Si pudieras delegar todas tus tareas, tendrías tiempo infinito (en teoría). La práctica es, como siempre, más complicada. En el momento de delegar una tarea dependes de otra persona y pierdes tiempo gestionando el progreso de esta tarea. Una lista En Espera te ayuda a realizar este seguimiento.
Si no tienes una lista de cosas pendientes, seguramente mantienes una lista similar en tu mente. Y esto es una pena, porque con la cabeza vacía delegas mejor. Una lista En Espera evita sorpresas desagradables en el progreso de tus proyectos.
¿Qué poner en la lista?
En la lista de En Espera escribes todas las cosas que estás esperando antes de que tu puedas continuar. Y no solo cosas del trabajo, sinó también tareas privadas. Es igual si pides algo a tu jefe, a una compañera, a un proveedor o a un empleado. Delegar es un concepto muy ancho: puedes delegar cosas hacía arriba o hacia abajo y también puedes delegar horizontalmente.
Poner algo en la lista de En Espera es tomar una decisión. Todas las cosas en esta lista son tareas que no son la Próxima Acción para tí. Al ponerlo en la lista En Espera decides que tu no puedes continuar trabajando en la tarea, y esta decisión da tranquilidad en tu cabeza.
Unos ejemplos:
- Pedidos esperando a su entrega
- Tareas que has delegado o encargado
- Preguntas que has hecho a alguien y que todavía no han recibido respuesta
- Una suscripción nueva - ¿realmente vas a recibir la revista?
- Alguien que
te llamará
sobre un tema importante - Propuestas que has enviado pero que aún no han sido aceptadas o denegadas
- Contratos que has enviado para firmar
- Cosas que has prestado a otras personas
¿Cómo mantener esta lista?
Si puedes añadir cosas rápidamente, funciona bien. Mi lista de En Espera es una categoría en la carpeta de tareas de Outlook y en OmniFocus, pero también puedes usar una hoja de papel, un documento Word o una bandeja física. Lo importante es que puedas añadir cosas sin esfuerzo, para que realmente uses la lista.
Habitualmente, no cambio la descripción de las cosas en la lista En Espera como hago con la lista de Próximas Acciones, porque solo consulto esta lista una vez a la semana. Cambiar la descripción me costaría demasiado tiempo.
¿Que hacer con esta lista?
Durante el Repaso Semanal (una vez a la semana) revisa la lista de En Espera para limpiarla:
- Elimina cosas que has recibido de la lista. No lo hagas al momento que recibes un pedido, porque es demasiado trabajo e innecesario. El viernes todavía te acuerdas que lo has recibido para tacharlo de la lista.
- Pasa cosas que han estado en la lista durante mucho tiempo a la lista de Próximas Acciones para llamar o enviar un correo de recordatorio.
Si has implementado este sistema y confías al 100% en la lista, puedes delegar todo lo que quieras. Sabes que cada semana revisas todo lo que has delegado para asegurarte el progreso y recordar a la gente sus compromisos.
Hola, tengo una duda que creo que a más gente le pasará...
¿Lo normal es utilizar todas las listas y métodos que vas publicando? Pues al final la gestión dejaria de ser sencilla ¿O simplemente son ideas para casos determinados? Veo que hay muchas cosas interesantes sobretodo para gente que gestiones comercios como yo, pero veo tantisimo material que al final no sé que es lo ideal.
Gracias y un saludo.
Enrique
Una buena aproximación al manejo de la lista "A la espera". Quizá haría faltar añadir que también es necesario incluir en la lista cualquier cosa que estés esperando, aunque tú no hayas solicitado nada. Un ejemplo clásico es la declaración abreviada que envía Hacienda todos los años a muchos contribuyentes, necesaria para completar la liquidación del impuesto de la renta.
En mi caso particular tengo la lista dividida en 2 sistemas distintos: el correo electrónico y una lista propiamente dicha. Cuando envío un correo que implica una respuesta, lo guardo en una carpeta "A la espera"; el resto de cosas que delego o estoy esperando las anoto en la lista.
Por otro lado, yo reviso la lista todos los días, ya que tengo que dar seguimiento a muchos asuntos que deben resolverse en el mismo día, o en 2-3 días como máximo. Si no, tengo que enviar recordatorios. A esto me ayuda mucho hacer una mini-revisión del sistema diariamente.