Reuniones son muy caros. Si convocas una reunión de dos horas con ocho asistentes, inviertes en total 16 horas laborables que puede tener un valor entre 600 y 1200 euros. Son 16 horas que no dedicas a la atención a tus clientes o al desarrollo de tu producto.
Si convocas una reunión, asegúrate que solo invitas los asistentes que realmente son necesarios y que todos los asistentes saben la razón de la reunión (¿por qué hay reunión?) y están de acuerdos con la necesidad de este razón.
Hay cinco razones para convocar una reunión:
- Dar información
Aunque puedes difundir información fácilmente, a veces es mejor hacerlo en persona. Si hay cambios importantes en la estructura de la empresa, es mejor explicar esas cambios en persona a los empleados. - Obtener información
Otra razón para convocar una reunión puede ser escuchar a los opiniones de los asistentes o por ejemplo para saber qué está pasando en los varios departamentos de la empresa. - Desarrollar opciones
Una buena lluvia de ideas va mejor si lo hacer con otras. Las ideas de una persona pueden ser la inspiración para más ideas de otra persona. También es posible que necesitas la visión de varios diferentes expertos para poder tener el imagen completo de la solución. - Tomar decisiones
Si hay que tomar una decisión importante que requiere en consenso de varias personas queda claro que también puedes necesitar una reunión. - Contacto humano
Aunque hoy en día puedes hacer muchas cosas a distancia por internet o teléfono, a veces es mejor reunir en persona para poder conocer mejor a la otra gente.
Muchas veces tendrás varios de esas razones para reunir gente, incluso a veces tienes las cinco razones para convocar una reunión: Hoy voy a compartir información con vosotros y también obtendré información de vosotros. Después exploramos algunos posibles soluciones a nuestro problema y decidir las aciones para hacer. Entre medio podemos conocernos un poquito más...
En alguna parte leí que Botín, el presidente del Santander, suele convocar reuniones avisando que sólo van a durar cinco minutos, lo que me parece algo magnífico. Casi todas las reuniones en las que he estado podrían haber quedado resueltas en un cuarto de hora. Todos sospechamos que hay a quien le pagan sólo por convocar o asistir a reuniones.
Decía Seth Godin; "nunca veo la tele, y nunca voy a reuniones; te sorprendería descubrir la diferencia que supone".
Hola Jeroen,
en mi caso convoco reuniones por los 5 motivos, aunque lo hago una vez por semana y con todo el equipo, aunque sea para decir "hola", para crear hábitos. Allí podemos comentar lo que se quiera, se toman acciones para mejorar y a trabajar, así evitamos comentar entre semana diversos temas y perder tiempo.
Aprovecho para dar pequeños tips de organización a mi equipo, de algo tiene que servir llevar un blog, ¡qué se aprenden muchas cosas!
Me gustó la frase sobre Seth Godin del anterior comentario, me ha hecho pensar. Aunque un poco de contacto humano no está mal y tampoco un poco de tv.
Un saludo!
Aunque haya algún que otro pavo real en medio de pingüinos, (que tampoco esta claro de que quieren pavonearse). Hay que saber valorar las personas y para ello si es necesario se va a las reuniones porque se necesita estar en un equipo con ideas claras, confianza y compromiso.
Muy buenas tardes Sr del Canasto.es dejeme felicitarlos por su excelente blog me parecio muy intersante y le agradeceria si pudieramos
realizar un intercambio de enlaces , mis datos a enlazar es Titulo: nuevas franquicias
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respuesta, de antemano muchas gracias