Por muy eficiente que uno sea, estar completamente "al dí­a", sin tener ninguna tarea ni proyecto pendiente, es una utopí­a.

Afortunadamente la vida, no para de traernos cosas por hacer. Jamás se detiene. Por ello nuestro objetivo no debe ir orientado a no tener asuntos pendientes, si no a tenerlos bajo control.

Con frecuencia nuestra productividad va fluyendo a un ritmo constante, hasta que topa con algún obstáculo. Algo que produce un atasco y que ralentiza todo o parte del proceso. Son los llamados "cuellos de botella".

Para incidir sobre ellos, ante todo, hay que saber identificarlos.

Puede que sea el archivo o la gestión del e-mail que se te resiste y acumulas papeles o correos por leer o contestar. Llamadas pendientes que nunca realizas. Pedidos que no sirves o proyectos "embarrancados" que no hay forma de activar.

Los "cuellos de botella" son factores limitantes que determinan la velocidad y el tiempo en la consecución de un proceso productivo.

En términos de productividad personal, podrí­amos hablar que existen dos clases de "cuellos de botella" : los fí­sicos y los mentales.

Fí­sicos
Son obstáculos de tipo material que dificultan la consecución de una tarea.

Algunos remedios para paliarlos:

• Afilar la sierra Disponer de buenas herramientas es el modo de obtener un resultado óptimo en cuanto a calidad y tiempo en la realización de un trabajo. Adquirir un buen software, un buen archivador, tener una mesa amplia, una impresora que no se atasque  o un ventilador no debe considerarse un gasto, sino una inversión. No se trata de rodearse de lujos ni de adquirir sistemas o aparatos con prestaciones superfluas, se trata de disponer de las herramientas adecuadas para poder trabajar de forma cómoda y sin obstáculos. Es muy posible que dejes los papeles amontonados pendientes de archivar porque tu mueble archivador está a los topes y te dejas los dedos cada vez que intentas embutir un nuevo papel.


• Trabajar por lotes de tareas. Agruparlas por similitud o contexto nos facilitará el trabajo: Empezar a hacer una primera llamada "cuesta", pero una vez hecha, ya estás en "flujo" y es más fácil realizar las otras que tienes pendientes. Racionalizar contextos y desplazamientos: Si has de ir al Banco, coge la lista de la farmacia y el resguardo del tinte que te pillan de camino.

Mentales
Son los "cuellos de botella" más fastidiosos de erradicar, porque son intangibles y forman parte de tus emociones y sentimientos hacia las tareas que tienes por hacer. La procrastinación merodea casi siempre alrededor de los "cuellos de botella" mentales.

Identificar cual es la acción inmediata anterior a un "cuello de botella" nos ayudará a analizar porque el proceso se atasca en este punto y qué ocurre a nuestro alrededor o en nuestro interior que no permite que avancemos.
La clave estará en determinar: ¿Cuál es la próxima acción fí­sica a realizar? ¿Por qué no se realiza?
Algunos motivos podrí­an ser:

• Que no sepas o no estés preparado para hacerla y tengas que delegar.
• Que tengas que recibir instrucciones al respecto y éstas sean confusas o no lleguen. Deberás clarificar o reclamar.
• Que odies hacer esto porque alguna vez te salió mal. Piensa cuál fue el error y cómo evitarlo. Visualiza el resultado deseado.
• Que no sea de tu competencia o ya estés sobrecargado de trabajo. Aprende a saber decir NO.
• Que la tarea sea inconsistente y podrí­as, simplemente, dejar de hacerla.

Delegar, concretar, reclamar, visualizar, incluso pensar puede que nos cueste porque no son acciones fí­sicas/ mecánicas sino que comportan desapegos, implicaciones o enfrentamientos y por tanto: Emociones. El reto está en saber gestionarlas.