Creo que, después del e-mail, la gestión de papel (facturas, notas, correo, etc.) es la segunda problema de productividad de la gente. La mayoría de nosotros tienen varias pilas de papeles distribuidas por casa (en el despacho, en el comedor, en la cocina, en la entrada…) que seguramente no pertenezcan allí. Nuestros expertos de productividad ayudan contestando la pregunta:
¿Cuál es el consejo más importante que darías a alguien que tiene problemas con la gestión de todo el papel en su vida?
El papel es un soporte efímero que siempre acaba por perderse: los memos, facturas, tickets, informes, etc. Lo principal es pasar del soporte papel al soporte electrónico. Para ello un buen compañero es un escaner. Yo escaneo toda la documentación que aparece en la bandeja de entrada, una vez en soporte électrónico, reciclo el papel en caso de poder aprovechar alguna cara o va directo al contenedor de reciclaje de papel.. Si tengo que realizar alguna accion con lo escaneado, es fácilmente añadible a la PDA o al gestor de correo y cuando hay que hacer busquedas siempre tienes herrameintas mucho más rápidas que revolver en un archivo.
Alex Bergonzini
Una opinión interesante, aunque no estoy completamente de acuerdo. La gente que pierden papeles probablemente tampoco tiene sus documentos electrónicos organizados. En mi caso personal, es más rápido archivar una factura en una carpeta que escanear esta factura y guardarla en mi sistema de ficheros electrónicos. Yo creo que la clave está en desarrollar un sistema que funciona para ti.
Deja de usar papel. Escanea todo, conviertelo en archivos informáticos, y usa herramientas de gestion para organizarlo (indices, tablas, listas de tareas, etc).
David Topí
Es verdad que documentos electrónicos son más fáciles de encontrar con las buscadores actuales.
Personalmente intento minimizar al máximo el uso de papel. Mi consejo es utilizar la versión electrónica siempre que sea posible. Si por ejemplo lees un artículo que te gusta en una revista, puedes escanearlo y guardarlo digitalmente en lugar de conservar la revista. En los casos en que no hay más remedio que conservar el papel, es indispensable contar con un buen sistema de archivo y mantenerlo al día tirando regularmente lo que deja de tener utilidad.
JM Bolivar de Optima Infinito
El mantenimiento es el punto débil de muchos sistemas de archivo. ¿Cuándo ha sido la última vez que has revisado tu archivo y tirado documentos que ya no son relevantes?
En primer lugar le diría que cualquier persona puede cambiar y mejorar su vida pero que no todo el mundo logra hacerlo. Hay que seguir un plan definido, con cambios pequeños, tener persistencia, motivación, probar, equivocarse, seguir probando, reforzar la motivación, etc. Yo logré cambiar una vida que era un desastre por una nueva. Pero me costó mucho. Berto Pena de Think Wasabi
Cambios grandes están construidos por muchos cambios pequeños.
Hacer exactamente lo mismo que hacen las grandes organizaciones. Reducir el número de papeles. Hacer un escrutinio inmediatamente y desechar todo lo que se sepa innecesario. Lo que no esté seguro puede ir al desván o trastero, en archivo de definitivos, ordenado por fechas. Si no son necesarios los originales, sino sólo la información, una simple fotografía digital puede servir de escaneo rápido en documentos que se sabe no se van a usar mucho.
Miguel de Luis de Sabiduría y Vida
Usando una cámara de fotos en lugar de un escáner ganas tiempo, pero pierdes legibilidad. ¿Qué prefieres?
Para mí básicamente se resume en digitalizar todo lo que más puedo. En mi caso, uso una multifuncional (escáner, impresora, copiadora) y allí digitalizo todo lo que me llega: facturas, recibos, cartas, etc., no me toma mucho tiempo. Aquello que es de una sóla página lo guardo como .jpg (más facil de manipular y visualizar, al menos en pc) y lo de dos páginas o más lo guardo como .pdf. Nombro los archivos iniciando con la fecha (del día en que digitalizo o la que tenga el documento) siguiendo con una ‘keyword’ para identificarla fácil y una muy breve descripción en una o dos palabras. De allí generalmente la llevo a una carpeta general de ‘Reference’ aunque últimamente he pensado en crear carpetas específicas pues aún con la función de búsqueda se me ha hecho más largo encontrar archivos que de la forma tradicional. De esta forma puedo decir que permanezco 100% digital con mi trabajo.
Javier Ferrand de Vida en orden
Aunque no uso el escáner mucho, este sistema de archivar ficheros digitales parece mucho a mi sistema para ficheros digitales.
