Sabemos que debemos capturar todo en nuestro sistema de productividad personal, pero ¿hasta qué punto? Si pasas cada día un tiempo haciendo la contabilidad de la empresa, ¿deberías definirlo como un Proyecto? Además, ¿es cada factura una Próxima Acción?
Primero de todo, llevar la contabilidad no es un proyecto, porque no tiene ningún resultado en concreto. Llevar la contabilidad es una Ãrea de Responsabilidad. Igual que un proyecto contiene varias tareas, una Ãrea de Responsabilidad puede tener uno o varios proyectos y/o acciones.
La planificación en concreto depende de la situación y del tamaño de la Ãrea de Responsabilidad. A continuación explico tres maneras de planificar 'responsabilidades' basadas en tres ejemplos: preparar la comida, limpiar el coche y hacer el repaso semanal.
Preparar la comida
Supongo que no tienes la acción "Preparar la comida" apuntada en la lista de Próximas Acciones o en tu calendario. ¿Porque no? Pues, porque es una acción rutinaria. Hay cosas que son tan obvias y tan pequeñas que no es necesario planificarlas al detalle. Ya sabes a qué hora debes preparar la comida, igual que sabes cuándo debes cepillarte los dientes, a qué hora debes ir a la oficina y cuando debes encender el ordenador.
Limpiar el coche
También hay acciones tipo "limpiar el coche", que es algo que debes hacer más o menos cada dos semanas (por ejemplo), pero no es claro en qué día debes hacerlo. Otros ejemplos de este tipo de acción son procesar el correo (dos veces al día), regar las plantas (cada dos días) y hacer copias de seguridad del ordenador (cada semana). Son acciones pequeñas que debes hacer en un periodo concreto, pero dentro de este periodo tienes libertad.
También estos ejemplos pueden ser acciones rutinarias que no requieran seguimiento. Por ejemplo, no tengo apuntado que tengo que procesar mi correo dos veces al día, porque ya lo hago automáticamente. Tampoco apunto cuando tengo que limpiar el coche, porque uso mi coche cada día y lo veo cuando está sucio. No obstante, para regar las plantas necesito un poquito de ayuda para no olvidarlo. Hay varias posibilidades para hacer este tipo de seguimiento: puedes crear una tarea repetitiva en tu sistema de acciones, puedes trabajar con un checklist diario o semanal con cosas que debes hacer cada día o puedes usar un software especial para este tipo de tareas como por ejemplo Joe's goals o Sciral Consistency.
Hacer el repaso semanal
Últimamente hay tareas del tipo "Repaso semanal" que son como las tareas anteriores (puedes hacerlo cualquier día de la semana), pero como necesitas una o dos horas para hacerlo es mejor planificarlo en el calendario para asegurarte de que tienes tiempo libre para realizarlo.
Para volver al ejemplo inicial de la contabilidad, puede ser que también deberías reservar un tiempo cada día para hacerlo, aunque no es necesario de especificar cada factura.
Seguramente vosotros también tenéis Acciones Rutinarias como los tres ejemplos anteriores. Solo hay que mirar si esas acciones coinciden con uno de los tres modelos que he dado. ¿Qué tareas rutinarias tenéis?
Sino lo he entendido mal en definitiva si algo, es rudimentario en tu vida como acciones automaticas no debes ponerlas en proyectos, pues es algo que haces siempre, pero si esa accion se puede olvidar o no es algo que hagas por costunbre si debes ponerlo ¿es correcto?
Un saludo
Así es. El criterio es mantener la cabeza vacía. Si realmente estás 100% convencido que vas a hacerlo, no cal apuntarlo. En caso de cualquier duda, lo apuntes.
Yo, como mi memoria es tan sumamente mala, sí que uso recordatorios para tareas relativamente rutinarias. No evidentemente para comer, cepillarme los dientes o comprobar el correo electrónico pero si para abonar el jardín o mirar la presión de las ruedas del coche cada X meses. Para ello utilizo tareas repetitivas, las cuales se generan automáticamente cada vez que las marco como completadas. Las tengo de dos tipos, las que que se repiten en un plazo de tiempo (p.e. cada dos meses) o en fechas concretas (los primeros viernes de cada mes).
