Reuniones eficaces

Reunión

Reuniones y productividad son una combinación difícil. ¿Cómo puedes tener reuniones y al mismo momento trabajar en tus metas?

Una afición cara

A veces dicen que las reuniones son el pasatiempo nacional de España. No sé si está mucho mejor en otros países, pero creo que generalmente tenemos demasiadas reuniones.

No hay nada mal en una reunión, mientras está bien organizada. La comunicación y cooperación son imprescindibles para finalizar proyectos grandes y complejos, y las reuniones son la mejor manera de hacerlo.

Aún así he notado que mucha gente odia a las reuniones, y con buena razón. Si habláis gran parte de la reunión sobre procedimientos y políticas que no afectan el resultado final, estás perdiendo tu tiempo (y tu motivación) en la reunión.

No asistir

Si realmente piensas que pierdes el tiempo en una reunión, intenta si es posible no asistir o al menos asistir solo una parte de la reunión.

Si realmente debes asistir en la reunión, puede ser que estos consejos te ayudaran a convertir la reunión en una experiencia positiva:

  • Prepárate bien para sacar más beneficios de la reunión. Empieza unos días antes de la reunión para dar tiempo a tu subconsciente para tener ideas más creativas. Solo si eres una persona supercreativa es mejor no hacerlo, para mantener la perspectiva ajena al asunto y para generar ideas frescas durante la reunión. Revisa la agenda de la reunión y los documentos en tu carpeta con material de soporte del proyecto (ya tienes una, ¿verdad?).
  • Lleva algunos documentos de la carpeta Para leer contigo. En la mayoría de las empresas las reuniones empiezan al menos un cuarto de hora tarde, y así puedes aprovechar este tiempo de espera.
  • También durante la reunión habrá momentos menos interesantes. Usa estos momentos muertos para hacer otras tareas Puedes leer, escribir y revisar textos, apuntar ideas nuevas o incluso procesar tu correo. Si la reunión tiene más asistentes tendrás más tiempo para hacer otras cosas.
  • Toma notas Si alguien no toma notas, seguramente esta persona no debería estar en la reunión. Apunta tus ideas y acciones en el bloc de notas. Después de la reunión pon las hojas con notas en tu bandeja de entrada para luego procesarlas.

¿Tienes otros consejos para mejorar la productividad de las reuniones? Explícalo en un comentario.

10 comentarios en “Reuniones eficaces”

  1. me he quedado con la sensación de que una reunión eficaz es en la que eres capaz de mientras no empieza o en los momentos que no te interesa: aprovechar para hacer otras cosas que no tengan nada que ver con la reunión…

    =D

    en mi opinión, las peores reuniones son las que intentan suplir las carencias en gestión de proyectos.

    si el equipo no ha sabido llegar a buen puerto, no se va a solucionar con una macro reunión con todos los participantes… quizás con unas cuantas, más concretas y bien organizadas…

    1. Una reunión eficaz es una reunión que está bien organizada, pero a veces tenemos poca influencia en esto.

  2. La reunionitis es uno de los grandes males de nuestro entorno laboral. La mayor parte de las veces son innecesarias, siempre empiezan tarde y se sacan pocas conclusiones útiles. Si en cada reunión hubiera un contador que reflejara en coste x minuto x perfil asistente la cuantía de las mismas, se acabaría muy pronto con ellas.
    Mientras tanto, buenos consejos. Yo apuntaría un truco. Si tienes portátil o móvil con grabadora la puedes usar para no perder detalle.

  3. Aqui os mando una histoira que escribí y que “retrata” la ineficiencia de muchas reuniones : es la historia de Juan Buenrollo

    Esta mañana está satisfecho. Ha decidido organizar una reunión, y eso le encanta.

    Le pone un “título” bastante genérico para que la gente sepa “de qué va a ir”, las sorpresas nunca le han gustado.

    No selecciona con excesivo cuidado a los participantes. Además, como últimamente algunos fallan en el último momento, mejor será tirar largo… Sería deprimente quedarse casi solo. Una vez tuvo una pesadilla: estaba hablando ante ocho sillas vacías… ¿ocho? ¿por qué ocho? Le preguntó su mujer. ¡Vaya pregunta! Una situación tan dramática y ponerse a buscar una explicación sobre los números…

    A algunos de los participantes la reunión no les afecta, pero los convoca “para que no se ofendan”. Para Juan Buenrollo el buen clima es lo principal. Da igual, si bizquean mirando cómo el tiempo se les escapa y el informe por terminar clama al cielo desde su mesa!!!. El equipo es el equipo y un líder tiene que ser integrador.