Tener una bandeja de entrada en la mesa de trabajo tan grande como sea necesaria y accesible en todo momento.
No hace demasiado que he descubierto la metodología GTD y esta ha sido una de las recomendaciones más sencillas que han tenido mayor impacto en mi organización diaria: la presencia y accesibilidad de esta bandeja facilita en todo momento la entrada de tareas y actúa como recordatorio permanente de la necesidad de procesar las tareas pendientes.
Yoriento
Una simple bandeja de plástico puede marcar la diferencia, porque mantiene todos los papeles sueltos en un lugar y además da información sobre cuánto material aun queda para procesar. La altura de los papeles es como el numero de correos nuevos en tu aplicación de correo.
Yo le aconsejaría que simplificara al máximo, y es algo que se puede aplicar a cualquier área, no sólo a la gestión del papel. Guardar información, sea en papel o digital, es una fuente de carga mental para recordar qué es cada cosa, cómo la tenemos guardada, para qué sirve, etc. De nada sirve enfrentarnos a toda esa información si necesitamos más energía para gestionarla que para sacarle provecho.
La simplificación supone varios niveles, empezando por filtrar qué debemos (no lo que queremos) guardar y qué no; después pasar por archivar esa información de la forma más sencilla (en carpetas separadas por temas más bien genéricos, y de forma alfabética) y rápida (de forma que tardemos menos de un minuto en hacerlo). A partir de aquí hay muchas más sugerencias, como convertirlo a digital, pero eso son mejoras a un sistema que ya hayamos simplificado.
Daniel Aguayo de Du Tudú
Si es posible, hay que mirar si es posible evitar que las papeles entran en tu vida. Finaliza suscripciones a revistas en que ya no estás interesado, pide facturas electrónicas, etc.
Daría dos consejos. Para todo lo que es administrativo (impuestos, bancos, etc.) hacer lo máximo posible por internet y pedir a los organismos respectivos que no envíen más documentación en formato papel. El segundo es: si no queda más remedio, comprar carpetas, clasificadores, guardar todo en carpetas APENAS RECIBA el documento. No dejarlo en un montón diciéndose: la semana que viene organizo mi papeleo…
Luis Argento
Aquí actúa la teoría de las ventanas rotas: si tienes tu mesa de trabajo completamente limpiado, veras que también procesas tus papeles más a menudo.
En cuanto a las facturas, etc. estoy de acuerdo con que el papel es engorroso y hay que evitarlo al máximo. Pero el material de lectura prefiero tenerlo en papel porque me permite concentrarme mejor y porque paso demasiadas horas delante de la pantalla en el trabajo. Casi nunca consigo concentrarme si leo en el ordenador.
¿Has probado un lector de libros electrónicos?
Estamos tan contagiados de la fiebre digital que olvidamos la esencia de lo que significan esos papeles. Si el documento viene firmado digitalmente por su emisor, podríamos guardarlo tal cual lo recibimos, pero si lo escaneamos, éste pierde su autenticidad y validez, pues cualquiera podría modificarlo a su gusto una vez esté en formato digital.
Hay documentos que tenemos que guardarlos en su formato original y en papel. ¿Alguien tiene la escritura de su casa en PDF, y ha tirado el original de la Notaría? NO, POR SUPUESTO. ¿Se admite una copia escaneada de una factura para realizar una devolución de un producto? NO, POR SUPUESTO.
Si sabemos discernir qué es lo que podemos escanear y qué no, entonces es cierto que es mejor escanear lo que se pueda, pues ahorra mucho espacio en la mesa y te da menos quebraderos de cabeza cuando tienes que buscar algún documento, sobre todo si puedes indexar los PDF. (Por cierto, Ferrand: PDF comprime las imágenes usando algoritmos JPG, por cuanto no tiene mucho sentido cambiar de formato ya que internamente es lo mismo, podrías homogeneizar usando exclusivamente PDF).
Mi método para el papel:
1) Filtrar: ¿Qué necesito que guardar en formato original y qué no?
