Aunque has recopilado todos tus Próximas Acciones en una lista y has organizado tus Proyectos, todavía quedan otras cosas.

Hay cosas que no son proyectos pero si requieren tu atención. ¿Que haces por ejemplo con tos ideales, tu visión, tus planes y metas de largo plazo?

Un par de niveles para la vida y el trabajo

Utilizando la aviación como metáfora, David Allen describe los siguientes niveles en Organízate con Eficacia:

50.000 pies

Tu vida – valores

40.000 pies

Los próximos 3-5 años – visión y estrategia

30.000 pies

Los próximos 1-2 años – metas / dirección

20.000 pies

Áreas de responsabilidad y foco

10.000 pies

Proyectos actuales

Pista de despegue

Próximas Acciones

El interesante es que los diferentes niveles se influencian. Y no solo de arriba hacia abajo, pero también al revés.

Pista de despegue y 10.000 pies

Organizar las Próximas Acciones es fácil: las pones en tu lista de Próximas Acciones. Este es el nivel más básico – la pista de despegue. "Where the rubber meets the road." Aquí vas de una acción a la otra.

Todos los Proyectos en que estás trabajando actualmente encontraras en la lista de proyectos. Quizás también incluyen una serie de acciones si se trata de proyectos complejos. Pero al menos existe una Próxima Acción en tu lista de Próximas Acciones.

Los niveles más altos
Yo mantengo un documento separado para cada nivel (30, 40 y 50 mil pies) en que escribo sobre las cosas importantes para mi en este nivel.

Por ejemplo el documento de 40.000 pies contiene mis pensamientos relacionados a la visión y estrategia para los próximos tres a cinco años. Durante cada Repaso Semanal leo estos documentos atentamente para ser consciente de las líneas grandes de mi vida y las metas en largo plazo.

Es que existe el peligro que has formulado tus metas y visión, sin hacer nada para conseguir estas metas el la vida de cada día. Simplemente no las das tu atención por que es más fácil trabajar en cosas urgentes que en cosas importantes. Por tanta vale la pena repasar tus documentos en que has apuntado tus valores, tu visión y tus metas. Esto te permito tomar decisiones intuitivas durante el resto de la semana, por que todavía tienes tus valores y visión fresca en la memoria.

Pensar sobre tu visión

Si apuntas tus valores, visión y metas, te obligas pensar de estos temas. Veras que estos documentos también son documentos dinámicos. Justo cuando los tienes actualizados llegaré una mudanza, el amor de tu vida, el trabajo de tus sueños,... y todo cambia. Y no importa; simplemente hay que actualizar tus documentos para los varios niveles y estás listo para los cambios en tu vida.

Llevarlo al práctico

Bien, ahora tienes una idea clara y actualizada de tu visión. ¿Pero como vas a conseguir tus metas?

La manera más lógica es empezar por arriba y saliendo de tu visión y estrategia definir metas de largo plazo. Para llegar a estas metas tienes que invertir responsabilidades y foco. Y desde este foco puedes definir un Proyecto concreto, que contiene una o varias Próximas Acciones. De esta manera puedes convertir tus ideales en acciones.

Desde arriba hacia abajo, paso por paso, nivel por nivel.

¿Aun no tienes ideales?

Si no tienes definidas ninguno ideal o visión, apunto la siguiente tarea en la lista de Próximas Acciones: Genera cuatro documentos nuevos y apunta tus valores para cada nivel. ¿Cómo quieres vivir? ¿Que es importante para ti? ¿Honradez? ¿Amistad? ¿Amor?

Continua desde allí, un nivel mas por abajo, sobre visión, ideales, estrategia, dirección y meta. No es necesario tener todo perfecto, escribir es solo una manera para ordenar tus pensamientos. Toma el tiempo para completar los; después uno o dos meses puedes tenerlos casi completos.