Recientemente he renovado el ordenador en la oficina y por tanto también he renovado la versión de Microsoft Office. Este cambio ha modificado completamente mi manera de trabajar.
Antes:
Como podréis leer en My Killer GTD Setup, usaba Outlook XP con el complemento GTD y dos macros para generar tareas del Repaso Semanal y para automáticamente generar tareas nuevas si finalizo una tarea de un proyecto. Para generar una tarea desde un correo solo tenía que hacer un clic en la barra de menú GTD, opcionalmente cambiar el asunto, elegir el contexto de la lista y guardar la tarea. Cuatro pasos: fácil y rápido.
Después:
La innovadora 'Cinta' de Outlook 2007 ha desplazado los botones del complemento GTD a una pestaña separado. Si quiero hacer lo mismo en Outlook 2007 tengo que abrir el correo, ir a la pestaña Complementos, hacer un clic en el botón Tarea, opcionalmente cambiar el asunto, ir a la pestaña Complementos, elegir el contexto de la lista, ir a la pestaña Inicio y guardar la tarea. ¡En total ocho pasos! Ahora necesito el doble tiempo para convertir un correo en una tarea.
Durante varios días he trabajado así, pensando que al final me acostumbro a la nueva manera de trabajar, pero al final he decidido empezar desde cero. Entre las novedades de Office 2007 hay cosas interesantes como el nuevo buscador, categorías con colores, la barra de tareas pendientes, la posibilidad de marcar correo para seguimiento y las tareas en el calendario. He probado varias maneras de trabajar (incluso he instalado Jello.Dashboard) y creo que al final he encontrado una manera ágil de trabajar en Outlook 2007.
Ahora:
He decidido no usar la posibilidad de marcar correo para seguimiento, con algunas razones: si marca un mensaje para seguimiento, este mensaje sale en la lista de tareas, pero el mensaje todavía está en la bandeja de entrada. Además es difícil cambiar el asunto del mensaje y cosas como ¡Ayúdame! en mi lista de tareas no son muy útiles.
La mejor manera de generar tareas desde mensajes es hacer un clic con el botón derecha del ratón, arrastrar el mensaje a la carpeta de tareas y elegir la opción Mover aquí como tarea con datos adjuntos. Después fijo el asunto de la tarea y la categoría. Si más tarde recibo más mensajes relacionadas a una tarea puedo adjuntar estos correos también a la tarea para tener todo la información a mano.
Uso mucho la barra de tareas pendientes, porque me muestra siempre las próximas citas y todas las tareas. Es como mi centro de control anterior pero disponible en cualquier pantalla. El calendario realmente solo uso cuando hago el Repaso Semanal.
Hola Jeroen
Creo que no estás aprovechando correctamente la nueva funcionalidad de Outlook2007.
Por ejemplo, la posibilidad de marcar correo para seguimiento en los correos, te crea una tarea automáticamente (linkada a ese correo) y dicha tarea la puedes cambiar de nombre fácilmente sin modificar el asunto del correo. Eso sí, ten cuidado y no elimines el correo, porque también se eliminará la tarea asociada.
Por otro lado, yo también utilizo un sw de MS para tomar notas en las reuniones y mantenerlas ordenadas: OneNote. Este sw te permite generar las tareas automáticamente mientras tomas notas. Te recomiendo que lo pruebes.
Echo de menos tener una aplicación de este estilo en OSX, y no me refiero un outlook que la verdad no me gusta nada, sino que ical+mail+agenda+igtd, se pudieran ver como un todo. Al final te encuentras con cuatro o cinco aplicaciones abiertas saltando de una a otra.
¿Alguna herramienta intersante para... thunderbird? :)
Thinderbird funcione perfectamente juntos con Sunbird, el calendario de Mozilla.
Yo he visto por ahí, probablemente en 43folders, tutoriales para thunderbird+gtd, pregúntale al tito google :)
Un par de temas al respecto.
Yo no llegué a hacerme con el outlook 2007 y el soft GTD de David Allen. Porque por alguna razón que desconozco, entre lo de la gestión de los mails (que caray, podrías haber escrito la experiencia una semana antes) y que no termina de cuadrarse bien (o es que soy muy inutil y no he acabado de aprender a manerjalo)...Bueno, en definitiva, que en mi ansia por encontrar la solución que me lleve a manejar de una manera cómoda este sistema que tanto me ha gustado, he encontrado por ahí un soft, que me llamó mucho la atención: http://www.clearcontext.com/ que se integra de una manera impresionante con el outlook. Y creo que se puede llegar a adaptar a la perfección a GTD.
Por otro lado, una de las razones que me ha llevado a dejar de lado el complemento GTD, es que ahora tengo que manejar Blackberry, y como que no se llevan muy bien.
Con la Blackberry estoy usando un soft llamado TODO MATRIX (http://www.rexwireless.com/), que está muy bien, aunque se hace un poco raro de manejar, teniendo en cuenta que estaba acostumbrado al Outlook.
Saludos.
Y alguna para el mozilla firefox?
Gracias.
El Sunbird funcione con ambos Firebird y Firefox.
Hola alguien me puede ayudar para manejar Outlook y envir en automatico mucho correos personalizados, pero con archivos diferentes y por lo tanto informacion diferente...Esto lo corro de una macro me arroja un archivo con varios nombres de clientes y necesito que en automatico se envíen de OUTLOOK.
Justo hoy ha salida una explicación paso por paso(en ingles) en el Microsoft Office Outlook Team blog: Mail Merge: How to send a personalized e-mail to many people at once.