El libro Organízate con Eficacia habla muy poco de herramientas concretas, y creo que eso ha sido la clave para el éxito del método. David simplemente explica los principios, pero deja al lector para elegir las herramientas adecuadas para que puedas adaptar GTD a tu estilo de vida.Los últimos años han salido un montón de herramientas especialmente hechas para gestionar tu vida a la GTD, pero también puedes usar herramientas genéricas. Y siempre al discutir las herramientas sale la gran pregunta: ¿Qué es mejor: digital o papel?
Muchas veces cuando hablamos de herramientas para GTD, hablamos de gestores de tareas, pero para realmente trabajar según el método de Organízate con Eficacia necesitas más cosas: algún dispositivo para capturar ideas, bandejas de entrada, un calendario, un gestor de listas, un archivador... Algunos gestores de tareas incorporan una o varias de estas funcionalidades, pero casi siempre necesitas varias herramientas. Para decidir si es mejor trabajar digital o papel, deberíamos mirar a cada uno de estas herramientas.
Recopilar y capturar
La primera fase del flujo de trabajo GTD es recopilar y capturar. Por un parte no podemos elegir que usamos, porque hay cosas que entran nuestra vida en forma digital (correo electrónico) y hay cosas que entran en forma análoga (facturas, cartas, publicidad). Por tanto, necesitamos al menos dos bandejas de entrada: una digital y una bandeja física.
La primera fase del flujo de trabajo GTD es recopilar y capturar. Por un parte no podemos elegir que usamos, porque hay cosas que entran nuestra vida en forma digital (correo electrónico) y hay cosas que entran en forma análoga (facturas, cartas, publicidad). Por tanto, necesitamos al menos dos bandejas de entrada: una digital y una bandeja física.Además de cosas que nos envían otros, tenemos ideas propias para capturar. Es importante capturar ideas nuevas lo más rápido posible, para no interrumpir la tarea en que estas trabajando. Además tendrás que llevar la dispositiva de capturar siempre contigo, para no perder ideas que te salen en lugares remotas. Casi siempre es más fácil y rápido usar un bloc de notas para capturar. Dispositivos electrónicos normalmente son más frágiles y más lentos que papel, con solo una excepción: si ya estás trabajando al ordenador y tu gestor de tareas tiene un atajo de teclado para abrir la ventana de captura.
Calendario
El calendario es el centro de GTD, donde apuntas todas las tareas y citas que debes hacer en un día especifico. El calendario es una herramienta que es igual de popular en forma digital que en papel. Calendarios de papel tienen el beneficio de dar una vista global para planificar tu tiempo y además puedes apuntar tus citas de forma libre usando dibujos y colores. Con un calendario electrónico es más fácil (y más neta) cambiar citas y un calendario electrónico generalmente es más pequeño y por tanta más fácil de llevar contigo.
El calendario es el centro de GTD, donde apuntas todas las tareas y citas que debes hacer en un día especifico. El calendario es una herramienta que es igual de popular en forma digital que en papel. Calendarios de papel tienen el beneficio de dar una vista global para planificar tu tiempo y además puedes apuntar tus citas de forma libre usando dibujos y colores. Con un calendario electrónico es más fácil (y más neta) cambiar citas y un calendario electrónico generalmente es más pequeño y por tanta más fácil de llevar contigo.
Gestor de tareas
El gestor de tareas es la otra parte central de GTD. En gestor de tareas es nada más que un conjunto de listas (uno para cada contexto) que usas en los momentos en que no hay citas en tu calendario. Listas de tareas son más dinámicas que calendarios, y por tanto hay mucha gente que usa un gestor de tareas digital. Pero gestionar tus tareas en papel también tiene sus beneficios: el sentido de satisfacción al tachar una tarea, la portabilidad de listas en papel, y la posibilidad de dibujar.
Listas
Otra parte del sistema GTD son las listas. David recomienda mantener listas para todo lo que quieres recordar: libros para leer, cosas para llevar a viajes, restaurantes por cuidad, instrucciones para tareas difíciles,... y por supuesto la lista de compra para ir al supermercado. Esas listas son normalmente bastante estáticas, y por tanto no importe si son digitales o en papel. Lo que es importante es que tienes la lista encima el momento que lo necesitas. La lista de compras debe ser disponible en la cocina y en el supermercado, y además debería ser modificable por cada persona en casa. Casi siempre es mejor hacer esta lista en papel. Las instrucciones para hacer una copia de seguridad de mi ordenador tengo en mi ordenador. La lista de libros para comprar siempre llevo conmigo porque nunca sé cuando encuentro un libro interesante o cuando voy a entrar en una librería. Es importante decidir el lugar y la forma correcta para cada lista.Archivadores
Igual a las herramientas de colección, la forma del archivador depende de las cosas que quieres archivar. Normalmente tienes al menos dos archivadores: uno para guardar papeles (facturas, manuales, cartas,..) y otro para guardar material electrónico (e-libros, confirmaciones de compras en internet, documentos), aunque hay gente que intentan digitalizar todo.
