proyectos es que muchas veces la estructura de las tareas es demasiado complejo para plasmarlo en una sencilla lista. Hay grupos tareas que hay que ejecutarlas secuencialmente, mientras otras partes del proyecto puedo hacer un paralelo. Lo he explicado con más detalle en el artículos Acciones y próximas acciones en aplicaciones.

          Si el gestor de tareas no es capaz de administrar tareas complejo, siempre aconsejo usar el campo de notas del proyecto para apuntar tareas futuras y crear sólo las tareas activas en el sistema.

  6. Yo uso un simple procesador de textos, arriba tengo la lista de contextos con hipervínculos a la zona donde están las tareas de cada contexto.

    Por ejemplo arriba del documento tengo:

    @casa
    @computadora
    @teléfono

    y cada palabra al hacer clic salta a la zona del documento donde tengo la lista correspondiente.

    Fácilmente puedo cortar y pegar de un lado a otro, agregar, borrar, etc… y el archivo sincronizado vía Dropbox y listo!

    1. Lucía, la tuya es una gran solución, por clara, fácil y simple… aunque creo que para una lista de tareas/proyectos no demasiado extensa, y desde luego no válida para clasificar por fechas de finalización y perdiéndose la capacidad de utilizar alarmas, etc., etc.

      En mi caso llevo ya un par de años “duplicando” trabajo (y hay momentos en que lo llevo bien, pero otros me canso) y utilizo Things para el iPhone y Outlook para mi portátil con Windows7. Lo decidí cuando ví que iPhone permitía sincronizar correo, contactos y calendario con Outlook, pero no las tareas (lo más importante). Mi intención es poder llevar las tareas sincronizadas en iPhone & iPad (y en ese momento prescindir ya de las de Outlook) pero llevan anunciando la sincronización de Things entre iPhone & iPad en la nube desde hace más de un año y no termina de salir… Creo que deberían haber trabajado sobre la sincronización con las tareas de Outlook. Lógicamente ni se me ocurre “triplicar” el trabajo manualmente también con el iPad, y como digo, hay momentos en que me canso.

      En mi opinión, Outlook es el mejor gestor con diferencia en el entorno Windows, y Things en entorno de movilidad (Omnifocus incluso da más juego, pero no lo necesito). Pero el problema es la falta de sincronía de tareas para poder usarlos a la vez.

      1. Lucía, la tuya es una gran solución, por clara, fácil y simple… aunque creo que para una lista de tareas/proyectos no demasiado extensa, y desde luego no válida para clasificar por fechas de finalización y perdiéndose la capacidad de utilizar alarmas, etc., etc.

        Hola Luis gracias por el comentario.

        Una lista de tareas es solo una lista de tareas desde mi punto de vista.

        El sistema que uso no tiene problemas con manejar muchas tareas (los proyectos se listan en una lista aparte tal como indica David Allen, no en la lista de tareas) ya que Word permite manejar documentos de miles de páginas.

        Respecto a que no valida para clasificar por fechas de finalización no es así porque le pones delante de cada entrada la fecha en formato aaaa/mm/dd y cuando quieres las ordenas por fecha y listo.

        Las alarmas no son necesarias porque repito, es solo una lista de tareas, lo que se debe hacer si o si en tal fecha va en la agenda.

        Saludos

        1. Vicent

          Vicent
          el 4 de Abril 2013


          Lucía:

          ¿Cómo ordenas líneas de un documento Word por fecha?

          ¿Sigues usando este método todavía?

          Gracias. :)

          1. Lucía

            Lucía
            el 4 de Abril 2013


            Hola Vicent!

            ¿Cómo ordenas líneas de un documento Word por fecha?

            Cada entrada tiene primero la fecha y luego el tema, por ejemplo:

            @computadora
            04/04/13 - Contestar pregunta de Vicent
            05/04/13 - Respaldar documentos

            Como Word permite ordenar párrafos sin problema simplemente pinto los párrafos de esa lista @computadora y los ordeno con un clic.

            También se puede usar una tabla de Word, por ejemplo con tres columnas:
            @computadora 04/04/13 Contestar pregunta de Vicent

            en este caso al ser una tabla puedes fácilmente ordenar por contexto y dentro de contexto por fecha… bien fácil y con una orden tienes toda tu lista de acciones ordenadas por contexto y fecha.

            ¿Sigues usando este método todavía?

            SII !!! es simple y me sirve, además puedo fácilmente pintar de colores, resaltar con marcador flúo, etc… total libertad para organizarme

            y cuando salgo a la calle imprimo una o dos carillas y allí tengo todo a mano

            cualquier pregunta me avisas!

            1. Gustavo

              Gustavo
              el 5 de Abril 2013


              Recomendaría usar un formato ISO para la fecha agregando unos guiones:

              @computadora
              2013-04-04 - Contestar pregunta de Vicent
              2013-04-05 - Respaldar documentos

              de lo contrario algo para el 3 de diciembre quedaría ordenado primero

  7. Como sustituto puro del Outlook, y gratuito recomiendo

    http://www.essentialpim.com/

    EssentialPIM is a personal information manager that allows you to keep all your information in electronic form. All your appointments, tasks, notes, contacts, password entries and email messages are stored in a graphical user interface and easily accessible form.

    Además es totalmente portable, y muy fácil de sincronizar la base de datos metiendo el programa en Dropbox o similares.

