4 claves para lidiar con las urgencias del jefe

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Para alcanzar un nivel de productividad personal óptimo todavía no conozco nada mejor que respetar el ciclo propuesto por David Allen en su sistema GTD: recopilar-procesar-organizar-hacer-revisar. Como podemos ver, todo empieza con la recopilación o captura de los compromisos que adquirimos, ya sea con un tercero o con nosotros mismo. La idea fundamental aquí es separar la recopilación del resto de actividades productivas.

Respetar este ciclo nos permite aplicar algunos “trucos” productivos muy efectivos, como por ejemplo evitar las constantes interrupciones simplemente tomando nota de los compromisos en el momento que surgen —recopilación—, y procesarlos posteriormente, cuando sea el momento más adecuado. De este modo evitamos tener que dejar lo que estamos haciendo en este momento para atender otros asuntos, que generalmente son menos importantes.

El problema surge cuando quien nos pide algo es el jefe, y además lo quiere para ayer. ¿Cómo encajar este tipo de situaciones en el ciclo productivo ideal, ese que separa la recopilación del procesamiento y la ejecución de las tareas? Ciertamente, no es sencillo. Pero con un poco de paciencia y mucha práctica, es posible hacerlo.

Veamos 4 claves que me han funcionado a lo largo de los años para mantener a flote mi sistema productivo contra el ataque de las interrupciones y las urgencias de última hora del jefe:

1. Aprende a ser confiable.

Nadie aceptará una espera si no confía en que cumplirás el plazo. Hacer que tu jefe acepte un “después lo hago” no es algo que podrás conseguir de un día para otro, especialmente si normalmente incumples tus compromisos. Pero una vez empiece a confiar en ti, verás que es mucho más fácil posponer las tareas. Tu jefe —y el resto de la gente— sabrá que terminarás el trabajo dentro de un plazo razonable, y no tendrá problema en esperar.

2. Haz partícipe a tu jefe de la situación.

Si tu jefe realmente necesita algo urgentemente, y atenderlo pone en peligro otros compromisos importantes, házselo saber. No te limites a aceptar sabiendo que vas a inclumplir —eso impactaría directamente sobre tu credibilidad. Que comprenda que su urgencia, real o imaginaria, afectará negativamente a otros asuntos. De esa forma no podrá reclamarte después el retraso de un proyecto, o el incumplimiento con un cliente interno o externo del departamento.

3. Ofrece alternativas.

No es lo mismo un “ahora no puedo”, que un “ahora no, pero me pongo con ello en 2 horas y te lo entrego mañana por la mañana”. Especialmente si ya gozas de credibilidad, estoy seguro de que esto prácticamente resolverá todos tus problemas al respecto. Por experiencia sé que pedimos las cosas urgentemente, no porque lo sean en este momento, sino porque no confiamos en que vaya a estar hechas a tiempo. Si eres una persona cumplidora, las cosas dejarán de ser urgentes para tu jefe.

4. Ten valor para tomar decisiones.**

Si a pesar de todo tu jefe se muestra poco razonable, sé pro-activo y toma algunas decisiones. Habla con el superior de tu jefe, o con cualquier otra persona o grupo de la organización que pueda ayudarte. Finalmente, si nada funciona, quizá este no sea el trabajo para ti: ¿por qué no cambiar de empleo? Nada compensa pasar 8 horas de tu día estrésado y frustrado por un jefe que no sabe serlo.

Y tú, ¿conoces otros trucos que te han ayudado a manejar este tipo de situaciones? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Foto por Lara604 (via Flickr)

Jero Sánchez

Autor del blog El Gachupas sobre productividad personal y desarrollo de buenos hábitos. Puedes seguir @elgachupas en Twitter, y sabrás en todo momento lo que lee, escucha, escribe… y algunos detalles de su vida cotidiana. También podrás resolver tus dudas sobre productividad dejando una pregunta en formspring.me.

12 comentarios en “4 claves para lidiar con las urgencias del jefe”

  1. Jose Fco.

    Jose Fco.
    el 14 de Julio 2010


    Buenoo… lo de la drástica solución final del punto 4, quizás allende los mares sea factible, pero por la piel de toro como que funciona a medias: hoy día es fácil ser despedido o despedirte de un empleo, pero harto difícil entrar en nómina de otra empresa. Pero tienes razón, con lo de los jefes que no saben serlo. Una vez oí que un jefe que tiene que recordar a sus empleados quién es el jefe, ni es jefe ni tiene madera de jefe . De éstos hay muchos.

  2. @Jose Fco:

    No, no pienses que en México es más fácil que en España, ni mucho menos. Pero no por ser complicado debemos esconder la cabeza bajo tierra y hacer como si no pasara nada.

