Hace un par de semanas, gtdfrk de GTD Experiences me pregunto si puedo escribir algo para su blog. El resultado ha sido publicado ayer: Getting GTD Done, y creo que es información suficientemente útil para traducirlo:

El método de Organízate con Eficacia no es fácil. Para trabajar de manera GTD tienes que cambiar tus hábitos y eso es algo muy difícil de hacer. Se nota, porque casi cada día puedes leer en los foros de David Allen sobre gente intentando volver a GTD después de haberlo dejado durante un tiempo.

En este artículo te doy nueve consejos que, según mi experiencia personal, ayudan al trabajar con GTD.

1. Compra el libro

Puedes encontrar un montón de información y consejos en Internet, pero realmente necesitas el libro para tener éxito con la implementación. No solo para tener toda la información a mano, pero más que nada porque en mi opinión la información en Internet se enfoca más en las herramientas que en el método. Leer el libro es la manera más rápida de tener una idea de lo que es GTD, y también explica paso por paso cómo puedes empezar con Getting Things Done.

2. …y lee el libro con frecuencia

Cada vez que leo el libro descubro cosas nuevas, y por eso intento leer el libro al menos una vez al año. La primera vez que leas el libro te quedas abrumado por el gran volumen de información, y probablemente escojas un par de temas para empezar a trabajar (normalmente es la fase de procesar cosas).

Más tarde, cuando domines al menos parte del sistema, probablemente estarás más interesado en temas como el Repaso Semanal, el archivador ‘Tickler’ o planificar Proyectos. Créame, después de varios años trabajando con GTD todavía encuentro cosas nuevas en el libro.

3. Saca todo de tu cabeza

Esto suena muy simple, y probablemente pienses que ya lo haces, ¿verdad? La mayoría de la gente ya recopila sus cosas de trabajo, pero ¿también lo hacéis a casa? ¿Eres igual de productivo a casa como en la oficina?

También he notado que las cosas recopiladas normalmente están relacionadas con objetos concretos como el papel o e-mail. Pero, ¿Qué haces con las cosas menos tangibles como sentimientos, emociones y relaciones? Son cosas que no puedes ver, pero con toda certeza ocupan espacio en tu RAM.

4. Empezar desde abajo

David lo deja muy claro; si estás mirando a GTD probablemente es porque estás abrumado con el trabajo. Si empiezas en la manera tradicional definiendo tus metas, el único que obtengas es aún más trabajo. Por tanto, es mejor empezar desde abajo: limpiar y organizar tus cosas. Solo entonces tienes espacio y tiempo para mirar a los niveles más altos.

5. …pero no te quedes ahí

Muchas veces he hablado con gente que tiene un sistema perfecto para procesar y gestionar tareas, pero que todavía tienen problemas de productividad porqué simplemente tienen demasiado trabajo. Lo que pasa es que han ignorado los niveles altos. Todo lo que haces durante la semana debe estar vinculado a tus responsabilidades y metas a corto y largo plazo. El Repaso Semanal es el momento para reducir tu lista de proyectos y eliminar todos los proyectos recopilados durante la semana que no te llevan más cerca a tus metas.

6. Olvida de las herramientas

Lo primero que mucha gente hace al empezar con GTD es buscar el software perfecto. Esto no solo te cuesta mucho tiempo, sino que también limita tu manera de pensar a solo las funcionalidades ofrecidas por la herramienta elegida.

Siempre aconsejo trabajar con listas simples en papel durante al menos seis meses. Solo cuando estás cómodo con el método y cuando has desarrollado tus hábitos productivos sabes cuáles son tus requerimientos para una herramienta GTD. Además, ser capaz de trabajar desde papel también es muy útil en el momento que la tecnología falla.

7. Optimiza

Identifica tareas repetitivas y buscar la forma para automatizarlas. Si pasas muchas horas delante del ordenador, incrementa tu velocidad de mecanografía y aprende los atajos del teclado de las aplicaciones más usadas. Optimiza tu espacio físico para poder archivar ficheros más rápido, procesar la bandeja de entrada con eficacia, etc.

8. Trabaja en tus listas

Probablemente has configurado tus listas de tareas y proyectos y posiblemente tienes hasta una lista de metas. Ve más allá y haz listas para todo lo que debes recordar: una lista de música para comprar/descargar, una lista para preparar viajes, una lista de libros para leer, listas con los pasos de cada tarea complicada que haces frecuentemente, listas de atajos de teclado, una lista con ideas para tu blog, tallas de ropa de los miembros de la familia,… Las listas son tus amigas.

9. Busca ayuda externa

Cambiar tus hábitos es difícil, y si siempre has trabajado en una manera específica es abrumador cambiarla. La presión externa puede ayudarte. Si es posible, empieza a trabajar en GTD junto con otras personas, para que podáis discutir los problemas juntos. Si lo haces solo, explica a tu familia, tus amigos y tus compañeros lo que estás haciendo y qué quieres lograr. Especialmente tus compañeros de trabajo te seguirán atentamente cuando les explicas que vas a mejorar tu productividad, y eso puede ser el catalizador para continuar en momentos difíciles.