Cada tarea en mi lista de Próximas Acciones tiene dos características esenciales: el proyecto y el contexto. Son importantes, porque cuando trabajo con mis tareas las quiero ver agrupadas por proyecto (si estoy planificando) o agrupadas por contexto (cuando estoy finalizando tareas).
Para clarificar esta idea, os defino estas dos características:
- Un proyecto es un resultado deseado que requiere más de una acción para completar.
- Un contexto es un lugar, persona o herramienta necesario para poder completar una tarea.
Si estoy planificando, veo todas las tareas agrupadas por proyecto:
Proyecto: Hacer galletas
Tarea 1: Comprar azúcar (contexto: Recados)
Tarea 2: Coger otros ingredientes (contexto: Casa)
Tarea 3: Mezclar ingredientes (contexto: Casa)
Tarea 4: Hornear galletas (contexto: Casa)Proyecto: Campaña de publicidad por correo
Tarea 1: Comprar sellos (contexto: Recados)
Tarea 2: Imprimir cartas (contexto: Oficina)
Tarea 3: Poner cartas en los sobres (contexto: Oficina)
Tarea 4: Llevar cartas a Correos (contexto: Recados)
Como puedes ver, actualmente tengo dos proyectos y ya he definido cuatro tareas para cada proyecto. No obstante, cuando trabajo en mis tareas, no quiero ver todas las tareas; solo quiero ver las Próximas Acciones agrupadas por contexto:
Contexto: Recados
Tarea 1: Comprar azúcar (proyecto: Hacer galletas)
Tarea 2: Comprar sellos (proyecto: Campaña de publicidad por correo)
Usando esta lista de Próximas Acciones puedo salir para hacer mis recados. Paso por el supermercado y por el estanco y ¡en un viaje he avanzado dos proyectos! Aquí puedes ver también uno de los beneficios de tener tus tareas ‘personales’ y las tareas ‘profesionales’ en el mismo sistema, porque con dos listas separadas también tendrás que hacer dos viajes para completar estas dos tareas.
Imágen cortesía de Angela
Hola Jeroen,
Cabe aclarar también que en este caso tus dos proyectos no son estrictamente secuenciales. Es decir, no todas las acciones necesitan que las acciones anteriores hayan sido hechas.
Por lo que en tus listas de próximas acciones (en los contextos "Casa" y "Oficina") también habrá alguna acción como el "Imprimir las cartas" (que se puede hacer antes de comprar los sellos independientemente).
Un saludo!
Efectivamente. Para este ejemplo he usado dos proyectos muy sencillos.
Hola Jeroen,
me ha encantado tu forma de organizarte las tareas. Mi pregunta es, ¿cómo implementas este método de organizarte? ¿Qué aplicación utilizas para que se haga ágil?
Un saludo
En relación a las tareas, hay un aspecto que muy pocas aplicaciones contemplan. A veces, una misma tarea puede pertenecer a varios proyectos, por ejemplo la tarea "Comprar sellos" puede estar incluida en el proyecto "Campaña de publicidad por correo" y también en "Felicitación de cumpleaños de Elena". Se trata de una tarea en dos proyectos y sin embargo en casi todas las aplicaciones hay que crear dos tareas iguales y marcarlas como completadas por separado.
Un saludo