He ayudado a muchas personas con la implementación de su sistema de productividad personal, y varias veces estas mismas personas, más tarde, me han contactado para decirme que tienen mucho éxito con las listas de acciones pero que no han logrado hacer el Repaso Semanal.

Una hora para ti
A primera vista no parece muy difícil. La mayoría de la gente trabaja unas cuarenta horas a la semana, sin contar las tareas de casa, lo que es insuficiente para poder hacer todo lo que quiere. Es por eso que necesitas una hora a la semana para pensar qué vas a hacer con las otras treinta y nueve horas.

Sin Repaso Semanal no tendrás ninguna vista general, ni claridad, ni un sistema de confianza y por tanto no tendrás productividad. Además, si no reservas tiempo para un repaso semanal tendrás que contestar las mismas preguntas durante toda la semana, lo que cuesta aún más tiempo.

• ¿Dónde están mis prioridades esta semana?
• ¿He hecho todo lo que tenía que finalizar?
• ¿Tengo que instar a la gente porque estoy esperando los resultados?
• ¿Hay cosas en la lista de Algún día/Quizás que requieren mi atención?

Porque no hay tiempo
¿Por qué la gente no tiene tiempo para una actividad tan útil? Porque trabajar es más importante que planificar el trabajo. Pero en el trabajo de conocimiento planificar tus tareas también es parte del trabajo.

Cómo hacerlo
Aquí hay algunos consejos para romper la barrera:

• Planifica el Repaso Semanal en tu calendario, y trátalo igual que cualquier otra cita. Una cita contigo mismo no es menos importante que una cita con un cliente o un compañero.
• Busca otro lugar si hay muchas interrupciones en tu mesa de trabajo habitual. Algunas organizaciones tienen la cultura de trabajar permitiendo interrupciones en cualquier momento, pero eso no funciona si debes concentrarte, como para hacer el Repaso Semanal. Apaga el teléfono y busca un sitio tranquilo dónde nadie te puede encontrar.
• También debes buscar otro lugar si quieres desconectarte porque en tu mesa de trabajo tienes la tentación de conectarte un momento a internet para buscar información, llamar un momento a un cliente, etc... Para muchos emprendedores es mejor salir de la oficina y sentarse en un bar con un café para revisar todas las listas, calibrar el sistema y pensar sobre el trabajo y la vida en los niveles por encima de las cosas diarias.
• Crea un ritual. Los rituales nos ayudan a hacer cosas. Poca gente olvida cepillarse los dientes por la mañana, y no es por las consecuencias del mal olor o los clientes que huyen. También tiene algo que ver con los hábitos. Es más sencillo entrar el baño usando el auto-piloto que cada vez tener que tomar la decisión si vas a coger el cepillo o no. El Repaso Semanal funciona igual; necesitas tiempo para crear el hábito, pero luego no lo quieres perder la rutina nunca más.
• Escucha música que te gusta. Me recuerdo haber leído a alguién que siempre pone el mismo tipo de música para entrar en el estado de ánimo para hacer el Repaso Semanal.
• Si siempre llevas tus listas contigo, puedes hacer el Repaso Semanal en cualquier lugar. Si realmente no tienes posibilidades de planificar el Repaso Semanal, debes llevar el sistema contigo para poder aprovechar las horas perdidas: en la sala de espera del médico, durante la clase de nadar de tu hijo e incluso durante una presentación aburrida dónde debes estar presente. Gracias al PDA puedes guardar todas tus listas.
• Y finalmente: empieza con poco tiempo de dedicación, por ejemplo con un cuarto de hora en lugar de una hora. Una vez que te has acostumbrado a tener quinze minutos el viernes por la tarde para organizar tu sistema y has notado los efectos, seguramente querrás más.

Entonces, coge el calendario
Apunta las próximas diez semanas una cita contigo mismo. Lo mejor es hacerlo el viernes al principio de la tarde, para que aun tengas tiempo para arreglar asuntos urgentes que hayas podido olvidar.