Para mucha gente Outlook es la herramienta para mantener el orden en su vida: correo, listas de tareas, recordatorios, citas… Yo también uso Outlook en la oficina, aunque he hecho un poquito de tuning.
Hoy quiero compartir algunos consejos para usar Outlook con más rapidez. La velocidad de trabajar con un gestor de tareas es muy importante: lo más rápido que puedes añadir una tarea o cita, lo antes puedes continuar con tu trabajo. Estos consejos están basados en Outlook 2007, aunque muchos también funcionan en versiones anteriores.
Crear correos, tareas y citas
En la mayoría de las aplicaciones la manera más rápido de trabajar es usando el teclado en lugar del ratón, y Outlook no es la excepción. Hay algunas tareas que repites seguramente durante todo el día en Outlook, y si solo aprendes los atajos de teclado para estas acciones ya ahorras mucho tiempo:
Ctrl + Mayús + M: Enviar un correo
Ctrl + Mayús + T: Crear una nueva tarea
Ctrl + Mayús + A: Añadir una cita
Estos atajos de teclado funcionan desde cualquiera pantalla de Outlook. Es igual si estás en la pantalla de las tareas, tu calendario o el correo, con Ctrl + Mayús + M siempre abres un mensaje nuevo.
Visualizar tu correo, tu calendario o las tareas
También hay atajos de teclado para cambiar de pantalla. Si estás procesando tu correo y alguien te llama para planificar una reunión, puedes usar el atajo de teclado Ctrl + 2 para abrir el calendario al instante.
Ctrl + 1: Abrir el correo
Ctrl + 2: Abrir el calendario
Ctrl + 3: Abrir los contactos
Ctrl + 4: Abrir las tareas
Ctrl + Y: Elegir una carpeta para abrir
Mover y copiar a una otra carpeta
El atajo de teclado para mover funciona con correos, tareas, citas y notas. Además puedes seleccionar varios correos y moverlos todos juntos.
Ctrl + Mayús + V: Mover la selección a una otra carpeta
Mover cosas a una otra carpeta es muy importante, porque es la manera más eficaz de convertir un correo en una tarea o cita. Al mover un mensaje a la carpeta Tareas se convierte automáticamente en una tarea.
No hay atajo de teclado para copiar, pero es posible navegar por los menús de Outlook usando el teclado. Cada opción en los menús tiene una letra subrayada para poder acceder a este menú usando la tecla Alt en combinación con esta letra. La opción para copiar está disponible en el menú Edición (la letra E) y se llama Copiar en una carpeta… (un punto):
Alt+e, .: Copiar la selección a una otra carpeta
Es un poquito más complicado que mover, pero mucho más rápido que usar el ratón.
Gestionar correo
Para muchos, la sección de correo es la más importante de Outlook. También para gestionar el correo hay algunos atajos de teclado:
Ctrl + R: Contestar el mensaje
Ctrl + Mayús + R: Contestar a todos
Ctrl + F: Reenviar el mensaje
Outlook tiene muchos atajos más, pero si solo sabes estos ya te ahorras mucho tiempo. ¿Cual es tu atajo de teclado favorito en Outlook?
Más que shorcuts, me gustaría ver ejemplos de uso de Outlook.
¿Cómo ser más eficaz con el uso de Outlook? En muchas ocasiones, tengo la impresión de que usamos Outlook como cliente de correo, y es _mucho_ más que eso. La formación en el uso de toda la herramienta sería algo complejo y extenso.
Pero centrándonos en el uso de Outlook como cliente de correo, ¿cuál es la forma de optimizar su uso? ¿Es conveniente crear muchas carpetas? ¿Es mejor usar pocas? ¿Es conveniente dejar la bandeja de entrada a cero? ¿cómo usar las reglas del Outlook? ¿qué reglas son recomendables? Son algunas de las dudas que tengo.
Ya dejo para otro día los problemas que origina leer el correo en un smartphone y que de forma automática se de por leídos los mensajes. Cuando llegas a la oficina y tienes n+1 mensajes nuevos, en más de una ocasión me he olvidado de mensajes importantes (y ya marcados como leídos)
Saludos y gracias por todo!
cdelcollado
Hay muchísimas cosas que podría explicar sobre Outlook, y seguramente vuelvo a escribir sobre esta herramienta tan versatil.
Mientras tanto, puedes ver las dos videos que ya he hecho sobre Outlook: Procesar más eficaz en Microsoft Outlook y Vaciar la bandeja de entrada.
Si buscas por Outlook puedes encontrar algunos artículos más que he escrito sobre Outlook.
Gracias Jeroen.
Un saludo
cdelcollado
Hola cdelcollado,
El problema que veo es que estás manteniendo la bandeja de correo como tareas, y eso te puede llevar a descuidos como el que comentas.
Para resolverlo, el mejor modo es convertir esos correos en tareas, y quitarlos de la bandeja de entrada (ya han sido procesados).
Con Needian - Organízate en 1,2,3 puedes hacer esto de manera sencilla en tu smartphone.
Te voy a dar un dato que te va a alegrar el día. Si hay un atajo para copiar CTRL+SHIFT+Y
Saludos.
Personalmente no necesito este atajo de teclado, porque solo mueve mensajes, pero seguramente hay lectores que estarán muy feliz después de leer esto. Muchas gracias por compartir esta información.
Muy bueno el post.
Pregunta, tengo una consulta sobre como cambiar el asunto en OUTLOOK for MAC. En WIN simplemente se sobreescribe.
Es justamente para que se organice correctamente el organizado bajo conversación.
Muchas gracias.
Slds
L