Conclusión
Nuestro sistema depende de las cosas que tenemos, y por que normalmente tenemos cosas digitales y 'normales' también necesitamos las herramientas para gestionar esas dos formas de cosas. Para algunas herramientas como el calendario y el gestor de tareas podemos elegir, y al hacer la elección deberíamos enfocarnos al lugar de uso y a los beneficios de cada medio.
Fantástico artículo, como ya nos tienes acostumbrados. Ha despejado algunas dudas que rondaban por mi cabeza.
Veo que has corregido el término "análogo", aunque te ha quedado uno en el párrafo dedicado a las "Listas".
Gracias a mis lectores he mejorado mucho mi nivel de castellano en el año pasado...
Creo que la idea de Jeroen era buena. Yo apostaría por el título "Digital o Analógico". De todas maneras ya me gustaría a mi hablar algún idioma como Jeroen español.
Si hay varias opciones solo hay que renunciar si realmente se presenta como una remora.
Me permitireis que me explique llevo encima un boligrafo, una libretita de 9 * 14 de 96 paginas (no espiral que rompe los bolsillos), el movil, una palm alguna tarjeta de 6,5 + 9.5, y un Pen drive.
Si es una anotación rápida el boligrafo y la libretita o la tarjeta va de coña. El calendario, las cosa que hacer y direciones de la palm me van de maravilla y si hay algo que queda colgado (Documentos y ficheros)con el disco del Pen drive salgo del paso Si no una agenda de anillas A5, de la que he suprimido el calendario y direciones.
Debo decir que uso dos ordenadores el de la oficina y el de casa. Os puede parece complejo pero procuro evitar los inconvenientes y aprovenchar las ventajas de lo analogico y digital. El volumen no es demasiado pesado para una anotación o consulta rápida la tarjeta o libretita, si son citas o tareas que hacer en la palm se organiza muy bien y ademas tienes sincronizada la agenda del ordenador de casa y el de la oficina. Si es un documento, normalamete son de din A4 lo puedes llevar en agenda A5. Si interesa, las impresoras normales tambien manejan bien el A4 como el A5
Cuando renove la palm descarte comprarme un movil inteligente pues me costaba mas que el movil que tenia de promoción (0€) y la palm TX.
Por otro lado con esta combinación es dificil quedarse colgado por agotamiento de la bateria,
Ahora bien hay que procurar tener reglas de archivo para no dispersar e ir considerando los ordenadores como repositorios.
Espero que no os pareca que cuento las patas y divido por cuatro para saber cuantos conejos hay
Si, el uso de un sistema electrónico o de papel depende de nuestra situación particular. Y de cómo queramos implementar el sistema GTD en nuestras vidas
Yo por mi parte prefiero todo en papel. Uso un solo cuaderno donde separo (a través de pestañas autoadhesivas) lo que es la bandeja de entrada, las siguientes acciones (separadas a su vez por el contexto), proyectos, esperando por y hasta el calendario.
No quiero usar agenda, ya que significaría cargar con dos libritos.
El problema que se me presenta al usar un solo cuaderno, es que tengo que calcular al ojo (aproximadamente) cuántas hojas dejo para la bandeja de entrada, cuántas para las siguientes acciones, proyectos, esperando por, alguna día/tal vez, y material de consulta, y temo que muy pronto me voy a quedar corto de alguna sección de mi cuaderno, y llegando ese punto no se que voy a hacer.
Buen post.
Saludos,
Joel00
Aunque aun no he logrado implementar ninguno de estos sistemas de organizacion (pero lo estoy intentando) tengo una sugerencia respecto al calculo de cuantas hojas se deben dejar para cada espacio.
Compre un moleskine, y quise organizar mi vida profesional y mi vida privada allí. Por lo que debia dividir en 2 partes la libreta, según mi equivocado sentido de organización. Por lo que en uno de los ambitos escribia con la libreta al derecho (desde portada a contraportada) y en el otro ambito al reves (desde contaportada a portada) por lo que debia darle la vuelta a la libreta porque el texto no esta en la misma orientacion. Unica ventaja que podria sobrepasar mas de la mitad de la libreta con alguno de los 2 ambitos organizativos y cuando ambas coincidiesen ya estaba acabada la libreta.
Si se hace de 4 secciones seria similar, solo que la seccion 1 empieza de portada a contraportada; la seccion 2 desde centro hacia portada; la seccion 3 desde centro a Contraportada y la seccion 4 desde contraportada a centro.
Se que es un lio y es super engorroso de usar, pero es la unica alternativa que se me ocurre para la utilización al maximo de la libreta sin infrautilizar ninguno de los espacios.
Espero mis proximos comentarios aporten mejores tecnicas...
una sugerencia, hay hojas de anillas A5. no es de bolsillo pero es bastante portable, en particular uso Finocam 1000