Supongo que todos nosotros reconocemos esta situación: estamos en la cola de supermercado y de repente nos acordamos de un correo que tenemos que enviar. Luego en casa lo recordamos una vez más, pero el día siguiente en la oficina ya lo hemos olvidado. Obviamente, cuando estamos en la oficina nos acordamos de las cosas que debemos comprar en el supermercado.
Parece que nuestra mente no tiene sentido de lugar ni del momento perfecto. El cerebro está hecho para solucionar problemas y para ser creativo, pero no nos sirve mucho para recordatorios. Para esto necesitamos un sistema externo; un sistema en el que podemos confiar.
Necesitamos un dispositivo para tomar notas. Con diferencia, la mejor herramienta para eso es el papel. Si siempre llevamos un pequeño bloc de notas, siempre podemos capturar nuestros pensamientos lo más rápido posible. Lo mejor es usar una hoja por idea, así, más tarde, podemos procesar las ideas una por una. Cuando llegamos a casa, ponemos las notas en la bandeja de entrada para procesarlo más tarde. También podemos usar un dispositivo electrónico para capturar, aunque casi siempre será más lento de usar. En este caso, también tenemos que asegurarnos de poner las notas (o todo el dispositivo) en una bandeja de entrada.
Hablando de la bandeja de entrada, esta bandeja no solo sirve para nuestras ideas y notas. Cualquier cosa que no está en su sitio definitivo deberíamos ponerlo en la bandeja de entrada: correo, facturas, publicidad, artículos de revista, el manual del móvil nuevo, el botón que ha caído de la camisa‚… todas las cosas con las que todavía debemos hacer algo, van en la bandeja de entrada. Necesitamos al menos dos bandejas: una en la oficina y una en casa. Así, siempre tendremos una bandeja cerca.
También tenemos bandejas de entrada digitales. La bandeja del correo electrónico es la más conocida, pero seguramente hay más sitios en el ordenador dónde se acumulan cosas; pensamos por ejemplo en la carpeta de ficheros descargados. Luego hay las redes sociales: Facebook tiene una bandeja de entrada, Twitter tiene sus mensajes directos - lo que también es una bandeja de entrada, creo que cada red social tiene su propia bandeja de entrada.
Hay que intentar minimizar el número de bandejas de entrada, porque tenemos que procesar cada bandeja frecuentemente. Si hay demasiadas bandejas, corremos el riesgo de olvidar de procesar una.
El proceso de recopilar es la mejor manera de tratar con interrupciones. Si estamos trabajando en un informe y alguien nos interrumpe, solo hay que apuntar el mensaje en el bloc de notas y poner la hoja en la bandeja de entrada. Esto solo cuesta unos segundos y luego podemos volver a concentrarnos en la tarea actual, y el subconsciente está tranquilo porque sabe con seguridad que gracias al sistema de productividad realmente vamos a hacer lo que hemos apuntado.
Una de las cosas que más me cuesta gestionar en GTD son las "múltiples" bandejas de entradas que existen a día de hoy. Como emprendedor, estoy pensando seriamente en crear la "bandeja de entrada universal", un sitio donde fueran a parar nuestros distintos correos electrónicos, mensajes de Twitter, etc. (se aceptan ideas). Por supuesto, la libreta será irremplazable... ;)
Mi aplicación de correo ya sirve como bandeja de entrada universal...
Pues lo que a mí me está costando es recordar las distintas claves de usuarios que existen hoy en día. Alguna solución y desde luego tu idea es estupenda. Nos vemos, un saludo.
Yo utilizo 1Password para gestionar mis cuentas y para crear contraseñas seguras.
¿Habéis probado Evernote?
En cuanto a lo de las claves, a mí me gusta KeePassDroid en mi móvil con Android.
Yo venía utilizando libreta (inevitable) + Thinking Rock sincronizado con dropox en casa y el trabajo.
Si estas mucho frente al ordenador y la mayoria de tareas se desatan mediante correo electrónico es quizás mejor centralizar todo en el email y crear una cuenta que funcione como GTD y convetir todas las entradas a correos.
La clave esta en un elemento que aglutine todas las entradas electronicas y otro el resto (la libretita).
¡Un saludo!
A mi me sirve toodledo, que te da una direccion de correo a la que puedes enviar un email y automaticamente te aparece en la bandeja de entrada de este sistema para procesar posteriormente. Asi, si estoy en el super con la compra y me acuerdo de algo, bien con la blackberry o bien con otro telefono con servicio de email puedo dejar "anotada" la tarea, idea, etc para el momento de procesar.
Otras veces voy acumulando posttit en la cartera y luego uso el email comentado para pasar esas notas rapidas de posttit a la bandeja de entrada unica.
Y finalmente, mejor que toodledo, uso para la Ipad la aplicacion Action List que se sincroniza con toodledo automaticamente, de tal forma que es la ipad donde centralizo todo.
En fin, parecd complejo, pero no lo es tanto: la ipad es la bandeja final y un soporte comodo y con tamaño suficiente para anotar, pensar, etc. En ella Action List, una aplicacion sencilla y basada en GTD; y blackberry, iphone, toodledo, etc son meros postit mas...
Si este forma de recopilar funciona para ti, ¡fantástico!
Para mi enviarme un correo desde el móvil seria demasiado laborioso, yo creo que los postit en la cartera va más rápido...