Es viernes; son las once de la mañana y acabas de salir de una reunión. Sacas las hojas con tus notas de la reunión del bloc de notas y las dejas en tu bandeja de entrada. ¿Qué vas a hacer ahora?
El Calendario
El primero que debes hacer es consultar tu calendario para saber si tienes algún compromiso. Si hay alguna cita, ya sabes qué debes hacer ahora.
La Lista de Acciones
Si tu calendario muestra un espacio vacío, tienes tres opciones:
- Puedes consultar tu lista de acciones para elegir la próxima tarea para hacer. Como tienes la lista de acciones dividida por contexto, es posible consultar sólo las acciones que físicamente puedes hacer en tu situación actual. Si por ejemplo estás en la oficina, solo miras en las listas @oficina, @ordenador, @teléfono, @jefe y @compañero.
Luego aplicas un filtro mental a esta lista y ignoras todas las tareas que requieren más tiempo que el tiempo disponible hasta el próximo compromiso en el calendario.
Otro filtro que aplicas al revisar las acciones es el nivel de energía disponible. Debes intentar de hacer tareas complicadas en momentos con mucha energía y guardar tareas más fáciles para momentos con poca energía.
Finalmente evalúas a las prioridades de las tareas. ¿Cuál de estas tareas te avanza más hacía tus objetivos? ¿Qué tarea tiene más efecto en tu vida? - En lugar de trabajar en tareas predefinidas puedes procesar la bandeja de entrada. Habitualmente solo hay que hacerlo una o dos veces al día. Tú mismo notas cuándo debes hacerlo: si consultas la lista de acciones y sientes que puede haber algo más para hacer que no está en esta lista, probablemente es hora de procesar el inbox para completar la lista.
- Otra posibilidad es dar tu atención a una interrupción. Puede ser que un compañero te pregunta algo o que recibes una llamada. Sabiendo todas las cosas que tienes que hacer (porque están en la lista de acciones), puedes evaluar si vale la pena dar atención a la interrupción o no.
Otra cosa que puede pasar es que al procesar la bandeja de entrada encuentras algo que es tan importante que sería mejor dejar de procesar y primero finalizar esta tarea.
No hay problema trabajar en cosas al momento que aparezcan mientras tienes claro que en este momento no estás haciendo las cosas de tu lista.
Recuerda: al momento que elijas hacer una tarea, también elijas no hacer todas las demás tareas.
¿Qué vas a hacer ahora?
Muy buen artículo. Gracias Jeroen.
Estaría genial que un día nos explicaras cómo llevas exactamente la organización de tus tareas. O sea, que nos comentaras las listas que tienes, los programas que utilizas, etc.
Ya has comentado muchas cosas sueltas pero estaría bien un post en el que se resuma tu sistema completo.
A muchos que intentamos aplicar GTD nos sería de mucha utilidad ver una implementación concreta del sistema mostrada por alguien que tiene una amplia experiencia como tú.
Un saludo.
A veces he publicado un resumen de cómo trabajo, como en los artículos My Killer GTD Setup, Vincular dos sistemas de productividad y Qué usas para trabajar?. No descarto que pronto vuelvo a hacer un resumen, aunque creo que no debes copiar lo que hago yo, porque cada persona y cada situación es diferente. Lo que funciona para mi no necesariamente está bien para los demás.
Jeroen,
No tengo ningun comentario que añada valor a lo que dices en tu artículo.
Pero no quiero dejar pasar la oportunidad de darte las gracias por tus comentarios y consejos.