    Los que reciben la convocatoria no saben muy bien a qué van, pero claro, si los han convocado confían en que: “por algo será”…

    Evidentemente, nadie puede prepararse la reunión correctamente y cuando llegan a la misma, se les tira en cara que no han aportado documentación, datos, o incluso se les comenta que por qué no han avisado al compañero que realmente lleva “eso”… Eso sí, todos esos comentarios desde el buen rollo y en un ambiente de plena confianza.

    Juan Buenrollo siente horror por las personas que pronuncian la palabra “objetivos” más de dos veces la misma semana. En un test le salió muy claro y se siente orgulloso: “Juan muestra una clara orientación a las personas” (del resto del test no se acuerda).

    El mismo buen rollo también reinó, cuando llegada la hora de empezar, como no estaban todos, esperaron “jovialmente” a que todos estuvieran presentes (nada, veinte minutitos de nada, hombre…). Somos personas, no números.

    Para poner la guinda, no les anuncia cuándo va a durar la reunión ya que piensa que no hay que agobiar a la gente con la presión del tiempo… de manera que muchos empezarán a sufrir cuando vean que van a llegar tarde a otra reunión, al callista (o será el dermatólogo), a hacer los deberes con su perro, a jugar y sacar a pasear a su mujer, o a una cena romántica con sus hijos… Este es el punto en que ya nadie sabe de lo que se está hablando

    Pero claro, Juan es así…las personas para él, son lo primero.
    Lástima que no se dé cuenta de que a veces les roba el tiempo que tienen para disfrutar de ser personas

    1. Gracias Eva,

      Y esperaba un comentario tuyo, pero no pensaba que ibas a publicar una historia tan larga.

      Pobre Juan…

  4. Bonita historia, Eva, aunque supongo que también existirá en otras empresas Pedro Done Ficaz… como contrapartida a Juan Buenrollo, ;-) Ejem, de todo habrá y guardar los equilibrios a veces es lo complicado.

    De cara a la organización de reuniones, me gustó en su día mucho un breve vídeo de bnet titulado Meeting types (en inglés, obviamente, aunque al menos cuenta con la transcripción por si el listening no va tan bien: http://www.bnet.com/2422-13731_23-311628.html

    En él se describe brevemente los dos tipos principales de reuniones y la importancia de la clarificación previa de cara a una organización más eficaz. Me pareció muy ilustrativo (y breve… para poder salir corriendo a la próxima reunión).

    Saludos, ;-)

  5. Tienes razón Rubén, afortunadamente si hay buenos moderadores (aunque no abundan) jejeje

    Una cosa que sí podemos hacer(aunque no es fácil) es procurar “educar” sútilmente al convocante/moderador para ayudarle a que sus reuniones sean más eficientes:

    - Si en la convocatoria no ha sabido definir el objetivo y no entendemos qué vamos a
    hacer en la reunión ni qué se espera de nosotros… no vayamos a ciegas, pidámosle
    esa información en aras a prepararnos mejor!
    - Preguntar si la reunión va a empezar con puntualidad y a qué hora va a terminar
    también es importante (si varios participantes lo hicieran, el moderador acabaría por
    replantearse las cuestiones horarias con mas seriedad
    - Si vemos que no se acaba de “cerrar” una decisión o que esta es demasiado vaga,
    siempre podemos sugerir “qué tal si anotamos las tareas, nos las repartimos y ponemos
    plazo?” evitando así una nueva reunión para “acabar de perfilar y decidir”.
    puede ayudar a que se replantee cosas

    Hay muchas pequeñas cosas que desde la sombra podemos hacer, pero no hay que caer en la inercia de “aceptar” que las reuniones son ineficaces y hemos venido a este mundo (el laboral!) a sufrirlas!!!

    Saludos a todos

  6. Interesantes pistas, aunque, como todo dependerá de entornos.

    Me sigue sorprendiendo enormemente la cantidad de reuniones en las que una inmensa mayoría no toma ni un solo apunte (ejem, a veces todo se contagia).

    Asimismo, el tema de la puntualidad… no me resulta extraño ser convocado a reuniones (en ocasiones más bien informativas sobre nuevas campañas o protocolos de actuación) constantemente interrumpidos por la ¿necesidad? de atención “inmediata” a los clientes externos. Es lo que hay.

    Saludos,

  7. Una reunión eficaz es aquella que cuenta con un buen moderador, que motive a la interactividad y no monopoliza el uso de la palabra.

  8. Miguel

    Miguel
    el 27 de Junio 2012


    Buenos consejos Jerome!

    En España tenemos mucha (y mala) costumbre de hacer reuniones cada 2 por 3, siendo la mayoría de ellas poco productivas. Acabamos perdiendo el tema principal de la reunión y tocando muchas temas que surgen a salto de mata. Al final nos vamos con la sensación de ¿para qué hemos hecho la reunión?

    A modo de completar con un poco más de info:
    http://es.workmeter.com/blog/bid/166186/Reuniones-eficaces-12-consejos-a-seguir

    Saludos!

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