Supongo que todos conocéis el famoso flujo de trabajo de Getting Things Done. Su forma más conocida es un gráfico mostrando dos fases de GTD: procesar y organizar. Yo uso una versión diferente de este flujo de trabajo. Antes de explicar las diferencias, quiero explicaros un poco de la historia de Getting Things Done.
David Allen es el autor del libro, pero no todo el contenido ha sido inventado por David Allen. Gran parte del método GTD ya existía cuando David todavía trabajaba en la empresa de Russell Bishop (quién acaba de publicar otro libro interesante: Workarounds that Work). Sally McGhee también trabajaba por la empresa de Russell. Más tarde, David y Sally han continuado con sus propias empresas y ambos han publicado libros muy populares. El método de Sally McGhee se llama Take Back Your Life! y está dirigido exclusivamente a los usuarios de Microsoft Outlook. El libro de Sally también incluye un diagrama del flujo de trabajo, muy similar al flujo de trabajo de David, pero con un paso extra (clic en el imágen para verlo):
Sally ha añadido un elemento a su flujo de trabajo que para mi es imprescindible: verificar si puedes relacionar la tarea a un objetivo. Es decir, si la tarea no pertenece a ninguna área de responsabilidad ni te ayuda a lograr tus metas, no deberías hacer esta tarea. Es un filtro sencillo, pero muy potente, porque disminuye el número de tareas en tu lista. Obviamente, para poder aplicar este filtro, primero debes generar una lista completa de tus áreas de responsabilidad y de tus objetivos a corto y largo plazo.
El filtro de Sally me da tranquilidad, porque me facilita decir no a muchas cosas.
No berto bien la imagen ampliada, pero supongo que es parecía a la que se ve aquí. Allen no lo expone en su diagrama, pero si que menciona ese punto en el libro. Yo personalmente, al igual que tú, también trato de aplicarlo. Sin embargo no es tan fácil prescindir de tareas, ya que muchas son indirectas a los objetivos (reparar coche, comprar ropa, instalar este software o arreglar el problema por el que se ralentiza el PC..) Y otras muchas van a los objetivos afectivos (hacerle este favor a mi amigo, prestarle este libro a mi hermano, hablar sobre tal cosa con alguien...).
PD: Jeroen, aprovecho para plantearte un problema que tengo, a ver si puedes hacer un post con él o responderme, aquí o por privado (para no mezclar los comentarios). Se como organizarme, tengo todo el sistema GTD a punto, conozco técnicas (pomodoro, el sapo...) pero aún asi me cuesta mucho trabajar mucho, y el trabajo se me echa encima.
Un abrazo y gracias
Me ha encantado el post Jeroen. Es una idea que ya ponía en práctica pero el verlo en el diagrama de flujo y respaldada por un experto es como si el experimento hubiese encontrado prueba científica (bueno, supongo que el autor habrá por lo menos usado prueba estadística de que funciona).
En cualquier caso, un post de gran valor. Un saludo
Jeroen, lo que son las casualidades, me doy por respondido, por ahora: http://facilethings.com/add_comment/es?post=motivation
Interesante post...
Conceptualmente la idea está bien pero encierra su riesgo. Cuándo la pregunta es ¿requiere acción?, la respuesta es binaria y evidente. Cuándo la pregunta es ¿estoy comprometido a hacer esa acción?, la respuesta es binaria y puede que ya no tan evidente. Pero cuándo la pregunta es ¿está relacionada la acción con un objetivo relevante? la respuesta es binaria pero nada evidente. ¿Dónde sitúas el listón de lo que es relevante o no? Comprar comida para tu gato, ¿está relacionado con un objetivo relevante? No sé. No digo que no pueda ser útil pero a mí no me convence. Veo muchas similitudes con el concepto "importante" de los esquemas importante/urgente, que claramente son insuficientes para manejar la complejidad actual. En cualquier caso, si a ti te sirve, habrá que darle una vuelta... ;)
Más que los "objetivos relevantes" de Sally, yo uso las áreas de responsabilidad y mis metas como filtro. usando estas dos listas, la decisión sí es binario: Si yo soy el responsable para el gato, le compraré comida. Si no soy el responsable, puedo delegar la tarea a la persona responsable.
Es verdad que en GTD este filtro ya está implicado en la pregunta "¿Requiere alguna acción?", pero verlo por separado me ayuda a mi.
Muy, pero muy interesante Jeroen. Hace rato que pase a usar el sistema de GTD. Pero le tuve que hacer un terrible twist para poder ponerlo bajo control porque me saturo de informacion.
Empece hace poquito un blog sobre temas de organización. Por ahi encontras algun tema que te interese.
Saludos y muy buen dato
JC