Hace un par de semanas, gtdfrk de GTD Experiences me pregunto si puedo escribir algo para su blog. El resultado ha sido publicado ayer: Getting GTD Done, y creo que es información suficientemente útil para traducirlo:El método de Organízate con Eficacia no es fácil. Para trabajar de manera GTD tienes que cambiar tus hábitos, y eso es algo muy difícil para hacer. Se nota, por que casi cada día puedes leer en los foros de David Allen de gente intentando volver a GTD después de haberlo dejado durante un tiempo.
Hoy te doy nueve consejos que, en mi experiencia personal y como 'coach' incidental, ayudan al trabajar con GTD. 1. Compra el libro
Puedes encontrar un montón de información y consejos en Internet, pero realmente necesitas el libro para tener éxito. No solo para tener toda la información en un sitio, pero más que nada por que en mi opinión la información en Internet enfoca más a las herramientas que al método. Leer el libro es la manera más rápido de tener una idea de lo que es GTD, y también explica paso por paso cómo puedes empezar con Getting Things Done.
2. ...y lea el libro con frecuencia
Cada vez que leo el libre descubro cosas nuevas, y por eso intento leer el libro dos veces al año. La primera vez que leas el libre te quedas abrumado por el gran volumen de información, y probablemente coges un par de temas para empezar trabajar (normalmente la fase de procesar cosas).
Más tarde, cuando dominas al menos parte del sistema, probablemente estarás mas interesado en temas como el Repaso Semanal, el archivador 'Tickler' o archivar. Crea me, después varios años trabajando con GTD todavía encuentro cosas nuevos en el libro.
3. Saca TODO de la cabeza
Esto suena muy simple, y probablemente piensas que ya lo haces, ¿verdad? La mayoría de la gente ya recopila sus cosas de trabajo, pero ¿también lo hacéis a casa? ¿Eres tan productivo a casa como en la oficina?
También he notado que las cosas recopiladas normalmente están relacionadas a objetos concretas como papel o e-mail. ¿Pero que pasa con cosas menos tangibles como sentimientos, emociones y relaciones? Son cosas que no puedes ver, pero con toda certeza ocupan espacio en tu RAM.
4. Empezar al fondo
David lo deja muy claro; estás mirando GTD probablemente por que estás abrumado con trabajo. Si empiezas en la manera tradicional con definir tus metas, todo lo que haces es generar aun más trabajo. Por tanto es mejor empezar por abajo: limpiar y organizar tus cosas. Solo entonces tienes espacio y tiempo para mirar a los niveles más altos.
5. ...pero no te quedes ahí
Muchas veces he hablado con gente que tiene un sistema perfecto para procesar y gestionar tareas, pero que todavía tienen problemas de productividad por que simplemente tienen demasiado trabajo. Que ha pasado es que han ignorado los niveles altos. Todo lo que haces durante la semana debe cuadrar con tus metas en corta y larga plaza. El Repaso Semanal es el momento para reducir tu lista de proyectos y eliminar todos los proyectos recopilados durante la semana que no te llevan más cerca a tus metas.
6. Olvida de las herramientas
Lo primero que hace mucha gente al empezar con GTD es buscar el software perfecto. Eso no solo te cuesta mucho trabajo, pero también limita tu manera de pensar a las funcionalidades de la herramienta elegida.
Por tanto siempre consejo trabajar con listas simples en papel para al menos seis meses. Solo cuando estás cómodo con el método sabes que son tus requerimientos para una herramienta GTD. Si sabes trabajar desde papel también es muy útil el momento que tu tecnología falla.
7. Optimiza
Identifica tareas repetitivas y busca maneras para automatizarlas. Si pasas muchas horas delante el ordenador, incrementa tu velocidad de mecanografía y aprende los atajos de teclado de las aplicaciones más usadas. Optimiza tu espacio físico para poder archivar ficheros más rápido, procesar la bandeja de entrada con eficacia,...
8. Trabaja tus listas
Probablemente has configurado tus listas de tareas y proyectos y posiblemente hasta una lista de metas. Va más allá, y haz listas para todo lo que debes recordarte: una lista de CDs para comprar/descargar, una lista para preparar viajes, una lista de libros para leer, listas con los pasos de cada tarea complicado que haces frecuentemente, listas de atajos de teclado, una lista con ideas para tu blog, tallas de ropa de los miembros de la familia, ... Las listas son tus amigas.