JM
si JOSE,es la esencia de GTD, sacalo de la cabeza
Imaginate un matematico si su lapiz y papel
Yo igual, como he escrito uso tareas repetitivas para recordarme regar las plantas. Por cierto, las tareas repetitivos de fechas concretas, ¿están en tu calendario?
Eso me gustaría preguntar también, tareas repetitivas con fechas fijas? Supongamos la elaboración mensual de un informe de seguimiento, ¿cómo y dónde lo ubicaríamos?
Muchas gracias y como siempre un placer leerte Jeroen.
Creo que no hay que ser fundamentalista. Personalmente uso la agenda para tareas tanto repetitivas como no repetitivas con fecha definida. Cuando las tareas repetitivas lo son en intervalo de tiempo las gestiono en mi sistema basado en MindManager. En el caso del informe mensual de seguimiento, si hay que entregarlo un día concreto, yo lo pondría en la agenda. Por el contrario, si hay que entregarlo durante la primera semana de cada mes, lo mantendría en mi sistema. Intento siempre que es posible mantener la agenda lo más "ligera" posible.
JM
Hola,
Enhorabuena por el blog Jeroen, lo sigo a menudo, pero nunca me animo a comentar.
Hace poco conseguí el libro de David Allen, y después de leerlo me he quedado con una duda que creo que coincide con el espíritu de esta entrada: ¿Puedes utilizar GTD para llevar las tareas domésticas?¿Y para estudiar? La verdad es que lo he estado pensando y ninguna solución me parece buena ni que lo abarque todo... agradecería algunas ideas...
Un saludo para todos,
Hola Beatriz,
Aunque GTD ha sido desarrollado para ejecutivos, David ha sido capaz de extaer unos principios genéricos que son aplicables a cualquier situación, incluso tareas domésticas. No obstante, también existe un método de productividad específico para tareas domésticas, FlyLady.
Hola Beatriz, te recomiendo dos artículos, uno de Miguel de Luis [1] y otro mio [2] (si Jeroen me permite hacer publicidad) , para que veas que puedes afrontar cualquier problema con GTD.
[1] http://sabiavida.com/?p=1153
[2] http://bergonzini.net/gtd/pivot/entry.php?id=73
Muchas gracias a los dos, la verdad es que he leído GTD y me ha gustado el sistema, pero veo difícil conseguir aplicarlo con eficacia, y seguro que no en un periodo de tiempo breve... de todos modos ya os iré contando cómo me va, un saludo a todos
Me parece que el tema que abordas en esta estrada es tratado en el capitulo de las “listas de control del libro de ALLEN†(PAGINA 193 Listas de control: recordatorios creativos) ¿Están de acuerdo?
Correcto
No mas lista de tareas diaria. En el calendario se apunta esas tres cosa, nada más. Ya sé que eso es una herejia en las prácticas tradicionales de administracion del tiempo, que enseñan casi universalmente que la lista de tareas diarias es un elemento clave.
El tema de recordatorios sí o no es muy personal con cada tarea. Si le preguntáramos a David Allen, no nos diría ni que lavar el coche se ha de apuntar ni que no se ha de apuntar como tarea; más bien nos preguntaria "¿necesitas apuntarlo para quitártelo de la cabeza y estar más tranquilo?". Con la práctica aprendemos qué cosas son las que olvidamos y cuáles acabamos haciendo de forma rutinaria.
Un saludo.-
TOTALMENTE DE ACUERDO AMIGO
Creo que cuando comenzamos a utilizar GTD o llevamos poco tiempo con GTD encontramos muchas tareas que son proyectos de acuerdo a la definición de david allen. Pero pienso que lo que sucede es que como no tenemos el habito de capturar recolectar procesar etc y lo tenemos todo en la cabeza estas tareas que son rutinarias se nos escapan cuestiones de las misma Ej: Todos los días se tiene que llenar un informe de gestión y siempre tenemos que remitirlo a alguien que a veces se nos olvida, luego comenzamos a conocer GTD y la tarea mencionada arriba la consideramos como un proyecto en primera estancia. Le definimos sus acciones siguientes, luego nos percatamos que las acciones son rutinarias o son las misma acciones para llegar al objetivo del proyecto periódicamente y el mismo proyecto. Entonces creo que es el momento en convertir estas listad de acciones siguientes un UNA GRAN LISTA DE CONTROL del asunto que nos pareció por primera vez un PROYECTO
no me gustan sus comentarios