Hay muchos lectores que me envían preguntas relacionadas con los temas de El Canasto. Si recibo una pregunta que ya había contestado anteriormente, planifico un post en el blog sobre este tema. Una de estas preguntas es la frecuencia para leer y procesar el correo electrónico.
Según la encuesta que hice hace dos años, la mayoría de vosotros procesáis el correo entre 2 y 5 veces al día, aunque uno de cada cinco lectores mantiene la bandeja de entrada abierta durante todo el día. En internet puedes encontrar una amplia gama de consejos, desde cada 5 minutos hasta una vez cada dos días, pero personalmente creo que no es posible dar una frecuencia genérica que valga para todos.
Antes de dar mi consejo, supongo que usas listas de tareas y que no trabajas directamente desde la bandeja de entrada. Así que no puedes justificar tener la bandeja de entrada abierta durante todo el día como hace el 20% de los lectores que han participado en la encuesta (con la excepción de las personas cuyo trabajo consiste específicamente y únicamente en contestar correos uno por uno en el orden en que han llegado).
La frecuencia para procesar el correo depende del trabajo que estás haciendo, pero en general debes procesarlo tantas veces como sea necesario para hacer tu trabajo. Sé que esto no es lo que queráis oír, pero es así.
La mejor manera de encontrar tu propia frecuencia es mirar las citas y las tareas planificadas para hoy y estimar las posibilidades de recibir un correo que puede cambiar tu planificación por completo. Si, por ejemplo, trabajas como desarrollador de software en una aplicación grande, es poco probable que la planificación del día cambie debido a un correo y puede ser que tienes suficiente con procesar el correo una vez al día. Por otro lado, alguien quién trabaja en el departamento de marketing de una empresa y está preparando un evento grande para la semana que viene, seguramente basa gran parte de sus tareas en correos y llamadas que acaban de llegar. Esta persona necesita procesar su correo más a menudo.
Busca y sigue tu propia frecuencia para procesar el correo y luego trabaja desde el calendario y las listas de tareas. Para evitar distracciones es mejor cerrar la aplicación de correo completamente después de haber procesado el correo, o si tienes las listas de acciones en la misma aplicación, al menos desactivar las notificaciones de mensajes nuevos.
creo que podria plantearse al reves. Teniendo a mano el movil, el fijo la posibilidad de SMS, el correo... cual usas ?
Ahi puedes ver que si usas el telefono estas diciendo eso es urgente deja lo que estas haciendo y atiendeme, o un poco mas suave ¿no?. si envias un SMS estas dando un aviso o una alerta (puede que no necesistes repuesta o confirmación). El correo e puedes matizar, precisar lo que dices y das tiempo a elaborar la respuesta...
Tambien depende de como usemos los medias como se pierde el tiempo.
Es sugerente el capitulo que dedica a "eso" Debora Tanner en el libro "no te vas a poner eso" a lo mejor el titulo no es exacto.
Exacto, la única respuesta posible es "tantas como necesites", y si no sabes cuántas necesitas entonces tienes un grave problema ;-)
En mi caso utilizo Lotus Notes como cliente de correo, que integra además todas las herramientas para mantener mi sistema GTD: tareas, notas, agenda, direcciones... Dado que recibo todos los días 8-10 solicitudes que debo antender en el momento (por motivos de calidad), tengo que tener el programa abierto todo el día, y procesar la bandeja de entrada cada hora. Además, doy seguimiento a las solicitudes desde el propio correo electrónico, con carpetas específicas "Actions" y "Waiting for".
Como ves, una vez más, no puedes generalizar diciendo que no se debe tener el correo abierto todo el día (en mi caso lo tengo). Lo importante es adquirir el hábito y la disciplina de usarlo correctamente.
Enhorabuena por tu blog. No publicas muy a menudo, pero siempre hay cosas interesantes :-)
En mi trabajo actual (en una ingenieria), basta con que lo haga una vez al día. Es mas, suelo abrirlo a las 09h00 y luego cierro el Outlook hasta las 14h00, donde le doy un segundo vistazo.
En mi trabajo anterior (de técnico comercial), tener el correo abierto las 24h del día era poco! Tenía clientes que me llamaban para confirmar que había recibido el correo y pedirme la respuesta.
Yo agregaría (quizás en otra entrada), una técnica de David Allen que llevo poniendo en práctica desde hace varios años y siempre me ha funcionado.
Si te llega un mensaje y responderlo te toma menos de un minuto, no lo dejes para después y contéstalo ya. Otro consejo, es que exploten al máximo su cliente de correo electrónico, que en gran parte de los casos es infrautilizado.
No hay nada más eficiente como dejar que el mismo programa sea tu fiel compañero y te ayude a recordar las cosas que son importantes pero que te llenan la memoria, cuando deberías ocuparla para resolver problemas, no para recordarlas.
Saludos!
Gracias Mau!
En unas de las primeras entradas en este blog, hace casi tres años, escribi sobre la regla de dos minutos. Puedes encontrarlo en http://canasto.es/2006/12/dos-minutos/