Una lista de Próximas Acciones (nota: no hablo de una lista de tareas 'normal') enorme no te hace feliz. En contrario, una lista sin fin te hace insensible.
Una lista con docenas o cientos de cosas que todavía debes hacer te desalienta tanto que prefieres no mirarla e ignorarla. Por ese presento esta semana unos consejos para mantener la lista de Acciones organizado.
Mantén la lista corto
Mira críticamente a tu listado de Próximas Acciones. ¿Hay acciones de que ya sabes que no vas a hacerlas en la próxima semana? Esas acciones probablemente deberían estar en la lista de Algún Día/Quizás. No tiene sentido de verlas cada vez que consultas la lista y solo te distraiga porque no vas a hacerlas ahora.
Y si tu sistema realmente es un desastre, incluso puede ser que la lista contiene acciones que pertenezcan en la lista de En Espera. O la lista de Proyectos. O en otro sitio.
Lo que debes hacer es limpiar la lista profundamente. Y luego puedes continuar hacerlo durante el Repaso Semanal: cada semana verificas si no hay tareas en la lista que no vas a hacer durante la semana que viene.
Categorizar la lista
Una otra manera de mantener la lista manejable es dividirlo en categorías. Si asignas cada acción a una categoría es muy fácil ver o esconder solo algunas partes de tu lista.
David Allen te aconsejo dividir la lista de Próximas Acciones en categorías basadas en contexto, es decir el sitio dónde debes estar para poder completar la acción. De este modo solo ves las acciones de tu contexto actual: Oficina, Casa, Llamadas, Ordenador, Internet, En la cuidad, etc.
Las acciones de la categoría Llamadas puedes hacer en todos los sitios donde tienes un teléfono (móvil) disponible, y si no tienes un teléfono cerca, no cal mirar a esta lista. Tampoco tiene sentido preocuparte por la limpieza del garaje si estás sentado en el metro.
Además de contexto, también puedes definir categorías basadas en otros criterios. Por ejemplo cuanto energía necesitas para hacerlo (S, M, L, XL), o el tipo de trabajo (administración, escribir, limpieza, ...). Esa última división puede ayudarte para hacer diferentes tipos de trabajo durante el día y para dar atención a las tareas importantes en lugar de las tareas urgentes.
Solo con una lista de Próximas Acciones limpio y al día evitas que la lista te desaliente.
Listado de Tareas: Una lista de Próximas Acciones NO es una lista de tareas o 'todo'. Una lista de Próximas Acciones es mucho mejor pensada y mucho más simplificada. Muchas veces, la lista de tareas es una colección de muchas cosas: cosas para hacer, planes para desarrollar, metas, ...
Muy buena entrada Jeroen.
El concepto de próximas acciones es una de las principales ideas de GTD ya que permite darnos cuenta como avanzamos en nuestros proyectos.
Es como tu dices. Tener nuestra lista de próximas acciones ordenada evitará que nos desalentemos pero, además, será un incentivo muy grande ver como vamos avanzando en nuestros objetivos a medida que vamos cumpliendo con ellas.
Siguiendo tus consejos, yo utilizo el sitio Nozbe para ello ya que me permite observar bien nuestros proyectos y cuales son las acciones siguientes que tendríamos que realizar.
Muy buen post. Creo que lo que comentas es uno de los pilares de GTD.
Tenemos la tendencia a dejar "engordar" la lista de próximas acciones pensando que ello nos va a "empujar" a hacer más cosas cuando la verdad es que nos "insensibiliza", como bien dices.
Hay que mantener la lista de próximas acciones en un tamaño "manejable" y la mejor forma de hacerlo es la que tú apuntas: la revisión semanal.
JM
Buen post. Como bien dices, hay que hacer un buen uso de la lista de Algún Día/Quizás, y para eso hay que mentalizarse y acostumbrarse.
Es parecido al hábito de decir que No. Muchas veces ponemos proyectos en marcha por la ilusión que nos hace y el simple hecho de que sus siguentes acciones 'físicamente' es posible hacerlas; pero no somos capaces de reconocer que en ese momento no hay hueco entre el resto de próximas acciones para llevarlo a cabo.
Hola,
entiendo lo que dices, aunque yo abandoné hace tiempo el dividirla en:llamadas, correos, en la calle, en la oficina... simplemente al estar siempre en la oficina.
Ahora tengo una lista de cosas super importantes para hacer a primerísima hora y luego una lista At Office (a fecha de hoy tiene 39 items, un poco desalentador), quizá debería pasarlo a algún día/ future como dices para la revisión semanal, aunque otra opción si se trabaja con outlook es cambiar el vencimiento y luego hacer un filtro para que muestren las que vencen en 7 días por ejemplo, también marco las urgentes para hacerlas antes.
Buenas sugerencias no obstante. Un saludo.
Yo también pasa mucho tiempo en la oficina, y por tanta mi listado @oficina también es bastante largo. Creo que especialmente en esos situaciones vale la pena usar el @llamadas para poder agrupar tareas similares. De este modo me pongo en 'modo llamadas' y haga mis llamadas con más eficacia.
Me gustó el concepto, ya aplicaba algo similar pero con el post he podido pulirlo y optimizarlo..Gracias
SM