Ya has recogido todos tus asuntos, para cada cosa has decidido que es el Resultado Deseado y el Próximo Paso y has guardado todo en la bandeja o lista adecuada. ¡El sistema funciona! ¿Y ahora? Ahora toca trabajar.
¿Pero como?
¿Que vas a hacer ahora?
Los métodos antiguos para gestionar tiempo trabajaban con una lista de prioridades. Y simplemente tenías que empezar al principio de la lista y continuar hasta el final de la lista o el final del día.
Pero la vida es demasiado imprevisible y agitada para hacer una lista de prioridades actual. ¿Cuantas veces has tenido que parar una tarea por que ha salida otra cosa más importante?
Si trabajas con una lista de prioridades, debes reordenar tu lista cada vez que entra una tarea nueva y cada vez que finalizas una tarea.
Puedes hacer mejor.
Si estás seguro que tu lista de Próximos Pasos está completa y contiene todas las acciones para hacer, puedes establecer la prioridad al último momento.
Y por que has procesado todos tus asuntos correctamente, puedes estar segura que tu lista está completa.
- En tu calendario encuentras cosas que realmente debes hacer hoy;
- El resto del tiempo trabajas desde la lista con Próximas Acciones para decidir intuitivamente que vas a hacer.
Esto funcione perfectamente, si has hecho el Repaso Semanal, por que entonces sabes que tienes las prioridades controladas. Y si te falla la intuición, puedes utilizar los siguientes criterios para decidir que es lo que debes hacer ahora:
Criterios para decidir que Próxima Acción debes hacer ahora
- Contexto: ¿que puedo hacer en este lugar?
- Tiempo: ¿cuanto tiempo tengo disponible?
- Energía: ¿cuanta energía tengo es este momento?
- Prioridad: ¿que valor tiene si lo hago ahora? — relativamente a las otras acciones de mi lista
David Allen te aconseja dividir la lista de Próximas Acciones en categorías basadas en el contexto (casa, oficina, en la cuidad…). De esta manera siempre puedes consultar solo las acciones que puedes hacer en el contexto actual.
Por que no tiene sentido preocuparte de la limpieza de tu garaje si estás trabajando en la oficina…
que?????????¿¿¿¿¿¿¿
Y si se trata de algo que necesitas hacer periódicamente como ejercicio varias veces en la semana... o asegurarme de practicar algo, como algún idioma por lo menos una vez a la semana... o tomar agua 4 veces al día. Esa clase de acciones dudo mucho en ponerlas en mi calendario, creo que lo saturarían ¿Cómo solucionas algo así?
Tienes razón, esas tareas no van al calendario. No porque lo saturarían, pero porque no son acciones que debes hacer en una hora specífico.
Una solució es implementarlas como tareas repetitivas con fecha de vencimiento en tu gestor de tareas. Si se trata de tareas rutinareas, también puedes trabajar con un checklist separado, que puede ser una herramienta como Joe's Goals o Sciral Consistency.
¡Gracias Jeroen!, ¿La versión en papel de estas herramientas sería una simple lista de verificación semanal, que rellenar diariamente?
Correcto
Jeroen tu Blog es excelente y ma ha servido mucho. Hace unos dias he terminado de leer el libro por 2a. vez y ya no trabajo sin GTD (mi herramienta es Thinkingrock), en realidad si tengo algo de dificultad es eligiendo lo que voy a hacer ahora. Hace unos dias en el trabajo me dedique a una actividad que considere era la que seguia y luego recibi un correo por no haber sido oportuno en otro compromiso, (los 2 no eran emergentes ni urgentes del momento, venian de dias antes) y luego de analizar cai en cuenta que no habia elegido bien y que quien me envio el correo tenia razon, cosa que puede afectar la imagen con respecto al adecuado cumplimiento de los compromisos.
Saludos y seguire atento a tu Blog.
Jose Martin