¡Venga ya! ¿2 horas en una jornada de 8? (bueno, para muchos de nosotros se acercará aún más a 10 horas diarias), son un 25% de productividad. ¡Imposible!

Pues de verdad es posible y encima es muy fácil de hacer. El coste de entrada es nulo, no hace falta instalar ningún Software, pero sí hay una curva de aprendizaje: deberás superar tu incredulidad y romper para siempre con tu nefasta rutina de trabajo.

¿Qué harías con 2 horas más de tiempo al día?

Antes de entrar en los detalles de cómo realizar este milagro, imagina lo que son 2 horas productivas al día:

• Es más tiempo para resolver asuntos pendientes atrasados: tu jefe estará más contento, o lo que es lo mismo, padecerás menos estrés en tu entorno laboral.
• Si estás hecho una maquina en Get Things Done (GTD) y no tienes nada atrasado, siempre podrás pasar más tiempo leyendo blogs de interés para ir autoformándote. La actualización de conocimientos es un deber para todos. No dejes nunca tu puesta al día.
• Si tienes flexibilidad de horario y trabajas con objetivos semanales, podrías estar en casa antes para disfrutar de tu familia y/o aficiones. Esto presupone que tu jefe sabe planificar y que tu tiempo le importa algo más de dos pepinos. Si no es así, te hará esperar hasta las 18:00 para pedirte un informe para el día siguiente a las 08:00 (¿te suena de algo?).
• Si eres un culo inquieto, podrías tener tiempo de estudiar un proyecto personal antes de lanzarlo.
• Si ya lo has lanzado (es mi caso, acabo de lanzar un blog), se trata de 120 minutos para convertir ideas en acciones y hacer que tu blog se mueva.

Vale, ya me has convencido ¿Cuál es el secreto?

Cuando entras en el trabajo y enciendes el ordenador, no arranques Outlook (o el programa de correo que utilizas) hasta pasadas dos horas de tiempo. Si entras a las 09:00, entonces, no abras Outlook hasta las 11:00 de la mañana.

Eso es todo. Acabas de ganar 2 horas productivas de altísima calidad (las primeras por la mañana). ¡Enhorabuena!

Apelando a las leyes: Pareto y Parkinson

El amigo Pareto, nos dice que un 20% de nuestras tareas van a generar 80% los resultados, o lo que viene a ser los mismo, 80% de tus actuaciones a lo largo del día no sirven para gran cosa.

Haz un análisis de cómo malgastas tu tiempo, pero te aseguro que entre tu adicción al correo electrónico y tu tendencia a evadirte en la red, al final del día has perdido muchos minutos que se han sumado en horas.

Es capital identificar las tareas que más tiempo te consumen e intentar actuar sobre ellas: Si confirmas que padeces una emailitis aguda, debes actuar sobre ella, porque al tratarla obtendrás grandes beneficios. Si te enfocas a resolver micro-tareas sin ningún impacto, no ganarás nada. "No Risk No Reward" dicen los americanos.

Parkinson nos cuenta que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. Hay muchas formas de interpretar esta ley, una de ellas es que si no fijas un marco de tiempo para la gestión de tus emails, acabarás pasando todo el día respondiendo a emails y escribiendo emails. Otro corolario de esta ley es que el tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia. Da que pensar, ¿verdad?

Así que si casamos a Parkinson con Pareto, lo mejor que podemos hacer es decidir no pasar más de una hora al día gestionando emails.

Mi receta personal para gestionar correos

1. Consulto mi Blackberry en el metro de camino para el trabajo. Sólo me centro en los títulos de los emails. En el 99% de los casos, no voy más allá, ni leo el email por completo ni por supuesto respondo. Esto significa que cuando llego al trabajo sé que hay de nuevo. También podría no hacerlo, pero esto me tranquiliza. Si no eres tan inquieto como yo, puedes considerar este paso 1º como una opción.
2. Llego a las 08:00 al trabajo (más o menos) y enciendo mi ordenador con un café en la mano. No arranco Outlook
3. A las dos horas de tiempo (y lo cronometro), entro en Outlook y trabajo una hora completa, para poder aprovechar el efecto producción en Batch (el coste de responder a 10 emails de una vez es menor que el de responder 10 veces a 1 email, ya que existe un coste de arranque de cualquier tarea)
   • Es capital enfocarse a lo más importante antes. Por ejemplo, si eres comercial, enfócate a responder a los temas de tus 2 o 3 clientes más importantes y olvídate de todo lo demás.
   • No permitas que nadie te interrumpa durante esa hora. No se trata de ser maleducado, pero sí de dejar claro a tu interlocutor que su intervención es una molestia: "Hola XXX, Estoy apagando un fuego con un cliente - Sonrisa - Dime en qué te puedo ayudar". Ya verás como tu interlocutor irá al grano en su petición o sencillamente huye porque solo te quería hacer perder el tiempo.
   • Sé concreto en tus emails: qué, quién, cuándo, cuánto.
   • Rebota el problema al remitente si los pasos siguientes no están claros
   • Rechaza cualquier reunión si no tiene un propósito claro y una hora de inicio y fin clara.
   • No respondas al teléfono fijo tampoco. Sobre todo si tienes un móvil y sabes que las urgencias te suelen llegar casi siempre al móvil.
4. A la hora exacta, lo dejo, y paso a otros tema
5. Si no me ha bastado esta hora de gestión de correos de 10:00 a 11:00, repito el mismo proceso a las 16:30, intentando no superar 30 minutos adicionales
6. No consulto nunca Outlook más de 2 veces al día, por un total máximo de 90 minutos diarios. Ahí esta la clave, se trata de disciplina. Nada más.
7. Asumo que no puedo leer todos mi emails, y que si realmente hay algo urgente, alguien me llamará al móvil (en este caso, sí debes atender esta petición en la mayor brevedad). Es importante establecer un canal de comunicación prioritario para las urgencias. En mi caso es el móvil, y he informado a mis contactos más cercanos (jefe y colaboradores) que así es.
8. Al llegar a casa, apago mi Blackberry hasta el día siguiente por la mañana camino al metro.

Necesito aún más horas productivas

Existen otros puntos susceptibles de mejora en el caso de que quieras transformarte en un autentico "crack" del GTD. Te menciono un par de temas que suelen aportar resultados positivos.

• Reuniones: menos y mejor
• Delegar: más y mejor
• Colegas de trabajo: huye de los agujeros negros, los que se centran en robarte tu tiempo
• Software: para apoyarte en la gestión de tus tareas cotidianas

Siempre te quedará la opción de despertarte una hora antes o acostarte una hora después. Yo tengo familia, y con la vuelta del buen tiempo (y del horario de verano), prefiero despertarme antes para poder disfrutar de los míos hasta que se pone el sol.