En Outlook puedes definir tus propias vistas, para definir listas de tareas a medida. Yo por ejemplo he creado una vista para consultar mis Próximas Acciones sin las tareas que no puedo hacer ahora. Un filtro esconde todas estas tareas para mí hasta que llega la fecha en que puedo –o quiero– trabajar en esta tarea. Solo tengo que llenar el campo 'Inicio' de la tarea y la tarea desaparece automáticamente de mi lista de Próximas Acciones en Outlook. Configurado así, la lista de tareas funcione también como archivador 'tickler'.
¿Cómo configurar esta vista?
- Usa en Outlook –no Outlook Express– una lista de tareas para guardar tus Próximas Acciones;
- Ahora creamos una vista nueva para esta lista.
Elige desde el menú principal de Outlook 'Ver' > 'Organizar por' > 'Vista actual' > 'Definir vistas'; - Pulsa en el botón 'Copiar...' y escribe un nombre para esta vista, por ejemplo "++Tareas para ahora". Yo utilizo los ++ para encontrar la vista rápidamente en la lista de vistas disponibles.
- Haga clic en el botón 'Aceptar' para generar la vista nueva.
- Ahora tenemos que adaptar la vista para mostrar la columna Fecha inicio en la lista. Haga un clic en el botón 'Campos...', selecciona el campo 'Inicio' y clic en 'Agregar ->'.
- Como puedes ver, también he añadido el campo 'Categorías', para agrupar mis tareas por contexto (@casa, @oficina,...) más tarde. Haga clic en el botón 'Aceptar' para volver a la pantalla 'Personalizar vista'.
- Ahora podremos ver y editar las fechas de inicio en la lista y solo falta definir el filtro. Para eso, clic en el botón 'Filtro...'.
Define ahora el siguiente filtro:
¿Como funcione esto? Primero haga clic en el botón 'Campo', busca entonces 'Campos de fecha y hora' y elige el campo 'Inicio'. Después despliegues el campo 'Condición' y elige la línea 'en o antes de'. Y finalmente entra 'hoy' en el campo 'Valor' y haga clic en el botón 'Agregar a la lista'. Repite este proceso para la segunda línea. - Cierre las dos ventanas y en la pantalla 'Personalizar vista' haga clic en 'Aplicar vista' para activarla.
¡Ahora puedes fácilmente programar tareas para el futuro! Solo cal entrar una fecha en la columna Inicio y la tarea desaparece hasta que llegue esta fecha.
Truco
¿Sabías que en lugar de la fecha también puedes escribir el día de la semana? Si entro 'lun', Outlook entiende que la fecha de inicio es 'Lunes' y pone automáticamente el día 7 de mayo en este campo.
Me encanta tu solución para quitar de la lista las tareas que aun no han llegado a fecha. Es muy inteligente, bastante mas sencilla que la que yo he propuesto en mi blog. La he probado y funciona perfectamente para lo que yo quiero.
Muchas gracias.
Rectifico, tiene un problemilla. Es con las tareas repetitivas de outlook, ya que siempre le pone como fecha de inicio la de la primera ejecución de la tarea, y no la modifica al ir marcando las diversas repeticiones como finalizadas.
Vuelvo a mi versión.