El correo electrónico es uno de los medios de comunicación más usados. No obstante, hay muy poca gente que disfruta de su correo. Para todas estas personas publico hoy 20 consejos para usar esta herramienta con más inteligencia y más eficacia.
- Elimina cada mensaje de la bandeja de entrada después de leerlo, sino es posible que leas algunos mensajes 10 veces o más. Marcar el mensaje como no leído para indicar que aún debes hacer algo con el mensaje no es la solución; para eso existen las listas de tareas. Intenta vaciar la bandeja de entrada por completo al menos una vez cada dos días.
- Copia cada mensaje que requiere acción al sito adecuado: si estás esperando a otra persona guárdalo en la carpeta ‘en espera’, y todo lo que no requiere ninguna acción para ahora, lo aparcas en la carpeta ‘algún día/quizás’. Citas van al calendario y tareas a la lista de acciones. Así te aseguras de poder reencontrarlo al momento en que lo necesitas.
- Luego, mueves cada mensaje a la carpeta ‘archivo’. Así puedes fácilmente reencontrar cada mensaje.
- Intenta almacenar todos los mensajes en solo una carpeta para evitar tener que tomar una decisión sobre dónde guardar cada mensaje. Si es necesario puedes crear sub-carpetas, pero intenta reducir el número de carpetas.
- Usa el buscador del ordenador para encontrar un mensaje en concreto. Muchas veces puedes encontrar un mensaje rápidamente si tienes los mensajes en el archivador ordenados por remitente. Ademas, con una herramienta como Google Desktop, Windows Desktop Search o Spotlight puedes encontrar cualquier mensaje en un instante.
- Usa software para abreviar textos largos. Outlook tiene por defecto una funcionalidad de autocorrección, pero también puedes usar un software externo como ActiveWords o Typinator. Con estas herramientas ya no es necesario buscar la ruta hacia la oficina y pegarla en el correo; con tres teclas tendrás el mismo resultado en una fracción de segundo.
- Usa atajos de teclados. Según estudios, trabajar desde el teclado es un 50% más rápido que usar el ratón.
- Aprende mecanografía. En esta era de ordenadores ya no hay excusa; teclear con diez dedos es mucho más rápido.
- Apaga las pantallas y los sonidos que te avisan de correo nuevo. Configura también el programa de correo para que no descargue el correo continuamente. Planifica momentos concretos para procesar el correo y cierre el programa de correo durante el resto del día.
- Contesta el correo directamente si puedes hacerlo dentro de dos minutos. No lo debes hacer cuando llega (vea el consejo anterior), pero solo cuando estás procesando el correo. Cada correo que has podido contestar mientras estas procesando puedes olvidar y no hay que apuntar nada en tu sistema de productividad personal.
- Toma 12 minutos para contestar el correo y luego continuas con otras tareas. Así puedes estimularte de procesar el correo de manera más eficaz mientras reservas tiempo para el otro trabajo.
- Usa listas de tareas. Si copias un correo a la lista de tareas tendrás la posibilidad de cambiar el asunto para que quede claro qué hay que hacer exactamente con el mensaje. Es mucho más fácil elegir una tarea desde una lista de acciones con descripciones claras que elegir desde una carpeta de correo con asuntos varios.
- Usa una lista ‘En Espera’. Usando esta lista estás seguro de que no olvidas nada (si revisas esta lista al menos una vez a la semana), mientras mantienes estos mensajes fuera de la vista.
- Si es posible, contesta los correos durante el próximo día laboral. A un lado no debes contestar los mensajes demasiado rápido para no crear expectativas imposibles, mientras tampoco puedes esperar mucho tiempo.
- Escribe tus respuestas en 5 líneas. Si no puedes hacerlo en cinco líneas, es probablemente más eficaz usar el teléfono o explicarlo cara a cara. La gente habitualmente no lee correos largos y además pierdes mucho tiempo escribiéndolos.
- Especifica un asunto claro para cada correo que envías. ¿Qué quieres exactamente que haga el destinatario?
- Cuida con los CC y CCO. La atención y el tiempo de los otros también tiene valor.
- Configura el programa de correo para que no envía los correos directamente. Así te puedes permitir hacer fallos sin consecuencias desastrosas.
- No discutas por correo electrónico. El e-mail no es el medio para gestionar emociones.
- Usa filtros y reglas para eliminar correo basura y procesar notificaciones.
¿Cuál es tu mejor consejo para gestionar el correo?
Me ha parecido una recopilación clave para el uso del mail, un gran pareto.
Hola Jeroen,
Felicitarte por esta recopilación de consejos que aumentan nuestra productividad a la hora de usar el email y que son de sentido común. El email no nos puede controlar y determinar nuestra jornada laboral y debemos ser nosotros los que usemos adecuadamente esta herramienta. Si nos condiciona para otras tareas se convierte en un ladrón de tiempo más que en un facilitador.
El Sr email hasta donde van mis investigaciones no tiene personalidad propia ni capacidad de obrar aunque algunos piensen que tiene vida propia.
Saludos,
Juan
Podria adicionarse el uso de software para dictado como Dragon Naturally Speak, evita al largo plazo problemas en las muñecas y se incrementa la productividad.
No tengo experiencia con este tipo de software, pero me parece una buena opción para redactar textos largos.
Son muy buenos todos los consejos.
Quería comentar uno en concreto: 12 Usa lista de tareas. Yo acostumbro a mover los mensajes del Outlook a la lista de tareas y efectivamente allí cmabio el tema y pongo más notas aclaratorias. El único problema es que los archivos adjuntos no se mueven a la lista de tareas y eso es útil.
Yo tengo un conjunto de subcarpetas en el Outlook, y allí muevo los mensajes (con sus archivos adjuntos), estas carpetas tienen el nombre de los temas que llevo (o proyectos según GTD). Y se corresponden con los mismos nombres de las carpetas que tengo en el disco duro.
¿Algún consejo? ¿Alguien lo hace de otra manera? A mí me parece muy importante el manejar también los archivos adjuntos.
Un saludo.
De nuevo, felicidades por los consejos, concisos, directos muy buenos.
Si arrastras el mensaje con el botón derecha del ratón, tienes la posibilidad de crear una tarea nueva con el menasaje ajuntado. Como todo el mensaje está incluido como fichero adjuntado, los ficheros dentre del correo también estarán disponibles. No sé si he explicado bien, pero si lo pruebas verás lo que quiero decir.
Muy buena nota (como siempre)
A mí una casa que es muy útil es tener sub-carpetas para ciertos temas que puedo hacer que se ordenen solo con una regla.
Ejemplo: Además de mi empresa soy presidente de un club y manejo un Proyecto en otro emprendimiento. Aunque todo me llega a la misma bandeja de entrada, la regla los separa a las subcarpetas correspondientes.
Lo que veo útil pero todavía no logro hacer es transformar los mail pendientes en otras cosas como TAREAS o ACCIONES o Algún día Tal vez; y hoy le pongo las banderitas con el Outlook lo que me deja a la vista pila de cosas que no reviso con periodicidad, y ya no sé ni qué hay. Pero no me atrevo a sacarlos de ahí, cuando los veo pues a todos los deje pendiente por algún motivo y no me decido con cual es la acción a seguir.
Juanjo