Las reglas o filtros de correo te ayudan a automatizar la organización de los mensajes en carpetas. Una regla típica es aquella que guarda todos los mensajes de un grupo de remitentes en la carpeta de Cliente X. Si estáis usando reglas, seguramente tenéis una regla de este tipo.
Una regla que archiva automáticamente mensajes a una carpeta específica te ahorra tiempo, porque ya no tienes que hacerlo manualmente. Por otro lado, esta misma regla te complica la vida, porque has creado otra bandeja de entrada para procesar. Si antes de tener esta regla tenías todos los mensajes nuevos en la bandeja de entrada, ahora los tienes repartidos sobre varias carpetas, y en lugar de procesar una bandeja de entrada ahora tienes docenas de bandejas de entrada para procesar.
Hay dos soluciones para este dilema:
No usar reglas para archivar mensajes y moverlos manualmente.
Si conoces bien tu aplicación de correo, sabes que hay atajos de teclado para mover mensajes rápidamente. Por ejemplo en Outlook puedes hacerlo usandoCtrl + Mayús + Vseguido por la primera letra de la carpeta de destino. Yo prefiero mantener mis mensajes en la bandeja de entrada y moverlos manualmente al procesarlos. Mi única excepción son las notificaciones de las redes sociales. Tengo una regla para mover estos mensajes a una carpeta de notificaciones, que trato como una bandeja de entrada para cosas con poca importancia. Solo proceso esta carpeta una vez a la semana.Crea una carpeta de búsqueda para ‘recrear’ la bandeja de entrada
Las carpetas de búsqueda o carpetas inteligentes son carpetas virtuales que muestran mensajes guardados en otras carpetas que cumplen los criterios de búsqueda. La mayoría de las aplicaciones de correo te permiten definir este tipo de carpetas virtuales. Es posible crear una carpeta de búsqueda mostrando todos los mensajes que no has leído en todas las carpetas. Puedes usar esta carpeta como tu bandeja de entrada sabiendo que tus mensajes ya están archivados en carpetas.
Lo que debes evitar es tener muchas bandejas de entrada.
nice
Yo tengo configuradas 5 cuentas de correo diferentes dentro de Gmail. Uso filtros principalmente para separar mi correo personal del correo que recibo en el trabajo, aunque también para separar los correos de las diferentes cuentas. No los tengo muy repartidos, apenas una carpeta por cada cuenta de correo, y las proceso por separado. Cuando estoy en el trabajo proceso las del trabajo y cuando estoy en casa, las personales.
Me he acostumbrado a hacerlo así y de momento me siento cómodo. Al menos recuerdo que antes recibía todo en la bandeja de entrada y me llevaba más tiempo separar los correos para luego procesarlos de manera adecuada, así que he ganado en comodidad.
Supongo que cada uno tendrá que adaptar las reglas a sus necesidades, pero sin duda para mí ha sido un avance en mi productividad diaria.
Hola, yo he descubierto las carpetas de búsqueda recientemente, las que tengo creadas principalmente son una para el correo de hoy y otra para el de ayer, la búsqueda "hoy" actúa como la bandeja de entrada de toda la vida, además las reglas hacen que todó vaya a su carpeta. Está todo organizado por su carpeta de proyecto gracias a las reglas y con las las carpetas de búsqueda veo lo que recibo al día para procesarlo. Saludos
Tambien puedes usar que manteniendo la bandeja de entrada original, crees una carpeta en la cual se envie una copia del mail, según origen, de esta forma los tienes clasificados y a la vez manejas solo una bandeja de lectura.
En este caso discrepo de ti, Jeroen, si tienes una sola bandeja de entrada (la de correo entrante) tendrás que perder el tiempo, o bien seleccionando cada correo para decidir si lo procesas o no o bien clickeando sobre cada carpeta de búsqueda previa decisión de lo que queremos procesar en ese instante, sin embargo si utilizamos carpetas en el correo conseguimos despejar bastante la bandeja de entrada y podemos decidir que carpeta (trabajo, amigos...) queremos procesar ignorando las categorías de menor prioridad, así si estamos finalizando un proyecto de trabajo, nuestros correos de trabajo tendrán preferencia sobre los correos de nuestra suegra. Ten en cuenta que dices que utilizas carpetas para redes sociales, una cosa que he aprendido a lo largo de mis muchos tropezones en este mundillo de la productividad, es que una solución a medias no es una buena solución, si crear carpetas te ayuda a despejar tu bandeja de correos de redes sociales también te puede ayudar para todos los correos, yo considero evolution como mi bandeja de entrada, las carpetas no son más que distintos "topics" el problema sería si usara por un lado evolution para hotmail, por otro lado outlook para gmail...entonces si habría varias bandejas diferentes y una auténtica locura para nuestra cabeza. Un saludo muy grande y espero seguir leyendo muchas más cosas interesantes en el canasto.
En mi caso, utilizando Gmail como cliente de correo, creo reglas para que se etiquete todo de forma automática conforme me lleguen los mensajes. Sin embargo, todos los mensajes pasan primero por la bandeja de entrada, pero ya tienen asignado una etiqueta y un color.
En cuanto a las redes sociales sí que utilizo una etiqueta diferente y omito la bandeja de entrada, ya que en ocasiones puede llegar a agobiar y, como comentas en el post, son mensajes que se pueden consultar simplemente una vez a la semana.
También tengo un filtro para todos los mensajes que empiezan por FW o Fwd para leerlos con menor frecuencia y omitir la bandeja de entrada, ya que normalmente son mensajes reenviados que comparten mis amigos y no tienen ninguna urgencia.
Uso 4 reglas para mover automáticamente, los correos informativos y de proveedores. También tengo un hábito: me tomo los martes y viernes al final del día para hacerlo; para ello selecciono la carpeta todas los documentos y selecciono los No Leidos en vista previa, aprovecho además de archivar de manera local mis documentos. Esta actividad tarda unos 15 ó 20 minutos.
Acabo de conocer esta página y me resulta muy interesante. Soy un "trabajador de conocimiento", como dice el autor en algún lugar, y mis "chips" de memoria fallan cada vez más o le quedan pocos kB (el Alzeimer acecha). Por ello, me veo obligado a anotarlo todo, fecharlo, revisar asuntos pendientes, ... y, aún así, cada vez se amontonan más las tareas sin acabar ("mea culpa" + dependencias de terceros). Veré como puedo sacar partido de vuestros consejos.
Y, aunque este artículo sea de hace un año y, posiblemente, existan otras fórmulas mejores para resolver la cuestión de las múltiples "bandejas de entrada", ahí va mi sugerencia:
Para el correo electrónico utilizo, desde su versión 8, el mail integrado en el navegador OPERA.
Dando de alta (OperaMail usa FastMail) una que se tenga en cualquier servidor o una nueva, permite configurarlo para múltiples cuentas en cualquiera de ellos (IMAP o POP para entrada, SMTP para salida).
Por motivos varios, uso cuentas en distintos servidores (Google, Hotmail, Yahoo, etc.) y, con solo conectar OPERA, tengo todo el correo en la misma bandeja, debidamente clasificado (No leido, recibido, "spam", ...).
Además, tiene notificador de recibidos (con el navegador activo) y las cuentas tipo IMAP (vg.: GoogleMail) puedo manejarlas como si hubiera entrado directamente en su servidor (Mover, borrar, marcar, ...).
Espero sea útil a algún lector de este estupendo "blog" .