En la última semana he hablado con varias personas que me comentaban que reciben muchísimas interrupciones en su trabajo y que no pueden concentrarse.
Concentración requiere tiempo
El psicólogo Mihály Csíkszentmihályi dice que tu cerebro necesita tiempo para poder concentrase. Para poder entrar en un estado de Flujo o Flow, en que realmente trabajas con toda tu concentración, necesitas unos 20 minutos. Si recibes muchas interrupciones nunca podrás entrar en el Flow.
La mayoría de los trabajadores de conocimiento no tienen muchas posibilidades para trabajar sin interrupciones. Solo si a veces visitas la oficina durante el fin de semana, si tus compañeros están todos enfermos o si la centralita telefónica falla tienes la posibilidad de concentrarte completamente en la tarea actual.
Unos consejos
- ¡Sal de la sala de trabajo compartida! Pide un despacho solo para tí o compartida con solo un compañero. Una sala de trabajo distrae mucho con tanto ruido y movimiento de tanta gente. No entiendo cómo es posible que los arquitectos todavía diseñen oficinas con este tipo de espacios tan poco productivos. Como último recurso puedes trabajar con gafas de sol y auriculares, aunque solo sea para que la gerencia sepa que no estás de acuerdo.
- Finaliza micro-tareas. Si un compañero necesita algo de ti o cuando recibes una llamada, primero acaba la micro-tarea en que estás trabajando. Si estás escribiendo, acaba primero la frase; si estás leyendo, lee toda la sección antes de dar al compañero toda tu atención. Si dejas una micro-tarea a medias pierdes mucho tiempo.
- Desactiva la notificación de correo nuevo. Creo que el correo es el origen de la mayoría de las interrupciones en la oficina. Estás trabajando en un documento importante y blip recibes un correo nuevo. Obviamente debes mirar directamente de qué va el correo, porque podría ser importante... Es mejor apagar las notificaciones o cerrar la aplicación de correo completamente, y solo procesar el correo durante algunos momentos al día.
- No empieces el día leyendo tu correo. Así puedes empezar el día de manera productiva, y posiblemente mantienes esta productividad durante el resto del día.
- Reserva algunas horas para tareas que requieren tu concentración. Trabaja desde casa, reserva una sala de reuniones durante dos horas, haz el Repaso Semanal en un bar dónde nadie te conozca, etc. Busca la tranquilidad.
¿Y tú?
¿Cuáles son las fuentes de las interrupciones en tu trabajo? ¿Y cómo puedes desactivarlas o al menos disminuirlas?
Yo de vez en cuando me reservo una sala de reuniones para reunirme conmigo mismo. En los momentos que necesito que nadie me interrumpa, me "escondo" para tratar de temas fundamentales en el silencio de la sala. A falta de despachos y la proliferación de zonas comunes de trabajo, la tranquilidad viene a ratos de mentiras piadosas :)
Ojala podría hacer el mismo...
Añadiría uno de los trucos que ya mencionaste una vez en uno de tus videos de "2 minutos de productividad": si alguien te llega con alguna nueva tarea, anótala en una hoja, ponla en la bandeja de entrada y sigue con lo que estás haciendo hasta terminar. Después tendrás tiempo de procesar la nueva tarea como corresponda.
Yo lo lo hago desde que vi tu video, y me funciona de maravilla ;-)
El vídeo está en http://canasto.es/2009/04/usar-la-bandeja-de-entrada-para-gestionar-interrupciones/
Muy buenos consejos que junto con el de Jero Sánchez, nos puede ayudar mucho.
Ayer mismo, que era festivo local, en 3 horas que estuve por la oficina, adelanté lo que seguramente en un día normal me hubiera llevado todo un día o incluso algo más!!!
Espero poco a poco ir mejorando la forma de organizarme para ser más productivo y no tener que dedicarle tantas horas al trabajo y si más al resto de cosas. Y que mejor que los artículos de este blog para aprender :)
PD: Los enlaces desde el correo que llegan a los subscriptores no están funcionando.
Muy cheveres los consejos que das para evitar distracciones, yo cuando puedo reservo algunas horas y trabajo desde casa por la mañana cuando todo el mundo esta afuera como aconsejas pero si me toca ir a la oficina y necesito de mucha concentración o me llevo unos audífonos y trabajo con música de fondo o llego a final del día cuando la mayoría de la gente sale y me quedo hasta tarde con lo que evito que la gente entre continuamente a interrumpirme.
seria bueno que se pudiran definar las tareas como tecnicas o de confianza. Serian tecnicas cuando es question de hacer alguna tarea muy concreta. De confianza cuando necesitas bien el consenso, aprobación o aceptación por parte de tercero. Si os fijais en la malloria de casos antes de ser una tarea tecnica necesitamos comunicarnos para concretar entre otros resultados, plazos de ejcucción, lista de aceptación.. tanto para supevisar como para ser supèrvisado y eso no es baladi.
Tampoco es fácil poner horarios o calendarios a ese tipo de negociación. en muchas ocasiones son mas impredecibles que una tormenta
de todas maneras es necesario mantener una buena imagen de eficiencia, que no semientan los hechos.
cuando necesites interrupir a alguien valora la importancia y mira si no es mejor concertar una cita. sobre todo si tienes la sopecha que el interlocutor esta conduciendo o bien no te puede prestar la debida atención. En la situción contraria mira de concretar cuando puedas prestar la debida atencion.
hay que ser muy delicado
Para mi funciona hacer las labores criticas que sólo dependen de mí muy temprano en la mañana donde no tengo interrupciones. Cuando ese tiempo no basta la mejor manera de avanzar es simplemente desconectar todo de manera temporal y "no ir a la oficina".
Para las reuniones lo mejor es tiempo corto, agenda y no admitir temas fuera de agenda.