Ha sido un placer leer los consejos sobre la organización de ficheros de los expertos de productividad. Al leer estos consejos me he dado cuenta de que nunca he explicado cómo tengo organizado los ficheros en mi ordenador.
La estructura básica
Dentro de la carpeta Documentos en mi macbook he creado dos carpetas: Proyectos con material de soporte para mis proyectos y Temas con el material de referencia general. He etiquetado estas carpetas con el color verde para poder distinguirlas de las otras carpetas en Documentos usadas por varias aplicaciones.
Dentro de la carpeta Temas he creado una carpeta por tema (tesorería, inspiración, idiomas, etc.) y en la carpeta Proyectos tengo una carpeta por proyecto.
La gran mayoría de mis documentos son ficheros de texto o ficheros PDF para no depender de ninguna aplicación específica, aunque también tengo documentos hechos por ejemplo en iWork y Scrivener.
Documentos actuales
Los documentos en los que todavía estoy trabajando (como mi famoso Jardín de Ideas) están en otro lugar, para tenerlos siempre a mano. Esta carpeta está sincronizada con SimpleText, un servicio similar a Dropbox para ficheros de texto, para tener los documentos actuales siempre accesibles. Además, esta carpeta sirve como base para Notational Velocity, la herramienta que uso para buscar y crear notas. Por defecto Notational Velocity trabaja con una base de datos encriptado y propietario, pero yo lo he configurado para usar ficheros de texto.
Mi herramienta favorita para escribir textos es WriteRoom. Puedo abrir cualquier texto en WriteRoom usando un atajo de teclado configurado con la aplicación QuickCursor. Además tengo WriteRoom instalado en mi iPhone, sincronizado también con SimpleText.
Parece complicado, pero como estas aplicaciones están todas sincronizadas tengo un flujo de trabajo altamente eficaz. Puedo crear una nota en WriteRoom en mi iPod y al llegar a casa encontrarla en Notational Velocity en el macbook y fácilmente abrirlo en WriteRoom para finalizar el texto. Además puedo editar todas estas notas directamente desde la web de SimpleText.
Nomenclatura
Para facilitar la búsqueda de ficheros, intento usar un esquema fijo de nombres. El texto que estás leyendo ahora, por ejemplo, todavía está en Notational Velocity y tiene el nombre 20100215 I3 Sistema de archivos.txt. 20100215 es la fecha (no necesariamente la fecha de creación del documento), I es el tipo de documento -- Idea en este caso, 3 es el subtipo -- artículo y Sistema de archivos es su nombre.
He definido los siguientes tipos de documentos, y cada uno tiene varios subtipos:
- D: Diario
Textos, pensamientos y filosofías que simplemente quiero registrar, pero que no son la base de un producto final. Hay dos subcategorías: diario personal (D1) y log de sistemas D2). - I: Ideas
Textos e ideas para desarrollar productos finales. Aquí apunto mis procedimientos (checklists I1), posibles proyectos (I2), ideas para artículos (I3), sueños (I4), etc. - N: Notas recopiladas
Material creado por otros. En esta categoría tengo, entre otros, documentos de investigación (N1), notas tomadas desde libros (N2) y muchísimo material de referencia general (N4). - C: Comunicaciones
La categoría para notas de conversaciones y reuniones. - E: Escritos
Trabajo finalizado. Este mismo articulo cambiara de I3 (idea para un artículo) a E3 (artículo finalizado). También cambia de ubicación, porque ya no es necesario de guardarlo en Notational Velocity. Su ubicación final seráTemas/El Canasto/Herramientas.
Por supuesto tengo un documento con la definición de la nomenclatura, aunque solo he necesitado algunos días para recordar estos códigos. Como ya he dicho anteriormente, parece un sistema complicado, pero no lo es. Tengo todas las funcionalidades de aplicaciones como Evernote o Yojimbo sin tener que almacenar mis datos en una base de datos cerrado. La idea original para este sistema de archivos es de Dougal Barone.
¿Qué sistema usas tu para almacenar tu material de referencia digital?
Hola
"La gran mayoría de mis documentos son ficheros de texto o ficheros PDF para no depender de ninguna aplicación específica"
Eso es FUNDAMENTAL !!!
Yo veo que muchas personas cometen el error de depender de cantidad de aplicaciones para hacer cosas que podrían resolver con documentos y planillas standard.
En mi caso yo para organizarme llevo un índice de documentos realizado en planilla de cálculo.
En ese índice tengo columnas como Nombre, Carpeta, Fecha, Tema, Descripción, Comentarios, Relacionado con...etc...
Cuando preciso buscar un documento en mi computadora lo busco en el índice y de ahí salto al documento real.
