GTD con Moleskine

MoleskineEl Moleskine es sin duda el cuaderno de notas más popular entre los seguidores de [Organízate con Eficacia][2]. La mayoría de los propietarios usan su Moleskine para tomar notas y recopilar ideas, pero también es posible gestionar tareas con este bloc de notas.

A continuación presento algunas ideas para adoptar el Moleskine (o cualquier otro bloc de notas) para Getting Things Done. Para aplicar estos consejos necesitas un cuaderno Moleskine, unos marcadores de Post-It y un bolígrafo.

Marca la fecha

Un Moleskine tiene 192 páginas, suficiente para muchas notas, pero algún día tendrás que reemplazarlo y archivar tus notas. Para facilitar la búsqueda en los Moleskines archivados pones la fecha de inicio en el lomo del cuaderno al estrenarlo y cuándo el cuaderno está lleno apuntas la fecha final. Así es fácil de reencontrar las notas de una reunión que has tenido en enero.

Moleskine fecha

Hacer apuntes

Moleskine dentroEl Moleskine está pensado como bloc de notas, y por tanto está perfectamente adaptada para recopilar tus ideas. Puedes usar el marcador de página del Moleskine para marcar la página actual.

Recomiendo guardar un espacio de 1cm a la izquierda de las notas para poder marcarlas más tarde al organizar tus notas y además recomiendo separar notas individuales con una línea horizontal.

Es un buen costumbre anotar la fecha de tus notas al principio de cada página.

Procesar tus notas

Tus notas no tienen valor si no las conviertes en acciones y/o proyectos, y por tanto debes procesarlas frecuentemente. Empieza por la primera nota y procesa cada nota usando las dos preguntas ¿cuál es el resultado deseado? y ¿cuál es el próximo paso? Así, una por una, conviertes tus notas en Próximas Acciones, Proyectos, Citas,… Usa el espacio de la izquierda de la nota para marcarla como procesada, usando tu propio símbolo.

Moleskine con marcadorSi acabas de procesar tus notas, puedes marcar la ultima página que has hecho con un marcador de Post-It para no tener que buscar la próxima vez que procesas tus notas. Además puedes usar los marcadores (de otro color) para marcar páginas con material de referencia para proyectos activos, para que no sea necesario copiar todo el texto y/o esquemas a un otro sitio. Es decir, marcas páginas que ya has procesado pero que contienen material de referencia que todavía necesitas.

Gestionar listas

Algunas personas usan su Moleskine no solo para notas; es todo su sistema de productividad que contiene también las listas de acciones y proyectos. Lo más fácil es empezar tus listas desde la última página y reservar una página para cada contexto (@casa, @oficina, @ordenador, Proyectos, En Espera,…). Marca cada contexto con un marcador de Post-It y apunta las tareas. Si la página está llena, simplemente traspasa las tareas activas a una página vacía para continuar allí.

¿Como usáis vosotros su bloc de notas? Deja un comentario para explicarnos tus trucos para el Moleskine.

13 comentarios en “GTD con Moleskine”

    1. Si, es un sistema realmente simple y útil, que se llama GSD (Getting Sh-t Done): http://utilware.com/gsd3.html

    2. Sencillamente, GENIAL!!!

  1. José Al. Liste

    José Al. Liste
    el 26 de Noviembre 2007


    Yo utilizo gtd con moleskine, pero me resulta más util tener un post-it para ‘proxima accion’, otra para ‘proyectos’ y otra para ‘tal vez…’. Esto lo completo con gcalendar que sincronizo con mi macbook y a su vez con el movil, y creo que es lo suficientemente completo y a la vez simple.

    Un saludo.

  2. Ismael

    Ismael
    el 17 de Marzo 2011


    Hola Jeroen! Me gusta mucho tu web, hace tiempo ando agobiado y me esta ayudando mucho todo lo que tienes aquí publicado.

    Estoy empezando con GTD, quiero probarlo sobre papel y no me queda claro como pasar las acciones de un apartado a otro, pongo dos ejemplos:
    1. Como paso una tarea del “inbox” a “próximas” la escribir en el apartado “próximas” y la marco como procesada?
    2. Que pasa si esta acción después de procesarla varias veces decido cambiarla a “algún día”, la marco de alguna forma y la escribo en “algún día”?

