Desde que escribo en El Canasto hablo mucho con los lectores sobre la productividad personal. Me gusta ayudar a la gente a mejorar sus hábitos de trabajo y a aclarar sus dudas sobre la mejor manera de organizarse. Obviamente, hay problemas que casi siempre aparecen en estas conversaciones. En este artículo hablo de dos de estos problemas, que parecen pequeños pero que tienen un gran efecto en la productividad.
La lista de proyectos
No he encontrado nadie con una lista de proyectos completa y actualizada.
¿Por qué es tan importante tener una lista de proyectos? Uno de los principios de la productividad es mantener la cabeza vacía y usar un sistema externo para gestionar tus acciones. Es importante que confías completamente en este sistema externo que te ayuda a mantener el control sobre todos los aspectos de tu vida y de tu trabajo.
La lista de proyectos te da esta supervisión. Con una lista completa de proyectos durante el Repaso Semanal puedes detectar si hay proyectos que necesitan más atención o que van según la planificación. La lista debe ser completa y también debe incluir los proyectos que en este momento no requieren ninguna acción tuya.
Recuérdate que un proyecto incluye todas las cosas que requieren al menos dos acciones para completarla. En mi lista hay por ejemplo estos proyectos:
- Disfrutar de las vacaciones de verano en China
- Acabar de diseñar la barra lateral El Canasto
- Grabar y publicar un nuevo vídeo para El Canasto
- Tener la lista de metas y objetivos actualizado
- Etc.
Si tienes menos de 30 proyectos en tu lista, es muy probable que la lista no esté completa.
Próximas Acciones de verdad
La segunda cosa que da muchos problemas es la falta de una lista con Próximas Acciones de verdad. De una manera u otra estamos acostumbrados a las listas de tareas con todo tipo de cosas mezcladas (acciones, proyectos, deseos,...) y nos cuesta mucho cambiar este hábito.
¿Cuál es la diferencia entre una lista de tareas y una lista de acciones? En una lista de Próximas Acciones no solo apuntas a dónde quieres llegar, pero también el primero paso concreto que debes hacer para poder llegar a esta meta.
Un ejemplo:
Traspasar la responsabilidad de las copias de seguridad a Juan
Aunque quieres traspasar la responsabilidad, esta tarea no especifica la Próxima Acción. Si alguien me muestra su lista de tareas y encuentro un tarea sin Próxima Acción como en este ejemplo le pregunto: ¿Qué debes hacer exactamente?, ¿y qué tienes que hacer antes de esto?, ¿y antes de esto?, etc...
, hasta que encontramos una Próxima Acción de verdad, que sí podemos apuntar en la lista:
Enviar e-mail a Juan > Traspasar la responsabilidad de las copias de seguridad a Juan
La diferencia en papel es muy pequeña y una vez que estás acostumbro solo te cuesta 2 segundos hacerlo así.
¡Pero la diferencia en el uso diaria es enorme! Si al final de un día de trabajo duro tienes un cuarto de hora para hacer algo, es muy probable que no empiezes la tarea si has usado la primera versión. La palabra Traspasar hace que la tarea parezca muy grande, y en este momento no tienes la energía para empezar cosas grandes.
La segunda versión por el contrario parece más simple. Aunque ha sido un día duro, seguramente aun tienes la energía para enviar un correo. El resultado es que usas tus momentos libres con más eficacia, avanzando más en tu trabajo, especialmente si una parte importante de tu trabajo consiste en delegar tareas a otras personas.
La diferencia entre las dos maneras de apuntar acciones es obviamente solo una diferencia mental. Un buen trabajador de conocimiento usa estos trucos mentales para mejorar su productividad.
Pensar solo una vez
La segunda ventaja de esta manera de apuntar próximas acciones es que solo tienes que pensar una vez sobre qué debes hacer en cada caso. Imagínate que tienes 20 correos en la bandeja de entrada. Tienes que hacer algo con cada uno de los correos, pero ¿qué debes hacer exactamente? Cada vez que miras en la bandeja de entrada tendrás que pensar otra vez qué acción vas a tomar con cada correo, y esto es una gran pérdida de tiempo. Es mejor convertir cada mensaje que no puedes finalizar dentro de dos minutos en una Próxima Acción de verdad y apuntarlo en la lista de acciones.
¿Necesitas ayuda para implementar tu sistema de productividad? Hazte tus preguntas en los Foros de El Canasto, dónde siempre hay gente disponible para ayudarte.
Y si tienes más de 100 proyectos? ;-)
Ahora en serio, la lista de proyectos es esencial. Yo por lo general tengo entre 100 y 200 proyectos, la mayoría en estado "algún día/tal vez", que reviso y actualizo periódicamente. Tengo además la costumbre de añadir las primeras acciones a la vez que añado el proyecto, con lo que me ahorro tener que volver a pensarlas luego.
Muy buen post.
JM
El tamaño de las listas, como en todo, no es lo que importa ;-) He mirado mi lista de proyectos, recién actualizada este fin de semana (es decir, sé que la tengo al día, al menos hasta la próxima revisión) y sólo tengo 16 proyectos. Estoy haciendo un esfuerzo por acotar la cantidad de proyectos (y próximas acciones) para no dispersar esfuerzos y hacer que la lista de proyectos activos sea más dinámica. Eso, por otro lado, hace que la lista de (futuras) acciones y Algún día/quizá engorde.
En número de 30 proyectos obviamente no es un número exacto. Lo que he visto es que mucha gento solo apunta sus proyectos clasicos y olvide apuntar los proyectos más pequeños. Por eso digo que si tienes menos que 30 proyectos en la lista deberias revisarlo porque es muy probable que faltan cosas.
En tu caso, te creo cuando me dices que realmente tienes solo 16 proyectos :-)
Es verdad el problema de la siguiente acción, el instalar de forma rutinaria las dos preguntas es lo que hace que todo funcione correctamente. Mis proyectos se dividen en 3 áreas fundamentales, trabajo, personal y Estudio, dentro de ellos tengo los diferentes proyectos, pero lo que me hizo tener todo centralizado fue el tener una carpeta de "algún día" con subcarpetas de proyectos. Para mi fue el punto de inflexión al instalar Gtd y tener todo recolectado, procesado y revisado a su tiempo.
Me ha gustado como dices: "Próximas Acciones de verdad" por que es bien cierto que acabamos saboteandonos a nosotros mismos, ya sea por egoismo propio o por gandulería...
Así es. A veces durante el Repaso Semanal yo también encuentro proyectos y otras cosas en mi lista de acciones.
Enhorabuena por el blog, lo he descubierto hace poco y me parece muy, muy interesante.
Sólo le encuentro un pequeño (muy pequeño) fallo. Y es que al leer las entradas encuentro algunos fallos ortográficos. Más que ortográficos me parecen fallos debidos a una traducción errónea. No es ninguna crítica ni acusación, que conste, pero me ha parecido curioso.
Una vez más, enhorabuena por el blog.
Saludos.
Para mí El Canasto es un gran ejercicio de ortografía. Sé que a veces las frases tienen una construcción un poquito extraño, pero es debido a mi manera holandesa de pensar. Siempre intento publicar los artículos sin fallos.
Gracias por la aclaración, cuando vi tu nombre me lo imaginé.
Saludos.