Por Jeroen Sangers el 4 de Agosto 2008
Ya lo he comendado muchas veces por aquí: empezar a trabajar según en método de
Getting Things Done es difícil. Tendrás que cambiar tus hábitos, lo que por general cuesta varios meses o incluso años. No obstante, la mayoría de los problemas con GTD son debido a solo quatro errores:
- No hacer el Repaso Semanal semanalmente
El Repaso Semanal es la parte más importante de GTD. Solo si cada semana haces el mantenimiento de todo el sistema tendrás la confianza que el sistema está completa. - Contestar correos mientras estás procesando la bandeja de entrada
Es imprescindible distinguir las cinco diferentes fases del flujo de trabajo (recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer). Si estas procesando el correo solo debes decidir el resultado deseado y la Próxima Acción y solo contestar correos si puedes hacerlo en dos minutos. - Mezclar acciones y proyectos
Si en tu lista de acciones tienes algo como 'Vender empresa X', 'Renovar casa' o 'Campaña de marketing' estás mezclando Proyectos y Acciones. No puedes 'hacer' un proyecto, solo puedes hacer acciones que llegan a la finalización del proyecto. Por tanto, las acciones van a la lista de acciones y los proyectos en la lista de proyectos. - Dejar cosas en tu cabeza
Tu mente hace un trabajo estupendo al analizar información pero tiene pocas capacidades de recordar cosas al momento adecuado. Si siempre tienes una manera de capturar tus ideas (por ejemplo por llevar un bloc de notas) y si además tienes un sistema de confianza para procesar todas las notas, puedes usar toda tu mente para la tarea actual.
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Sobre #4, es fundamental recordar que la "bandeja de entrada" y el "sistema para almacenar tareas pendientes en el que se confía" son *dos elementos distintos*. Dejar a modo de "bandejas" un pequeño taquito de post-it y un lapicero en cada lugar en el que suelen ocurrírsete ideas es tremendamente útil para sacarlas de la cabeza de inmediato –yo tengo un taquito en la cocina, en la mesita baja del salón, en el despacho de casa y sobre la mesa de la oficina, ni lo suelo necesitar en el baño ni en el dormitorio pero ¡eh! ¡Cada uno es cada cual!–. Cada mañana echas todos los post-it en los que haya algo escrito al bolsillo, y llegado a la oficina los pasas al "sistema" –en mi caso una Z22 de Palm–.