• Recopila todo lo que tiene su atención en “cubos” externos sin fugas (tus bandejas de entrada, correo electrónico, blocs de notas, mensajes en voz, etcétera). Sácalos de tu memoria a corto plazo.
• Mantenga lo menos bandejas de entrada posible, y tantos como necesitas. Vacíalas frecuentemente pasando por las fases de procesar y organizar (vea más abajo)

2. Procesar

• Procesa las cosas que has recopilado (y toma decisiones)
• Si no hay que actuar, bórralo, guárdalo para más tarde u archívalo para referencia.
• Si hay que actuar, decide la Próxima Acción y hazlo (si puedes en menos de dos minutos), delega la tarea (y apuntalo en la lista de espera para su seguimiento) o aplázalo (ponlo en la lista o carpeta de tareas). Si una sola acción no cierre la actividad, entonces identifica el compromiso como “proyecto” y apuntalo en la lista de proyectos.

3. Organizar

• Agrupa los resultados de la fase 2 en categorías adecuadamente recuperables y revisables. Los cuatro categorías claves son:
  
  • Proyectos (proyectos que tiene el compromiso de terminar)
  • Calendario (accione para hacer en un día u hora específico)
  • Próximas Acciones (acciones para hacer lo antes posible)
  • En espera (proyectos y acciones hechos por otros que quieres seguir)
• Añade sub-categorías de estas listas si las hace más fácil de usar (Llamadas, Compras, A Casa, Al Ordenador, etcétera)
• Añade listas de metas a largo plazo y valores que te influyen
• Añade listas útiles diversas si necesario (descripción de trabajo, eventos para seguir, diagrama de la organización, …)
• Mantenga un sistema de material de referencia genérico para archivar información y material que no requieren ninguna acción, pero debe ser accesible.
• Mantenga un sistema para disparar acciones más tarde (lista de algún día/quizás, calendario, “tickler”).
• Mantenga material de soporte de proyectos si necesario (puedes guardarlo en el sistema de referencia o un una área de pendientes.

4. Revisar

• Examina el calendario y las listas de acciones diariamente (o siempre cuando puedes hacer una de las tareas)
• Planifica un Repaso Semanal para limpiar, actualizar, gestionar y mejorar tus sistemas.
• Revisa las metas valores y visiones tantas veces que es necesario para mantener la lista de proyectos completo y actualizado.

5. Hacer

• Elige las acciones para hacer basado en lo que puedes hacer (contexto), el tiempo disponible, tu energía y finalmente tus prioridades. -Permanezca flexible manteniendo un sistema de recordatorios de acciones para toda tu vida, que es siempre accesible para revisar, confiando en su intuición para hacer las decisiones adecuadas.
• Asegúrate de hacer las mejores elecciones por centrarte con consistencia en las prioridades (“¿Qué valor obtengo si hago X en lugar de Y?”). Frecuentemente revisa tus compromisos en los diferentes niveles de vida y trabajo:
  
  • Pista de despegue — acciones actuales (diariamente)
  • 10.000 pies — proyectos actuales (semanalmente)
  • 20.000 pies — responsabilidades actuales (mensualmente)
  • 30.000 pies — metas para los próximos 1-2 años (trimestral)
  • 40.000 pies — metas para los próximos 3-5 años (anual)
  • 50.000 pies — carera, fin, estilo de vida (anual+)