    Estoy de acuerdo contigo en que las circunstancias tienen un gran peso a la hora de tomar decisiones tan drásticas, pero no por ello debemos excluirlas. Quizá no podamos tomar la decisión de cambiar de trabajo inmediatamente, pero sí tomar la decisión de hacerlo en cuanto nos sea posible. Y por supuesto, empezar a ser proactivos para conseguirlo.

    Lo que desde luego no vale es quedarnos sin hacer nada simplemente porque la situación laboral no está bien, y aguantar una situación frustrante el resto de nuestras vidas.

  3. Hluot Firthunands

    Hluot Firthunands
    el 14 de Julio 2010


    Con matices, pero he aplicado exactamente los mismos cuatro puntos y me han funcionado.

    Incluso el punto 4 que parece demaciado drastico, tiene ventajas. Cuando me salí del proyecto, el antiguo jefe entendio que era mejor dejarme ir que seguir discutiendo, cuando le preguntaron que tan buen empleado era, me recomendó como una persona con visión más alla de sus obligaciones.

    Aclaro, no cambie de empresa, pero deje un proyecto en una área y entré a otro en otro proyecto en otro departamento y no tengo contrato fijo, soy trabajador eventual.

    Sobre el punto 3 alternativa puede ser acoplar los tiempos con el resto del equipo, a mi me a salvado de tirar un “no puedo” el preguntar “¿Fulanito ya tiene su parte? Tengo entendido que está ocupado”.

    Cuando vemos a Fulanito, en la negociación del tiempo y la coordinacion de todos puedes negociar tiempo para tí de mejor forma que teniendo al jefe encima de tu escritorio.

    La alternativa fue cambiar el escenario de la negociacion del tiempo.

  4. Carolina

    Carolina
    el 15 de Julio 2010


    Jero, en verdad me ayuda mucho tu artículo. Trabajo en una empresa en donde todo es para ayer, y desgraciadamente mi jefe piensa que como la empresa es una empresa que tiene que cambiar a capricho absoluto del cliente, la planeación, los formatos y las fechas limite no aplican, son “burocracia” y quitan tiempo. Así que es dificil mantener un sistema que me ayude a ser mas productiva; sin embargo los puntos que comentas (especialmente el 3), siento que me ayudaran mucho para poder darle un giro a la forma en que estamos trabajando, y digo estamos, porque como cadenita que somos, mi trabajo impacta el desempeño de mucha gente.
    Saludos!!

  5. Diste en el punto, todo gira en torno a la credibilidad y la confianza de tu jefe hacia ti. Cabe recalcar que la confianza es algo que es fácil de perder y muy difícil de conseguir.

  6. @Hluot:

    Excelente adaptación de las 4 claves. Como decía el filósofo español Ortega y Gasett, cada uno “somos” unas circunstancias diferentes.

    Gracias por compartir tu experiencia :-)

  7. @Carolina:

    Aunque no resulta inmediato, los cambios productivos en la oficina casi siempre terminan impactando —y contagiándose— al resto de compañeros. Así que te animo a intentar desarrollar estos y otros hábitos productivos. Verás que merecen la pena :-)

  8. @Juan P:

    Desde luego, hacerse fama de confiable cuesta, especialmente en ciertos entornos. Por eso, una vez conseguido tenemos la gran responsabilidad de mantenerla a toda costa. Los rendimientos de ser confiable merecen el esfuerzo —por ejemplo, ¿qué tal pedirle a tu jefe que te deje trabajar desde casa x días a la semana? ;-)

  9. principalmente los compromisos se incumplen por incapacidad o por mala gestion. a veces hay que tener claro que futuro queda y obrar en consecuencia. y la supervivencia en un ambiente caotico es muy dura. hay que procurar no contribuir al caos.

  10. @Alf:

    En mi opinión personal, la mayor parte de las veces los compromisos se inclumplen por mala gestión personal —se supone que estás ocupando un puesto para el que estás preparado ;-)

    Te doy la razón en que sobrevivir en un ambiente caótico no es fácil. Sin embargo, gestionarse uno mismo de forma adecuada puede hacer la experiencia mucho más llevadera. Además, cuando en un entorno caótico surge una mente ordenada, pueden producirse algunos fenómenos curiosos. Las personas poco productivas generalmente no lo son por gusto, sino por falta de un método claro para trabajar. Por eso, cuando de repente tienen un compañero que trabaja con buenas prácticas suelen interesarse y, a veces, puede llegar a revertirse la situación caótica —con el tiempo, claro.

  11. Diana Saenz

    Diana Saenz
    el 10 de Mayo 2013


    Bunas tardes Jero, te escribo de una revista Colombiana que maneja temas empresariales y quiera saber si podemos publicar en nuestra página con tus créditos, algunos de tus artículos, ya que consideramos que son muy interesantes para nuestros lectores. Es posible que les realicemos algunas pequeñas correcciones de estilo para adecuarlos al espacio que tenemos disponible y al lenguaje de nuestro país,sin embargo, te los enviaría para que los vieras con anterioridad.

    Muchas gracias

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