Existen muchísimas herramientas y programas para gestionar tus tareas y acciones. Antes de elegir una opción debes al menos comprobar si la herramienta tiene todas las funcionalidades necesarias para una gestión eficaz:
- La lista puede ser agrupada u ordenada por contexto o categoría
Una lista completa es demasiado grande para poder elegir tareas. Los contextos te ayudan a limitar las opciones disponibles como por ejemplo sólo las tareas para la oficina. - La herramienta permite opcionalmente especificar una fecha
La mayoría de las tareas simplemente hay que hacerlas lo antes posible, pero a veces tienen una fecha límite. - No es obligatorio especificar la prioridad
La prioridad es una característica relativa a las otras tareas, y por lo tanto puede variar mucho durante el día. No tiene sentido fijar prioridades para cada tarea. - La lista no solo muestra las tareas agrupadas por día
Hay herramientas que en su interfaz principal solo muestran las tareas agrupadas por fecha (hoy, mañana, esta semana, etc.). Como resultado de los puntos 1 y 2, este tipo de interfaz no funciona. - Hay un campo para añadir notas al proyecto o a la acción
Para trabajar con eficacia necesitas toda la información a mano si vas a hacer algo. En las notas puedes apuntar por ejemplo el número de teléfono y las temas a tratar de una llamada. - No es obligatorio asignar un proyecto a cada tarea
Hay muchas cosas que puedes hacer con solo una tarea. Crear proyectos para todas estas acciones no es eficaz. - Finalmente: la lista debe ser fácil de acceder, fácil de consultar y fácil de editar
Es una herramienta que vas a usar cada día y durante todo el día.
Ahora mira a la herramienta que estás usando. ¿Cumple con los requerimientos?
Eso de organizarse (satifactoriamente) es un problema muy general con una solución muy individualizada, ahora bien tus reflexiones son muy interesantes (o pertinentes).
Cuando tienes un proyecto lo tienes que dividir en una serie de tareas concretas, no necesariamente secuenciales, que deberas ejutarlas con otras tareas "sueltas".
Un proyecto con una sola o pocas tareas cruje un poco. Sin embargo hay que asegurarse que no nos va a fallar la memoria y es conveniente tenerlo "listado".
La mayoria de tareas tienen restriciones para hacerlas. Es conveniente seleccionar segun contexto, horario, plazo... Y cuando la estas haciendo es mejor dedicarle los cinco sentidos para que salga a la primera, si lo tienes que repetir cuesta el doble, el triple...
En caso de proyecto es conveniente llevar un registro del cumplimiento y/o las modificaciones (inevetables) para tener controlado el proceso o saber que avanzas adecuadamente.
Otra cosa son los imponderables. De cuando en cuando falla la web o no tienes acceso, se estropea el dispositivo o te quedas sin "bateria"
Bueno estos son aspectos que creo pueden ayudar impedir quedarse colgado.
Hoy por hoy el sistema que cumple los 10 puntos son las Tareas del MS Outlook, además:
- Sincronizado con la Blackberry para la portabilidad
- Integrado con email y calendario
Me falta la opción de sincronizar online, pero tarde o temprano llegará la opción.
Si trabajas con un servidor Exchange puedes acceder a tus datos via una interfaz online muy similar a Outlook.
Yo encuentro imprescindible poder listar las acciones agrupadas por proyecto (además de todo lo que comenta Jeroen). Agrupar por contextos ayuda a hacer las cosas, pero es necesario agruparlas por proyectos si uno no se quiere volver loco revisando el sistema!
Está bien tener esta opción, pero no creo que es imprescindible. Simplemente puedes empezar la descripción de la tarea con el proyecto y ordenar las tareas alfabeticamente para revisar el estado de los proyectos.
Nosotros usamos motismo.com, para mí es fundamental que las herramientas sean en clouding, motismo recoge todos los puntos que señalas pero tiene el gran defecto de que no puede dividirse por usuario-tarea, sino que muestra a todo el mundo en el dashboard y esto complica el ver qué está haciendo un miembro del equipo en concreto. Dicen que mejorarán, eso espero porque es de pago.