Una de las grandes causas de pérdida de productividad son las interrupciones. ¿Cuántas veces al día tienes que dejar lo que estás haciendo porque un compañero tiene una pregunta urgente? Tomando en cuenta que después de cada interrupción necesitas unos 20 minutos para volver al estado de enfoque que tenías antes de la pregunta, queda claro que hay una gran oportunidad para mejorar la eficacia.
La solución es bastante fácil: establecer un protocolo de comunicación interno. Solo hay que sentarse juntos durante un momento y decidir que medio de comunicación hay que usar en cada situación. Todo el equipo debe tener claro cómo y cuándo pueden contactar con los demás. Este sería mi protocolo de comunicación preferido:
1. El correo electrónico por defecto
Si necesitas saber algo de mi, la mejor manera es enviarme un email. Leo mi correo al menos dos veces al día e intento contestar en 24 horas (aunque habitualmente contesto en 4 horas). Raramente es necesario contestar más rápido. El gran beneficio es que yo puedo decidir cuando contesto.
2. La mensajería Instantánea para cosas urgentes
Si es una cosa que no puede esperar 4 horas hasta que yo proceso mi correo, casi siempre estoy disponible en Skype. Skype es cómodo, porque las demás personas pueden ver mi disponibilidad a distancia. Con la Mensajería Instantánea tendrás una respuesta inmediata. Si alguien me pregunta una cosa no urgente vía Skype, siempre contesto, pero explico que prefiero un email para evitar interrupciones. Por supuesto, cuando realmente necesito concentrarme en una tarea, siempre cierro el Skype.
3. Teléfono o reuniones en persona para cosas muy importantes, muy urgentes o sensibles
Finalmente hay cosas que solo puedes hacer en persona. Si no es muy urgente, podemos planificar una cita. Obviamente, no tengo ninguna problema si me interrumpes para una cosa realmente urgente. Y con realmente urgente me refiero a cosas que no pueden esperar ni 15 minutos. También cosas sensibles, especialmente cuando hay emociones involucradas, hay que hablarlo cara a cara para no empeorar los problemas.
Recuerda que también existen maneras de mostrar tu disponibilidad a tus compañeros: cierre la puerta de tu despacho o usa una artilugio en cartulina.
Ahora, ¿cómo quieres que tus compañeros contacten contigo? Y sabiendo esto, ¿qué medio de comunicación utilizas si necesitas algo de un compañero?
Imágen cortesía de siewlian
Breve, sencillo y muy muy importante. Hay empresas que incluso pactan franjas horarias para las llamadas. Un poco talibán pero mejor que el permanente desmadre.
Ayyy..que buen post!!! y cuanta razón. Yo llevo años intentando esto y al final lo he conseguido aunque la mayoría de compañeros me han tomado siempre por loca!!!...
De tanto en tanto he de recordarles cómo y por qué lo hago e incluso recomendarselo...no dejaré de hacerlo.
Hola Jeroen,
Yo siempre prefiero que contacten conmigo por correo electrónico. No soporto que me interrumpan con una llamada telefónica para nada, o para decirme algo que se podría explicar mejor en un email.
Cuando quiero concentrarme en algo, pongo el móvil en silencio y no contesto las llamadas.
Un saludo
Es un tema muy delicado. Con la comunicación viene asociado el control, a ver quien manda..la gestion no se puede protocolizar facilmente, necesita ser considerada en frio, por supuesto hay quien tiembla cuando el capitoste llama. pero es cuando tienes que saber gestionar y depende de ello tu futuro. Evidente tambien podemos no tratar a los colegas o subordinados y no olvides que para que algo funcione bien has de cuidar esos detalles. Debora Tanner ha publicado varios libros del tema muy interesantes.
Interesantísimo tu post Jeroen!!!
No hay que perder de vista, tal como dices, esos minutos necesarios para volver al estado de enfoque que tenías antes de la interrupción.
Me ha hecho gracia ver el link con el artilugio de cartulina, jejeje
Gracias
Si algún día buscas una oportunidad de negocio, hay mucho interés en el artilugio de cartulina.
Jeroen:
Hay culturas corporativas en las que no puedes imponer un esquema de manera tan tajante. Debes tratar de "negociar" con el ambiente paso a paso, y así y todo tendrás que encontrar la manera de sobrevivir con las interrupciones manejando la situación de a poco. Puedes poner algunas reglas a las que acostumbrarse, como que no esperen que respondas un correo inmediatamente, puedes derivar las llamadas a un contestador durante el período que no quieres que te interrumpan, o sencillamente buscarte un lugar donde no te puedan interrumpir.
Por supuesto, si puedes definir el esquema con tu equipo es la solución ideal.
Saludos
JC
http://comomeorganizo.blogspot.com/2011/10/correo-electronico-defina-un-esquema.html