El año pasado escribió sobre las herramientas que uso para gestionar tareas y proyectos a casa y en la oficina. En resumen: un PC con Outlook (y el complemento GTD) en la oficina, un PC con Palm Desktop a casa y un Palm Zire para sincronizar las dos PCs y para acceder a toda la información si estoy fuera.
Durante varios años he trabajado de este modo, pero por unos cambios de tecnología he adaptado mi manera de trabajar. El primero cambio es un ordenador nuevo en la oficina con Outlook 2007, y he encontrado que el add-in GTD no funcione muy bien con esta versión de Outlook. Después he tenido unos problemas con mi Palm Zire; tengo que calibrar la pantalla táctil frecuentemente y parece más lento que antes. Y finalmente he comprado un Macbook para casa, aunque todavía también uso el PC.
Separar oficina y casa
Ahora trabajo con dos sistemas completamente separados. He analizado mis accesos a datos personales en la oficina a los accesos a datos profesionales desde casa, y he visto que el único que hago es pasar tareas y consultar mi calendario personal desde la oficina. Creo que simplemente enviar un correo es más fácil para pasar tareas entre dos lugares y además he encontrado una manera de acceder a mi calendario desde internet. Por supuesto, tener dos sistemas separadas también significa que tengo que hacer dos Repasos Semanales (pero más pequeños).
El Palm Zire
Aunque todavía llevo el Palm conmigo, ya no lo uso para consultar el calendario y mis tareas. Su único uso es la gran cantidad de listas e información útil que tengo guardado y que todavía tengo que pasar a mis otros sistemas. Para capturar ideas cuando estoy fuero uso un simple bloc de notas.
La oficina
Como ya he escrito en enero, uso las funcionalidades por defecto de Outlook para gestionar tareas y citas.
A casa
Durante un momento he buscado una manera de sincronizar datos entre mi PC y mi Macbook, pero todas las soluciones que encontró son demasiadas complicadas. Por tanto he optado de usar el sistema más nuevo (el Macbook) para mantener mis datos. He traspasado todas las citas a iCal, y después de haber mirado a iGTD he instalado OmniFocus para gestionar mis tareas y proyectos.
Todavía no estoy completamente satisfecho con mis herramientas actuales y aun me falta aprender algunos atajos de teclado para agilizar el proceso e incrementar la velocidad, pero estoy muy contento con las herramientas elegidas.
En mi desktop, tengo seis "shortcut icons" con atajos de teclado para acceder Outlook rápidamente. Son:
Son muy útiles, particularmente "Email" y "Note to self".
(Tambien, perdoname porque no hablo español muy bien. Aprecio correciones. :) )
Hola Jeroen,
yo mantengo un sistema común, la palm sincronizada con el ordenador del trabajo. Las tareas personales las apunto en la palm directamente en la categoría At Home, así no me mezclo con el trabajo. Cuando salgo por ahí no me llevo la palm, me llevo mi Moleskin y luego lo paso a la Palm.
Los proyectos personales los tengo en gmail e impresos para no encender el ordenador en casa tan a menudo (estoy un pelín enganchado a internet).
Antes llevaba dos sistemas separados pero es un lío. Revisiones semanales hago dos de todas maneras la de casa y la del trabajo. Me gusta separar. Pienso que uno no está 100 % satisfecho.
Un saludo.
Bienvenido al mundo mac Jeroen :-)
Yo estuve con iGTD por un tiempo pero noté que era un poco demasiado "bloated" por mi gusto. Es un programa cojonudo pero me dí cuenta que al final estaba dedicando más tiempo a organizarme dentro de iGTD que hacer cosas...
Hace un par de meses me pasé a TaskPaper, que realmente no es mucho más que listados. Lo recomendo.
Un saludo.
Hola Jeroen,
Últimamente yo también le he estado dando vueltas a mi sistema... me he cambiado de trabajo y ahora vuelvo a tener la duda de siempre: ¿utilizo un ordenador en casa y otro en la oficina?
Como no soporto tener los archivos duplicados, tener dos listas de tareas GTD o no encontrar un archivo cuando lo necesitas porque lo tienes en el otro pc, al final me ha pasado a los servicios on-line que ofrece Google.
En mi blog acabo de explicar cómo utilizo Google Docs para implementar, a mi forma, la metodología GTD...
Si queréis echarle un vistazo o sugerencia os dejo el enlace:
http://www.francescesteve.es/?p=123
Un saludo y gracias, de nuevo, por tú blog.
Francesc
Es un sistema muy interesante. Me interesaría saber más sobre cómo usas Google Docs para gestionar tus tareas. ¿Cómo has configurado el documento? ¿Qué campos has definido? ¿Cómo filtras las tareas por contexto o proyecto?
Hola Jeroen,
A ver, mi método es bastante sencillo, la verdad es que se podría dedicar, pero todavía no le he dedicado suficiente tiempo...
En el documento excel en Google Docs, utilizo la primera columna como bandeja de entrada (inbox) donde apunto cualquier tarea antes de procesarla.
Las demás columnas son los proyectos que actualmente tengo en marcha, tanto de trabajo, académicos o personales.
Cada celda de los proyectos la utilizo para apuntar 1 tarea después de procesarla, si ésta me va a llevar más de dos minutos y no voy a realizarla en ese momento.
Utilizo las filas para definir los contextos, diferenciados por colores. Actualmente estoy utilizando las 10 primeras filas para @despacho (y no es solo de la oficina del trabajo, sino del despacho donde esté en cada momento y pueda aprovechar para trabajar al tener los documentos on-line), las 5 siguientes para @email ya que a veces aprovecho el tren para escribir en el móvil algún mail y así lo tengo visible y diferenciado de la oficina, las siguientes 5 son @llamadas para poder aprovechar cualquier hueco, o los paseos hasta el metro para hacer las llamadas. Las siguientes 5 filas es para @lectura con los artículos que tenga pendientes de cada proyecto.
Después estoy utilizando otro "proyecto" o columna para personal y con contextos como @comprar @blog...
Finalmente, como ves en la imagen tengo una columna para "algún día". Es para apuntar ideas como viajes que quiero hacer, libro que me gustaría leer, etc.
Entiendo que no es una aplicación exacta del modelo GTD, pero me está funcionando bastante bien... No sé, espero haberme explicado. No he colgado el documento en el blog porque es bastante sencillo y cualquiera lo puede hacer, pero si queréis lo cuelgo...
A ver si tengo más tiempo para explorar posibles utilidades del Google Docs, porque creo que se le puede sacar bastante más partido.
F.