    Gracias!

    1. Hola Ismael, bienvenido en El Canasto.
      Si trabajas en papel, solo hay una solución para pasar una tarea de una lista a otra: tacharlo de la primera lista y luego apuntarlo a la otra. Si mueves muchas tareas puede ser que vale la pena de “rehacer” las listas de tan y cuan.
      Si tienes cualquier otra duda, ya sabes dónde encontrarme :-)

  3. Ismael

    Ismael
    el 19 de Marzo 2011


    Pues ya tengo mi libreta en funcionamiento, es mucho más facil y rápido de lo que parecía!
    Gracias!

  4. Yo me he acostumbrado tanto a mi herramienta digital (NirvanaHQ), que no lo dejaría. A veces tomo notas en papel, pero no las clasifico, si no que, en cuanto tengo la oportunidad las transcribo a mi inbox digital.

    Por otra parte, veo útil el uso del bloc de notas, aunque poco eficiente si tienes muchas notas.

    Creo que es cuestión de gustos y de preferencias.

    1. Yo también prefiero una herramienta digital para gestionar mis tareas, pero no quiere decir que no uso papel. Tengo un Moleskine para clarificar mis pensamientos. Es una herramienta de reflexión.

  5. Hola y muchísimas gracias por tu increíble blog!

    He intentado muchísimo tiempo de llevar GTD al papel. No puedo darme el lujo de usar un app. Lastimosamente, la batería de mi celular muere a eso de las 2 de la tarde, mi tablet solo le duran 2 horas la batería y por quejas de mi espalda, no puedo cargar conmigo mi portátil. Mi única alternativa es el “liviano” papel.

    Pero, cuanto mas experimento y mas leo, me doy cuenta que ese método solo es útil si se maneja con una app. Es una especie de burocracia de las listas! Tienes que escribir una misma tarea tres o cuatro veces: De la bandeja de entrada a una lista de proyecto, de una lista de proyecto a la de acciones siguientes y para enfocarme, de la lista de acciones siguientes a una lista de MITs. Agregenle otra lista si estaba en “para realizar”. Es frustante porque hay tareas que solo escribo pero que no logro realizar! Si tienes una app, esto debe ser mas simple porque es cuestión de dar un click.

    Qué podría hacer al respecto? Hay alguna manera de llevar el método GTD sin perder tanto tiempo haciendo y rehaciendo listas con las mismas tareas?

    Gracias!


    1. Si la batería de mi móvil no aguanta hasta las 2 de la tarde, yo cambiaría de móvil.

      Aparte de esto, GTD puede funcionar perfectamente en papel y no es tan complicado como parece. El primer paso de lo que llamas la ‘burocracia’ es igual para los sistemas de papel y los digitales. Yo tengo mi tareas en una aplicación, pero toma muchas notas en papel. Al procesar la bandeja de entrada tengo que crear manualmente mis tareas.

      No hay que mover nada de la lista de proyectos a la de acciones siguientes, porque son dos listas completamente diferentes y complementarios. Y finalmente, la lista de TMI no forma parte de GTD, pero si la usas, se trata sólo de 2-3 tareas importantes de las 30-50 tareas que haces cada día.

      No es tanto trabajo…

      1. Hola Jeroen! Muchas gracias por tu pronta respuesta.

        Tu respuesta me hizo darme cuenta que he estado implementando mal GTD. Pensaba que todo iba para la hoja de acciones siguientes de la misma forma que todo sale de la bandeja de entrada. No había pensado que los proyectos se pueden trabajar en listas separadas. Creo que he estado triplicando todo sin darme cuenta!! (>.


        1. La clave está en pensarlo bien cuando procesas. Casi nunca traslado cosas de la bandeja de entrada directamente a la lista de acciones. Puedo por ejemplo tener una nota en mi bandeja de entrada con el texto “cambiar aceite coche” que , después de haberlo procesado, resulta en una entrada en mi lista de proyectos activos “Tener mi coche en buenas condiciones” y una acción en la lista de próximas acciones (sub-lista Llamadas) con la descripción “Llamar al taller (999-123456) para pedir hora para una revisión del coche”.

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