Cada sistema necesita mantenimiento para un funcionamiento correcto. Organízate con Eficacia no es una excepción a esta regla. El Repaso Semanal garantiza que estás al día. David Allen conseja planificar el Repaso Semanal en una hora fija, preferiblemente el viernes al principio de la tarde. Así te queda un poco de tiempo para acabar las tareas olvidados antes el fin de semana. Es como ir de vacaciones y dejar todo arreglado.

El Repaso Semanal parece un castigo, pero en realidad es un momento encantador de la semana. Es un momento de reflexión en medio de todas las actividades y estrés. Por que repasas todos tus proyectos actuales obtienes una vista clara de tu situación. También repasas la lista de Algún Día/Quizás estás seguro que puedes aparcar cosas en esta lista sin tener miedo que tus ideas desaparecen en un calabozo.

Y si la semana ha sido tan estresante que no has podido quedar la cabeza vacía y relajado, este es el momento de llegar a este estado.

¿Que haces durante el Repaso Semanal?

1. Recopilar todas las cosas y asuntos;


2. Repasar todas las bandejas y procesar su contenido;


3. Limpiar tus listas y reponerlas;


4. Ordenar, limpiar, aclarar, actualizar y completar tu vida laboral.

Lista de comprobación para el Repaso Semanal

• Ponga notas, correo, tarjetas, recibos y otros papeles sueltos en el canasto de entradas, para procesarlos;


• Procesa todas tus notas. Decida e incorpore temas de acción y proyectos y ponlas en el sitio adecuado: Próximas Acciones, En Espera, Proyectos, Algún Día/Quizás etc.;


• Repase la información del calendario pasado. Identifique temas de acción pendientes, datos de referencia, etcétera, y transfiéralos al sistema activo;


• Mira en tu agenda por eventos próximos, en el corto y en el largo plazo;


• Vacíe tu cabeza – minddump. Lleve al papel (por categorías) cualquier nuevo proyecto, tema de acción, pendientes, ideas y otras, todavía no capturadas;


• Repase listas de Próximas Acciones. Resalte las acciones completadas. Identifique recordatorios de pasos de acciones futuras, para archivarlos;


• Revisa la lista de En Espera. Archive acciones apropiadas para cualquier seguimiento que sea necesario. Marque las recibidas;


• Repase listas de Proyectos – y resultados mayores. Evalúe el estado de los proyectos, metas y resultados, uno a uno y cerciórese de que haya por lo menos una Próxima Acción por proyecto. Identifique nuevas acciones, terminaciones, pendientes, etc.;


• Repase todo checklist relevante. Utilícelo como disparador de nuevas Próximas Acciones.


• Repase listados de Algún Día/Quizás y conviértalos en Proyectos o Próximas Acciones. Borre los temas que ya no te interesen;


• Sea creativo y valiente. ¿Tienes alguna idea nueva, maravillosa, distinta, provocadora, riesgosa para sumar a tu sistema???

(Esta lista ha sido basado en el documento en inglés Weekly Review que puedes descargar sin coste en el web del David Allen Company)