    1. Interessante. Gracias por compartir.

  8. Tienes mucha razón Jero. La clave pasa más por los hábitos que uno desarrolla para ser más productivo y el gestor de tareas no es más que un medio. Muchas veces uno no tiene la posibilidad de usar otra herramienta más que la que le dan en su trabajo, y el desafío es precisamente lograr que eso nos funcione. La forma de usarlo es la clave, y la herramienta puede potenciarnos más o menos. Pero muchas veces lo que la herramienta no provee uno lo maneja con otra opción usando simples notas asociadas.

    Muy buena nota.

    Saludos


    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Calendario - Reserve por adelantado sólo las actividades fijas

    1. Así es. He visto a veces que la herramienta bloquea en desarrollo de hábitos productivos.

  9. Hola: Yo recién me estoy adentrando al método, en diversas páginas recomiendan comenzar con lápiz y papel (a mi me parece lo más cómodo). Veo que recomiendan utilizar una libreta Moleskine pero aquí en Argentina no consigo una Moleskine, y si existen son carísimas!! ¿que me recomienda?¿como dividen Ustedes las categorías???¿que debo poner en la parte de proyectos? ¿o debo destinar una hoja por cada proyecto??? Gracias por toda su información… Yo recién estoy comenzando y solo me limitaba a un Anotador de tareas, donde van todas mis tareas… Ahora intentaré improvisar el método en otro anotador dividido por secciones…

    1. No es necesario que sea un Moleskine, cualquier bloc de notas vale. La razón para recomendar un Moleskine es que herramientas de calidad invitan más a usarlas (http://canasto.es/2009/07/herramientas-calidad/).

      Dentro del bloc de notas, hay que reservar una página para cada contexto, además de las otras categorías: proyectos, algún día, etc. Para más consejos te recomiendo leer el artículo sobre GTD con Moleskine: http://canasto.es/2007/11/gtd-con-moleskine/.

  10. Lucía

    Lucía
    el 8 de Enero 2012


    Me llegó al correo un nuevo comentario pero no aparece acá publicado, era de una persona llamada Rodo, lo borraron por algún motivo?

    1. Lucía

      Lucía
      el 8 de Enero 2012


      Bueno ahora si apareció el comentario! Misterios de la informática!

      Rodó no le des importancia al tema de la Moleskine, es una moda de muchos, es como si te dijeran que para conducir por la ciudad tienes que usar un Mercedes… no vale la pena. Las Moleskine son simples libretas del tamaño de una agenda media y con el mismo tipo de papel y encuadernación. EN cualquier buena papelería encuentras seguro algunas similares, aunque realmente no creo que valgan la pena. Hasta me parece más lógico y barato comprar pequeños cuadernos comunes y corrientes.

      Si tienes acceso a un ordenador me parece que lo mejor es usar directamente un procesador de textos para las listas y llevar hojas para anotar cosas a mano.

      Si haces a mano una lista de 20 cosas para hacer y luego logras hacer digamos 8, las deberías tachar y luego o bien miras las que te quedan por hacer esquivando los tachones o tienes que pasar las 12 restantes a mano a otra hoja… una pérdida de tiempo, en un procesador simplemente borras, imprimes de nuevo y listo.

      Respecto a que poner y no poner en el tema de los proyectos mira más arriba mis comentarios anteriores.

      Suerte!!

      1. Gracias Lucía, Intentaré comenzar con un pequeño cuaderno que sea portable!!! En mi anotador (de papel) donde estoy anotando todo (mezclando todo) allí se me despegan las hojas y está muy desorganizado… Por ello prepararé un cuaderno chico según las indicaciones que hay en algunos videos y veré si verdaderamente el método me ayudará a organizarme mejor!!!
        Saludos y gracias.

        1. Lucía

          Lucía
          el 9 de Enero 2012


          Rodo también quizás te pueda servir algo de acá:

          http://www.diyplanner.com/taxonomy/term/22

          1. Hola: Gracias por sus respuestas. Estoy armando según sus recomendaciones un cuadernito pequeño (de varias páginas) con separadores… #Input @Casa @trabajo @computadora @recados @Proyectos #proyecto1… ¿donde iría Leer/Revisar??¿y que debería poner allí??? ¿se hace para cada contexto un leer/Revisar? ¿me faltará algún apartado más??
            Disculpen la molestia y muchas gracias por la ayuda que me están dando.
            Saludos cordiales.

  11. Hola amigos: gracias por las respuestas a mi consultas…
    Les traigo 3 fotos de mi nuevo organizador GTD, estoy entusiasmado por comenzar!!!
    Mi organizador es un cuaderno de hojas pequeñas…
    Escucho recomendaciones!!!
    Las fotos solo las podran ver quién tenga twitter. http://yfrog.com/obnyf9j
    Mi nombre en Twitter es @Rodo_RR

    Gracias y Saludos

    1. Me gusta tu libreta

    2. Lucía

      Lucía
      el 10 de Enero 2012


      Me gusta el tamaño, y además bien personalizada!

      Suerte!

  12. Walter

    Walter
    el 12 de Marzo 2012


    Exelente Jeroen, Gracias
    Ya me habia cansado de buscar la perfección, sin pensar que está en uno.

  13. Hola,
    Buscando sugerencias para cambiar de gestor de tareas he encontrado este blog. He seguido tu consejo y dejado de buscar y probar, y buscar. Finalmente he vuelto MS Outlook, que cómo es el que uso en el trabajo, lo controlo bastante bien.
    Últimamente he probado toodledo, pero la verdad es que no me terminaba de convencer, al menos la versión gratuita.
    Un saludo

    1. Outlook es muy potente. Si buscas en este blog por Outlook encontrarás varios consejos y trucos.

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