2) Escanear lo que no necesite tener en papel
3) Gestión del Archivo de Papel:
a) Archivar por subcarpetas de 2 solapas, etiquetando el lomo (a ser posible tipográficamente, no manualmente). Da igual el color de la carpea, solo importa tener reserva suficiente de carpetas.
b) Organizar el archivo temáticamente (propiedades, contratos, salud, laboral, hobbies, blog, viajes, proyectos de compra, Colegios, ...) y en cada tema, ordenar alfabéticamente los lomos de las carpetas.
c) Mención especial el tema contable: En el transcurso del año, uso una caja de cartón a modo de inbox donde echo todo el papel que me llega: cartas, tickets, avisos, publicidad... Semanalmente reviso su contenido y traslado lo importante a un archivador de fuelle, donde hay un alojamiento para cada tipo de documento: facturas de agua, luz, teléfono, comunidad de vecinos, otros suministros, justificantes de compras, impuestos, tarjetas de crédito, bancos, etc. Al terminar el año, como todo ha ido "cayendo" por orden de fecha en el fuelle, se saca, se grapa por temas y se pasa a un sobre de archivo definitivo tamaño cuartilla. Guardo 5 años como mucho, así que cada vez que guardo uno nuevo, tiro el más antigüo (una pila FIFO).
c) Otra mención: manuales de aparatos y sus garantías van a otra carpeta distinta
Slaudos.
Muchas gracias por explicar este flujo de trabajo. Estoy de acuerdo que es muy importante saber distinguir los documentos que tenemos que guardar del los demás documentos.
No estoy de acuerdo con todo el artículo. Luego de años de usar ordenadores me he encontrado que a la postre conservaba mejor mis viejos archivos en papel que los digitalizados, a que, por diversas razones (cambios de ordenador, pérdidas inesperadas, uso de varias aplicaciones, etc.) ya no estaban completos.
¡Cómo el papel no hay nada! y la probabilidad de perderse es mucho mayor con la información digitalizada.
De todos modos he llegado a un compromiso en el que trato de utilizar lo mejor de cada. En papel todo lo que quiero que dure (lo que no, al ordenador), y digitalizado una base de datos con una referencia clara a lo que está en papel, y dónde se guarda. En casos especiales, digitalizo el papel (escaneado), pero siempre guardando el original.
De nuestra época, cada vez se perdarán más cosas, y en un siglo ya me contarás, quedará más del siglo XX, que del XXI :-)
Buen artículo! :-)
Leyéndolo me he dado cuenta de mis dos principales problemas ahora mismo:
- No tengo una bandeja de entrada de verdad, por lo que tengo papel por todas partes y eso hace que no sepa siquiera lo que tengo por clasificar.
- El acceso a mi archivador está casi siempre bloqueado por cosas que tengo delante, por lo que acabo de darme cuenta que eso hace que me de pereza archivar algo, así que supongo que lo primero que tengo que hacer es dejar espacio para acceder libremente a él.
Respecto a conservar las cosas digitalmente o en papel, mi opinión es que deberíamos conservar en papel sólo lo que realmente sea necesario tener en papel, para el resto lo ideal es guardarlo escaneado, y si es posible usar un OCR, al estilo Evernote; luego se tira.
Supongo que os referis al ambito, empresa/profesional. Es evidente que en ese campo hay que normalizar, mecanizar automatizar... el papeleo si no esta organizado nos puede hundir. Otra cosa es como evolucionar, garantizar que la caida de un ordenador (la pda o lo que sea) no de al traste con el negocio. Otro aspecto es el coste fiscal o de facturación que puede ocasionar la perdida de datos o documentos y sobre todo imagen inspiradora de confianza.
En ambito privado hay que ser muy cuidadoso con lo que se propone, La deformación profesional invita a suponer que todo el mundo tiene amplios conocimientos de informatica, un buen presupesto y unas ganas de estar dia que no veas. Eso si cuando no se encuentra un documento (y esto puede costar caro) en aquel momento santa Barbara bendita mas propositos de enmienda que con el Año Nuevo.
Y ahi se deberia hablar de documentación vital como la documtación personal/familiar, ultimas voluntades, escrituras de propiedad. Otra mas temporal como manuales de uso, garantias. Otras como las facturas de sumistros. A que seria bueno saber el regimen de consumo electrico (puedes cambiar por agua gas...) para valorar una oferta. Y por ultimo la agenda (citas, To Do, listas).
Antes de "quemar" el papel una reflexión de cuales son las nesidades y si lo puedes sustituir. Eso la propaganda no solicitada que encuentres en el buzon directamente al contenedor de papel recicable.
100% de acuerdo contigo. Email, reuniones y papel son los 3 frenos principales a la productividad.
De cara al papel, hasta que la firma digital sea un realidad en la transacciones entre empresas, me temo que existen pocas soluciones mágicas.
El tiempo perdido en la gestión de presupuesto/petición de trabajo/facturas/envio papel/realización de pago/archivo es sencillamente alucinante, y desesperante para una autonomo que presta servicio a una grande empresa