1.
Recopilar
- Recopila todo lo que tiene su atención en "cubos" externos sin fugas (tus bandejas de entrada, correo electrónico, blocs de notas, mensajes en voz, etcétera). Sácalos de tu memoria a corto plazo.
- Mantenga lo menos bandejas de entrada posible, y tantos como necesitas.
- Vacíalas frecuentemente pasando por las fases de procesar y organizar (vea más abajo)
2. Procesar
- Procesa las cosas que has recopilado (y toma decisiones)
- Si no hay que actuar, bórralo, guárdalo para más tarde u archívalo para referencia.
- Si hay que actuar, decide la Próxima Acción y hazlo (si puedes en menos de dos minutos), delega la tarea (y apuntalo en la lista de espera para su seguimiento) o aplázalo (ponlo en la lista o carpeta de tareas). Si una sola acción no cierre la actividad, entonces identifica el compromiso como "proyecto" y apuntalo en la lista de proyectos.
3. Organizar
- Agrupa los resultados de la fase 2 en categorías adecuadamente recuperables y revisables. Los cuatro categorías claves son:
Proyectos (proyectos que tiene el compromiso de terminar)
Calendario (accione para hacer en un día u hora específico)
Próximas Acciones (acciones para hacer lo antes posible)
En espera (proyectos y acciones hechos por otros que quieres seguir) - Añade sub-categorías de estas listas si las hace más fácil de usar (Llamadas, Compras, A Casa, Al Ordenador, etcétera)
- Añade listas de metas a largo plazo y valores que te influyen
- Añade listas útiles diversas si necesario (descripción de trabajo, eventos para seguir, diagrama de la organización, …)
- Mantenga un sistema de material de referencia genérico para archivar información y material que no requieren ninguna acción, pero debe ser accesible.
- Mantenga un sistema para disparar acciones más tarde (lista de algún día/quizás, calendario, "tickler").
- Mantenga material de soporte de proyectos si necesario (puedes guardarlo en el sistema de referencia o un una área de pendientes.
4. Revisar
- Examina el calendario y las listas de acciones diariamente (o siempre cuando puedes hacer una de las tareas)
- Planifica un Repaso Semanal para limpiar, actualizar, gestionar y mejorar tus sistemas.
- Revisa las metas valores y visiones tantas veces que es necesario para mantener la lista de proyectos completo y actualizado.
5. Hacer
- Elige las acciones para hacer basado en lo que puedes hacer (contexto), el tiempo disponible, tu energía y finalmente tus prioridades.
- Permanezca flexible manteniendo un sistema de recordatorios de acciones para toda tu vida, que es siempre accesible para revisar, confiando en su intuición para hacer las decisiones adecuadas.
- Asegúrate de hacer las mejores elecciones por centrarte con consistencia en las prioridades ("¿Qué valor obtengo si hago X en lugar de Y?"). Frecuentemente revisa tus compromisos en los diferentes niveles de vida y trabajo:
- Pista de despegue – acciones actuales (diariamente)
- 10.000 pies – proyectos actuales (semanalmente)
- 20.000 pies – responsabilidades actuales (mensualmente)
- 30.000 pies – metas para los próximos 1-2 años (trimestral)
- 40.000 pies – metas para los próximos 3-5 años (anual)
- 50.000 pies – carera, fin, estilo de vida (anual+)
Un perfecto resumen del GTD, de los mas acertados que he leído.
¡Saludos!
Que bien me agrada esta entrada. Voy a volver a revisar mis apuntes de GTD y lo voy a mejorar.