Por ejemplo:
Sistema de archivo - Apuntes/Varios - 2010 02 23 - Notas sobre organización de documentos - En base a El Canasto
Yo tengo un setup bastante parecido en cuanto a Notational Velocity/Simplenote/etc con mi Mini. Sin embargo, yo guardo todo lo que es "documento" en un disco externo. Lo hago porque lo que es documento para mi también incluye mi colección de música, fotos, videos, etc. Sé que el disco interno no me abarcaría. El disco externo lo tengo en formato Raid1 que escribe cualquier fichero a la vez a dos discos (si falla uno, el otro está disponible). A este disco externo le hago un backup regularmente y de vez en cuando dejo una copia en casa de un amigo.
Al disco interno le hago un clón (no un backup) utilizando SuperDuper una vez al més en un disco del mismo tamaño que el interno. Para mi es mas práctico el clón para el interno porque si me falla alguna vez, con el clón puedo arrancar la máquina. Lo peor que puedo sufrir con el clón es no tener una aplicación reciente instalada, lo cual se resuelve con facilidad.
Cada 18-24 meses me acerco a la capacidad del externo y realizo una migración que solo implica mover mis documentos. El interno siempre tendrá mas espacio de lo necesario ya que no me paso instalando aplicaciones grandes y que no necesito. De hecho hice uno hace dos fines de semana migrando de 500g a 1.5tb. (Lo mas pesado era la migración de iTunes por lo quisquilloso que es la aplicación.)
En general mi filosofía en este sentido es que el sistema operativo y las aplicaciones siempre se pueden reeemplazar; los documentos no.
Tengo también un MacBook Pro para grabar y practicar música. Con este hago regularmente un clón del interno y backup del Documents folder via Bonjour al disco externo de arriba. El clón, tal como cuento arriba, me salvará el pellejo si llegara a fallar el disco interno del MacBook Pro.
La verdad que la combinación de Notational Velocity y SimpleNote es fabulosa pero siempre guardo cierto temor por el hecho de que son herramientas gratis: puede desaparecer en cualquier momento (¡aunque también pueden desaparecer de igual manera las aplicaciones de pago!). De todas maneras como realizo los backups estoy tranquilo.
En cuanto a mi sistema de nomenclatura es por categoría:
Adoption
Bicycle
Computer
Fitness
etc.
Como mis Macs son personales (en el trabajo utilizo máquinas Windows) no me preocupo por tipo de contenido dentro de cada uno (utilizo Spotlight para buscar). El estilo de carpeta tipo Proyecto sí lo utilizo por ejemplo cuando estoy organizando un viaje pero no es muy complejo. Si llegara a utilizarla en el trabajo lo organizaría de otra manera.
En el trabajo organizo primero según unidad y luego proyecto, luego por tipo de documento. Trabajo en una sala de tesorería y hay varias unidades que dependen de mi trabajo, por eso la clasificación inicial.
Interesante tema.
"En general mi filosofía en este sentido es que el sistema operativo y las aplicaciones siempre se pueden reeemplazar; los documentos no."
CORRECTO !!
De todas formas me asombra la cantidad de Gigas que precisas !!!
"Interesante tema."
Mucho!!
Ojo que Documentos en sí son 22g, es decir el 1.5% del total. El bulto lo forman la música, fotos, video.
22G de documentos !!! Socorroooooooooooooooo !!!
ja ja ja
En mi caso tengo unos 60-70 gigas de música correctamente respaldados en DVD y en disco extraíble.
Aparte de eso lo demás, documentos, fotos, etc.. no pasa de los 4 gigas así que lo tengo sincronizado en Dropbox, en un pendrive y en el disco extraíble.
Dropbox me sincroniza online.
En el pendrive sincronizo cuando lo voy a precisar con ozSync.
Y la sincronización de todo, música más documentos, fotos, etc... la hago en el disco extraíble los sábados.
:)
Estimado Jeroen, tras leer esta entrada que veo tiene ya un año, me surgen algunas dudas. Entiendo que el sistema de clasificación de archivo que nos muestras es para clasificar el material de referencia, es decir, el material que no es accionable. Por un lado no entiendo porque usas una etiqueta para las ideas, posibles proyectos o futuras entradas en el blog. Entiendo que estas cosas no son material de referencia y deben estar en las listas Algún día/Tal vez. Por otro lado, las notas de reuniones o conversaciones, suelen formar parte de proyectos que se están llevando a cabo, por lo que entiendo deben formar parte del material de apoyo de sus correspondientes proyectos. También entiendo que las notas de reuniones deben ser procesadas previamente antes de su archivo, por lo que esas notas al final se traducirán en acciones o en material de apoyo o referencia. El sistema de archivo me parece perfecto, pero creo que se están mezclando distintos conceptos fundamentales. Actualmente estoy trabajando en este aspecto. Tengo los documentos clasificados en una carpeta que contiene subcarpetas con cada una de las letas del alfabeto y en ellas tengo colocados todos mis materiales de referencia. Esto es un follón y por eso estoy viendo a ver como lo hago.