Para muchos, el ordenador es la herramienta central para hacer su trabajo. Asi que he preguntado a los expertos de productividad por sus consejos en la organización del ordenador:
¿Cuál es tu mejor consejo para mantener la productividad en la organización del ordenador?
En la organización de los ficheros, suelo poner nombres bastante largos, con tags identificativos, añadiendo un número de versión a cada uno de ellos por si hay que hacer revisiones. Los suelo meter en carpetas por proyectos, aunque esto último es indiferente, pues siempre acabo buscando con el buscador nativo del OS o del programa catalogador para disco externos. A falta de un DMS, lo mejor son las descripciones lo más larga posibles. A nivel de OS, tres particiones: OS, Programas y Datos y muchos, muchos, muchos backups en DVD.
Si habitualmente usas el buscador para encontrar tus documentos, es mejor usar nombres de ficheros muy descriptivos. Además, algunos sistemas operativos permiten etiquetar ficheros y buscar por estas etiquetas. Finalmente, creo que es mejor automatizar las copias de seguridad con un servicio como Carbonite en lugar de hacerlo manualmente en DVDs o un disco duro externo.
Tener una estructura mental clara de las diferentes areas de tu vida. Si tienes claro como separas trabajo de estudios de aficiones, tu disco duro se puede organizar de la misma forma. Tu ordenador ha de representar tu estructura mental, la forma en la que tu concibas tu mundo. Asi te sera facil siempre saber donde esta cada cosa :-)
Si tienes la estructura de lo que haces claro, es mejor usar esta misma estructura para todo: para agrupar tus listas de tareas, para guardar ficheros, para organizar tu correo, etc. Con una estructura única no hay que pensar dónde guardar las cosas.
Uso Windows por no mantener varios sistemas distintos. Tengo todo en Mis Documentos, en distintas carpetas. Hago uso intensivo de las subcarpetas e intento que no haya un gran volumen de documentos por carpeta. Borro mucho y con frecuencia. En los documentos susceptibles de cambio añado la fecha al nombre del documento. Uso el formato "aammdd". Si hay más de un cambio por día uso versiones: v.1, v.2...
JM Bolivar de Optima Infinito
Es muy importante revisar los documentos frecuentemente y borrar documentos antiguos. Ahora que todos tenemos un disco duro enorme, pensamos que no hay ninguno coste asociado al guardar muchos documentos e información. Pero eso no es la verdad: con cada documento que guardas en el sistema de referencia será más difícil encontrar y recuperar un documento en concreto.
Simplicidad, coherencia y limpieza regular.
Simplicidad: no multipliques carpetas, no instales aquello que de verdad no vas a utilizar y cuida sobre todo los archivos y aplicaciones que más utilizas. Coherencia: utiliza una nomenclatura y sistema de ordenación igual para todos tus ficheros (texto, audio, etc.) Limpieza regular: entre la "instalodependencia" que tenemos unos y la capacidad de almacenaje de los discos duros todos tendemos al hacinamiento digital. Revisa con frecuencia y elimina todo lo que no utilices (aplicaciones, ficheros, feeds, etc.). Todo lo que no suma, resta.Berto Pena de Think Wasabi
Creo que el Berto ha hecho un buen resumen de las respuestas de los otros expertos de produtividad.
Como te conté, también esto hace parte de un post que estoy preparando. Actualmente uso mucho la función de búsqueda aunque planeo hacer unos cambios pues se me está haciendo lento encontrar ciertos archivos. Tengo los ficheros usuales de Windows (en una partición del disco aparte) y entre otros, los más importantes son:
media: adentro tengo música, videos, podcasts, imágenes
docs: adentro tengo cm (la de trabajo), reference, finanzas, databases (bases de datos de ciertos programas)
bak: respaldo
descargas: instaladores de todo tipoEs usual encontrar varios ficheros que diferentes programas instalan por defecto. Aquellos que no me son muy importantes o que no guardan información sensible como bases de datos, etc, los marco como ocultos.
Cada archivo que guardo lleva en el nombre una fecha, una o varias keywords para identificarlos fácilmente y si hace falta, una pequeña descripción. Por ejemplo, una hoja de excel típica con un archivo de trabajo la nombro así: 20090713 PO3910 CFMD QUO CLIENTE donde se ve la fecha, el número de pedido, dos keywords que en este caso significan cotización confirmada y el nombre el cliente, de esta forma identifico fácilmente el archivo.
Sobre este tema hay mucho que hablar pero creo que este es un buen resumen.
Javier Ferrand de Vida en Orden
Muy bueno consejo de marcar los ficheros guardados por aplicaciones como ocultos.
Dropbox me permite sincronizar todos mis directorios y archivos de forma automática de manera que puedo trabajar con mucha tranquilidad tanto en el PC de mi casa como con el portátil. Esta aplicación realmente ha cambiado mi vida de trabajo cotidiana ;)
Suelo asignar un directorio a cada proyecto, que cuelgan del directorio raíz de Dropbox, y por otro lado tengo ficheros fijos con contenidos que uso frecuentemente: directorio de textos (con contenidos de consulta y lectura), directorio de imágenes, directorio de vídeos, directorio de casos (de orientación y coaching), etc.
Yo también soy fan de Dropbox. Lo mejor es la posibilidad de compartir carpetas con otros.
El uso de Google Docs y Spreadsheets para organizar mis documentos.
Tener todos los documentos en la 'nube' tiene el gran beneficio de que siempre están disponibles.