9. Busca ayuda externa
Cambiar tus hábitos es difícil, y si siempre has trabajado en una manera es abrumador cambiarla. Presión externo puede ayudarte. Si es posible, empieza trabajar en GTD juntos con otros, para que podáis discutir los problemas juntos. Si lo haces solo, explica a tu familia, tus amigos y tus compañeros lo que estás haciendo y que quieres lograr. Especialmente tus compañeros de trabajo te seguirán atentamente si los has explicado que vas a mejorar tu productividad, y eso puede ser el catalizador para continuar.
El punto 6 no lo comparto, en mi caso el 90% largo de tareas me llegan por el correo así que por lo menos necesito un software que me gestione el correo adaptado a GTD porque si tengo que organizar lo que me llega por coreo a papel. literalmente muero en el intento.
Yo el punto 6 lo estoy enfocando de otra manera. Como comentas, lo ideal es conseguir un software que se adapte a tus necesidades y no adaptarte tu al software, por ello, en mi caso, el software lo he diseñado y desarrollado yo. Actualmente lo estoy probando y en breve lo pondré en mi web para que quien quiera o pueda lo pruebe y me de su opinión. Por cierto este primer programa va a funcionar en dispositivos móviles.
Bueno, yo en el punto 6, uso BackPack con una cuenta Pro y me va bastante bien. Pero felicidades por el artículo, Jeroen, muy bueno :D
Hola,
Llevo muy poco tiempo trabajando con GTD me parecen interesantes todos los puntos aunque no estoy de acuerdo en el punto 6, he probado las listas en papel durante las dos primeras semanas aplicando el método y bajo mi punto de vista es muy tedioso tener que reescribir continuamente, por no hablar de las busquedas... desde que utilizo outlook he dado un salto importante.
Tampoco estoy de acuerdo en empezar con otra gente, es como dejar de fumar con otro o ir al gimnasio, si empieza a fallar uno puede arrastrar al resto, esto es una decisión personal.
Y en cuanto a anunciarlo en el entorno de trabajo creo que es mejor trabajar el método a tu ritmo podria y ya cuando lo controles tendrás tiempo si quieres de comentarlo.
Gracias por el articulo,
Gracias a todos por los comentarios. Primero quiero repetir que las puntos de este entrada son consejos y no son leyes. Además, cada persona es diferente y trabaja en una manera diferente.
La principal idea de punto 6 es usar una herramienta muy simple, para que no te pierdes en modificar la configuración. Trabajar en papel es lo más simple posible, pero hay gente como minskog que trabajan mucho tiempo en el ordenador. También en este caso mi consejo es usar la herramienta más simple posible, por ejemplo un fichero de texto o simplemente una carpeta en Outlook para guardar los correos (en este caso debes cambiar los nombres de los mensajes para que muestran la descripción de la tarea).
Una cosa buena que va a traer mail.app de Leopard (osx) si no se echa atrás Steve Jobs (que cosas más raras se han visto), es la posibilidad de seleccionar texto en un correo y convertirlo en tarea automáticamente y ya aparecería en ical. A ver si es verdad, me vendría de lujo :P
Con referencia al Pto 6 yo utilizo el sofware de AGENDUS para la palm ya que mi forma de trabajo es un 60% en la calle y esta herramienta me permite estar al tanto desde los correos electronicos, como las tareas que estan saliendo durante el dia y manejo una libreta para apuntar las tareas que salgan de una junta , ya sea con clientes o de la empresa.
Las Herramienas son lo que te ayudan a ser efectivo, claro esta que depende de tu profesion son las herramientas que buscas, y mientras mas sencilla sea tu herramienta mejor.
Soy ama de casa y tengo un pequeño negocio que manejo desde mi casa, como consecuencia el dia no me alcanza para todo el trabajo que me implica atender mi cas y mi negocio al mismo tiempo, quisiera poder poner en práctica GTD para esto pero hasta ahora no he podido porque no lo entiendo muy bien.
Le agradezco si me ayuda con esto.
Gracias.