Guardo muy pocos documentos localmente, la mayoría están en Evernote. En general no me preocupo mucho por la estructura de carpetas. Dejo que el ordenador trabaje para mí y no al revés: guardo el documento en una carpeta que en ese momento me parece bien (normalmente entorno / proyecto / subproyecto), pero acabo usando el buscador del sistema operativo (Google Desktop o Spotlight) para recuperarlo.
Otra cosa que valoro mucho es mantener el escritorio virtual limpio, al igual que intento con la mesa de trabajo real. Si tengo el escritorio vacío, no me distraigo cuando trabajo, y tengo un espacio donde poner los ficheros temporales de la tarea que estoy haciendo en ese momento (sin tener que buscarlos luego en un mar de iconos).
Daniel Aguayo de Du Tudú
En un buen sistema de referencia no hay que pensar dónde guardar y buscar los ficheros. Todo está en su sitio y fácil de acceder.
Buena iniciativa para conocer las "buenas prácticas" de los expertos. En mi humilde opinión, la tendencia clara es pasar en la medida de lo posible los documentos a la nube, ya que hacer backups en discos externos tiene una eficacia limitada (incendio, robo, avería del disco, etc.)
En lo personal tengo dos carpetas en el desktop: @actions y docs. En la primera incluyo todos los documentos sobre los cuales estoy trabajando, en el segundo todas las carpetas personales, música y demás.
Gracias por compartirlo. Te he enviado un correo para que puedes participar en futuras encuestas.
Yo de la nube no me fio ni un pelo, tengo guardados mis documentos a buen recaudo dónde se que los puedo encontrar con toda tranquilidad y que soy el único que los va a utilizar. Que eso me priva de la mobilidad, bueno, es un precio que tengo que pagar por mi intimidad. Hasta que no evolucione el TrueCrypt para cifrar ficheros en servidor remoto, todo se queda en casa. La nube es como dejarle las llaves de tu coche al aparcacoches del restaurante ¿te fias? y luego cuando lees sus contratos te das cuenta que no te respaldan en n-a-d-a.
Igualmente huyo de software propietario, tipo Evernote dónde no controlo su base de datos y estoy a merced de su evolución.
Yo prefiero los backups en soporte DVD por la sencilla razón de que es un medio externo y ajeno al sistema informático, además de que el proceso manual me obliga a dedicar un tiempo para realizar backups. Soy consciente de que estoy haciendo un backup y de los datos que estoy guardando, es más en casa de mis padres poseo varios DVD de seguridad, por aquello de la separación geográfica ;)
Yo tampoco me fío mucho de la nube, pero en caso de las copias de seguridad gana mi holgazanería. Sé que si no va 100% automático, no lo haré
Yo llegué a utilizar Mozy durante casi 2 años hasta que hace unos meses empecé a notar errores en la subida del backup. Se iba cayendo la conexión y dejaba de hacer el backup claro. Me puse en contacto con soporte y a partir de ahí pasé por un pequeño infierno. No entraré en detalles pero, entre otras sugerencias, me pidieron que instalara una versión anterior, incluso que registrara una cuenta nueva. Me ví obligado a empezar el backup desde cero, un backup que tardó unos meses (por la velocidad reducida de upload). Al final dije adios a Mozy y nunca mas. Quzás Carbonite funcione mejor en la Mac.
De momento, yo estoy con backups en local, con una copia de vez en cuando offsite. ¡Offsite es la casa de un amigo en mi caso!
Yo tengo buenas experiencias con Carbonite, aunque he oído de problemas con el uso del CPU. Otra aplicación que vale la pena es CrashPlan Pro
Agradezco su colaboración y sugerencias interesantes propuestas.
Sobre gestión de archivos más eficiente. Utilizo el sistema de codificación decimal dewey, (el de la mayoría de las bibliotecas) para almacenar la información en varios discos duros externos (a)790 Videos -b) 780 Musica - c) datos resto de carpetas 000 a 900 - d) copia de carpetas de trabajo 690 Construccions y 340 formación etc) Esto es inicialmente tengo una estructura de 10 carpetas de las 000 a la 900 subdivididas en otras 10 por ejemplo 010; 020; etc cada una con su nomenclator (en las que más utilizo). Esta estructura es igual en el PC y en los discos duros externos c) y d)
Cada archivo nuevo tiene los 3 digitos de la carpeta contenedora y fecha aammdd
Me gustaría mejorar mi eficiencia no me fio de internet prefiero los disco duros sobre todo para datos c) y d) (guardo los trabajos realizados a lo largo de mi vida profesional, además de normativa, etc) prefiero poseer a consultar o descargar (programas que desaparecen de la red o articulos de páginas ya inexistentes e irrecuperables) problema el tiempo: Al copiar los archivos de mi ordenador importantes al disco duro c) y luego al d) desconozco cómo copiar sólo los archivos nuevos o modificados desde la última descarga/vaciado de mi PC sin duplicar y manteniendo la última versión más completa... supongo que añadiendo al nomenclato la versión: dddaammddv1_nombre.extensión (ddd: código dewey aammdd: fecha v1: versión), pierdo tiempo a sobreescribir y no sé si los archivos nuevos estan más completos/actualizados que los antiguos que coincidan con el mismo nombre. Puedo duplicar información similar y me genera un volumen importante en las unidades externas.
Agradezco compartan sus sistemas de organización, si requieres más información sobre sistema dewey puedo compartir mi plantilla de carpetas. Agradezco sus sugerencias y tal vez pueda parecer primitivo....